Control de herramientas de participación de las partes interesadas, las técnicas y las salidas que usted debe saber para el examen de certificación PMP

Para el examen de certificación PMP, que se espera para pasar el tiempo la identificación de sus grupos de interés y determinar cómo pueden apoyar el bien del proyecto. Una rejilla de energía / Soporte para analizar participación de los interesados ​​puede ser una herramienta útil en este proceso.

Control de los grupos de interés: Herramientas y Técnicas

Otro ejemplo que muestra cómo los grupos de interés puede ser controlado implica el inspector de la ciudad. En el siguiente escenario, verá cómo el compromiso de un grupo de interés (el inspector de la ciudad) tiene un potencial de afectar el proyecto y también cómo el equipo del proyecto utiliza los sistemas de información de gestión, la opinión de expertos y reuniones.

Tema Inspector y el impacto

El 8 de noviembre, el problema siguiente se inscribió en el registro de emisión:

Rick Johnson es nuevo edificio Inspector fue contratado por la ciudad el 10 de octubre Él está programado para hacer su inspección en el centro de cuidado infantil el 1 de diciembre.

En la reunión de la asociación de un constructor local, el contratista general para el centro de cuidado infantil se enteró de que Rick no ha aprobado los edificios que no tienen su documentación completa e indexado según las instrucciones Rick envió 10 días antes de su visita. Esto ha causado un retraso en la aprobación de varios edificios de la ciudad.

Avance rápido dos días para el 10 de noviembre no ha recibido la solicitud de documentación de Rick, y los contratistas no trabajar la semana de Acción de Gracias.

Usted cumple con el contratista general, varios de los subcontratistas, y el gerente de instalaciones para determinar el impacto y luego una lluvia de ideas de soluciones. El grupo determina los siguientes impactos:

• Impacto Alcance: Puede ser un trabajo planificado adicional para proporcionar toda la documentación en un estilo específico presentación.

• Impacto Horarios: Si el inspector no firma apagado en el cuidado de los niños acumulación a cabo el 1 de diciembre, se producirá un deslizamiento de día por día en el calendario. El centro de cuidado infantil puede abrir tarde, sobre todo con las vacaciones de invierno la reducción del número de horas de trabajo en el mes.

• Impacto de los costes: Si los contratistas están dispuestos a trabajar horas extras en diciembre para obtener el papeleo y documentación indexado correctamente, que dará lugar a una saturación del calendario.

El grupo decide consultar con JJ Shoals, un contratista que ha pasado con éxito la inspección de la ciudad, con el fin de minimizar el riesgo de no pasar la inspección. Establecieron una reunión con el JJ tres días más tarde y desarrollar un plan de trabajo para recopilar, organizar y presentar la información en el formato que trabajó para JJ anteriormente.

Llevar a cabo reuniones productivas

Las reuniones son un método común de compartir la comunicación y la participación de los interesados ​​en los proyectos. Los gerentes de proyecto gastan considerables reuniones tiempo que lleva. Algunos son reuniones informales que involucran a algunos miembros del equipo, algunas son las reuniones del equipo de proyecto, y algunas son presentaciones formales a la gestión y otras partes interesadas clave. Algunas de las directrices fundamentales para reuniones eficaces son

• Tener reuniones sólo cuando sea necesario.

• Haga el propósito de cada reunión claro.

• Preparar, distribuir, y seguir una agenda.

• Asegúrese de que las personas adecuadas son en la reunión y también que sólo las personas que tienen que estar presentes están invitados.

• Fomentar la participación.

• Manejo de conflictos, siempre y cuando se produzca.

• Minuto tema.

• Dar seguimiento a los puntos de acción.

Cuando la distribución de información, puede utilizar papel o electrónico de información. Usted puede empujar la información, puede hacer que la gente tire de ella, según sea necesario, o se puede entregar de forma interactiva.

Control de los grupos de interés: Salidas

Las salidas de este proceso son similares a las salidas del proceso de control de comunicaciones:

• Información sobre el rendimiento del trabajo: Información acerca de la efectividad del proceso de participación de los interesados, tales como el nivel de apoyo y participación en el proyecto.

• Las solicitudes de cambio: La acción correctiva o preventiva necesaria para llevar el compromiso a la alineación con el plan, o para satisfacer las cambiantes niveles de compromiso de las partes interesadas.

• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto: El plan de gestión de los interesados ​​es el documento más probable es que se actualice, aunque el plan de gestión de las comunicaciones y de los planes de gestión de recursos humanos también pueden requerir actualizaciones también.

• Proyecto documenta actualizaciones. Los registros de registro de los interesados ​​y de emisión son los más probables documentos que necesitarán actualización.

• Activos de los procesos de organización actualizaciones: Toda la documentación del proyecto, incluyendo las lecciones aprendidas, los resultados de la resolución de problemas y acciones correctivas.