Administrar entradas de compromiso de las partes interesadas, herramientas y técnicas que usted debe saber para el examen de certificación PMP

El examen de certificación PMP se espera que usted sea capaz de gestionar grandes proyectos. Cuanto mayor sea su proyecto, más tiempo pasará gestionan las partes interesadas y su nivel de compromiso, y el más importante de este proceso es que el éxito de su proyecto.

Imagina un proyecto con la ciudad y el condado de gobierno, el público, el Departamento de Transporte, la policía y varios y diversos otros interesados. ¿Crees que vas a pasar su tiempo buscando en un horario? No. Usted va a pasar su tiempo haciendo malabarismos con las diferentes necesidades e intereses de todos estos actores muy influyentes!

La habilidad transversal de la gestión de la relación es particularmente relevante para el proceso de manejar las expectativas de las partes interesadas.

Para mantener los interesados ​​satisfechos, desea hacer tres cosas:

• Involucrar a las partes interesadas. Hable con sus grupos de interés a lo largo del proyecto para garantizar un entendimiento común del alcance del proyecto, los beneficios y las estimaciones de tiempo y costo. Usted querrá asegurarse de su continuo apoyo al proyecto.

• Gestionar activamente expectativas de los interesados. Usted puede hacer un montón de esto mediante la búsqueda de aportaciones de los interesados, mientras que usted está planeando el proyecto. El plan de gestión del proyecto y los documentos del proyecto son los registros que se comunican a todos los aspectos del proyecto escritos. Estos son un método eficaz de gestión de las expectativas.

• Dirección preocupaciones de los interesados ​​antes de que escalen. Puede que tenga que tener conversaciones individuales con algunos interesados ​​para asegurar que entienden situaciones, como por qué no pueden tener lo que quieren en el marco de tiempo lo quieren, o por qué necesita su personal por períodos específicos de tiempo. Al abordar las preocupaciones antes de que se conviertan en problemas, se ahorrará un montón de tiempo y molestias.

• Aclarar y resolver los problemas de manera oportuna. Si un actor tiene una preocupación que se eleva al nivel de una cuestión que tiene que documentar y dirección, que lo hagan tan pronto como sea razonable. A veces, esto resulta en una solicitud de cambio para alterar la programación, el alcance, o los recursos.

• Administrar Stakeholder Engagement. La comunicación y el trabajo con las partes interesadas para satisfacer sus necesidades / expectativas, temas que abordan a medida que ocurren, y el fomento de la participación adecuada en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.

La gestión de los interesados ​​puede ser muy político. Asegúrese de saber quién está hablando y cuál es su agenda!

Administrar Stakeholder Engagement: Entradas

Durante la planificación del proyecto, se crea un plan de gestión de los grupos de interés que va a utilizar y la actualización de todo el proyecto. Debido a que su principal método de gestión de las expectativas es la comunicación, que va a utilizar su plan de gestión de la comunicación también.

Sería bueno pensar que todo va a ir sin problemas y como estaba previsto, sino porque esto nunca sucede en los proyectos, también necesita un registro de cambios. Muchos registros de cambios se basan en plantillas o información de proyectos anteriores - en otras palabras, los activos de procesos organizacionales (OPAs).

Administrar Stakeholder Engagement: Herramientas y Técnicas

Las habilidades de comunicación se aplican en la gestión de sus grupos de interés. Como administrar los interesados, prestar especial atención a sus necesidades, promover la comunicación abierta y la construcción de confianza. Usted puede construir la confianza mediante el empleo de la escucha activa. La naturaleza de los proyectos es que tienen cambios en el camino. Algunos interesados ​​serán resistentes a los cambios, pero hay que ayudarles a superar su resistencia. También utilizará las habilidades de resolución de conflictos.

Algunas interacciones con los interesados ​​estarán en reuniones uno a uno. Otras veces, se le habla a un grupo grande y hacer presentaciones. Otros requieren que comunicarse a través de informe o de otros métodos escritos. Todas estas situaciones se consideran habilidades de gestión.