Cómo utilizar las reuniones para gestionar su proyecto

En el trabajo, diciendo cita

puede inducir groans- pero las reuniones son una manera eficaz de gestionar proyectos. Tres tipos de reuniones ayudan a mantener a los jugadores que participan del proyecto: reuniones programadas con regularidad, una d hoc reuniones (que se llevó a cabo para un tema específico) y de gestión superior revisiones de progreso. Activo, el apoyo continuo de las principales audiencias del proyecto le da la mejor oportunidad para lograr el éxito del proyecto.

Gestión de proyectos con las reuniones de equipo regulares

Regularmente las reuniones de equipo regulares dan a los miembros la oportunidad de compartir los avances y problemas y para mantener relaciones interpersonales productivas y de confianza. Estas reuniones también proporcionan una oportunidad para reafirmar el enfoque del proyecto y para mantener a los miembros del equipo al tanto de las actividades dentro y fuera del proyecto que afecta a su trabajo y el éxito final del proyecto. Reconociendo que la mayoría de la gente trabaja en varios proyectos al mismo tiempo, estas reuniones pueden reforzar la identidad del equipo y las relaciones de trabajo.

Consultar con los miembros del equipo para desarrollar un calendario de reuniones que sea conveniente para el mayor número posible de personas. Si algunas personas no pueden asistir en persona, trate de hacerlos participar en una conferencia telefónica.

Tenga en cuenta las siguientes directrices a la hora de planificar y llevar a cabo reuniones regulares del equipo:

• A pesar de que sus reuniones de equipo se llevan a cabo con regularidad, antes de cada reunión, preparar una agenda específica, distribuirla de antemano, y solicitar comentarios y sugerencias.

• Antes de la reunión, distribuya el informe del proyecto-progreso para el período de resultados más reciente.

• Distribuir cualquier otra información básica relacionada con los temas de la agenda antes de la reunión.

• Discusiones límites que se necesita más cantidad consideration- en profundidad con ellos en otros foros.

• Comience a tiempo y terminar a tiempo.

• Preparar y distribuir breves minutos de la reunión dentro de 24 horas después de su fin.

Gestión de proyectos con lad hoc reuniones de equipo

LAd hoc reuniones de equipo abordan cuestiones específicas que surgen durante su proyecto. Un ad hoc reunión puede incluir algunos o todos los miembros de su equipo, dependiendo del tema. Debido a los problemas a menudo surgen de forma inesperada, haga lo siguiente al planear un ad hoc cita:

• Aclarar el tema y lo que espera lograr en su reunión.

• Identificar e invitar a todas las personas que puedan estar interesadas en, afectados por, o que trabajan en el tema.

• Explique claramente el propósito de la reunión a todos los invitados a la reunión.

• Documentar cuidadosamente todos los elementos de acción que los asistentes desarrollen en la reunión, y asignan la responsabilidad de su finalización.

• Asegúrese de compartir los resultados de una reunión especial con todos los miembros del equipo que puedan verse afectadas por los resultados, que tienen un interés en ellos, y / o cuyo apoyo que necesita para ponerlos en práctica.

La gestión de proyectos con la alta dirección revisiones de progreso

Un la alta dirección revisión del progreso generalmente está presidida por un alto directivo, dirigido por un jefe de proyecto, a la que asistieron los miembros del equipo y representantes de todas las áreas funcionales. Esta crítica le da la oportunidad de decirle a la alta dirección sobre el estado de su proyecto, sus principales logros y los problemas que requieren su ayuda. La crítica es también una oportunidad para que usted tenga en cuenta formas de mantener el proyecto en línea con las principales iniciativas de la organización.

Haga su revisión del progreso-alta gerencia efectiva mediante la observación de los siguientes consejos:

• Identificar los intereses de su público, y explicar cómo el proyecto está cumpliendo con esos intereses.

• Mantenga su presentación a corto elegir algunos mensajes clave y hacer hincapié en ellos.

• Destaca tu información clave, pero estar preparado para entrar en más detalles sobre cuestiones de si alguien le pide que lo haga.

• Utilice texto y gráficos para transmitir información importante.

• Dé tiempo para preguntas.

• Presentar información actualizada sobre los riesgos del proyecto, y explica cómo los está abordando.

• Distribuir un breve folleto en la reunión que resume los puntos clave de su presentación.

• Después de la reunión, distribuir notas que ponen de relieve cuestiones planteadas y las acciones que usted acordó durante la revisión.