Reglas de Robert para dar aviso de una reunión

Reglas de Robert dice que si va a hacer negocios en el nombre de un grupo, entonces cada miembro votante tiene derecho a la notificación previa de la reunión. Es fácil entender por qué: Si usted tiene derecho a votar, entonces usted tiene un derecho fundamental a asistir. Y usted no puede asistir a una reunión si no se sabe sobre él, ¿verdad? Y si su grupo es un organismo público, como una junta escolar o un ayuntamiento, entonces es probable que se enfrentan a algún requisito legal para público notar, también.

Como miembro votante de una organización, su notificación de una reunión debe contener información sobre la hora y lugar de la reunión, así como especificar todos los elementos de negocio que requieren previo aviso bajo sus reglas. Los ejemplos más comunes de este tipo de extraordinarios de negocio incluyen propuestas de modificación de los estatutos, de adoptar o modificar las normas especiales de orden, o para modificar o rescindir algo adoptado previamente.

El tipo de notificación debe dar depende en parte de qué tipo de reunión que está dando el aviso de:

• Reuniones periódicas están programadas con regularidad y abierto para cualquier negocio regular que necesita ser discutido. El contenido y los requisitos de entrega de la notificación para las reuniones regulares dependen principalmente de los detalles de la programación que ya figuran en sus estatutos, que también deben proporcionar detalles sobre cuándo y cómo se dan avisos de reuniones. El plazo de ejecución siempre debe tener en cuenta la frecuencia y la importancia de una reunión en particular y los miembros distancia tienen que viajar para asistir. Dar aviso con suficiente antelación para que los miembros con derecho a voto para recibir la notificación y organizar sus horarios para que puedan asistir.

• Las reuniones especiales se llaman sólo si algo importante surge que debe ser tratado con antes de la próxima reunión ordinaria. Las reuniones especiales siempre requerirá previo aviso. Avisos de reuniones especiales deben incluir no sólo la fecha, hora, lugar y ubicación, sino que también deben especifique todos los negocios que se incluirán en la reunión. Nada, repita nada, se puede considerar en una reunión especial si no está incluido en el aviso.

  Para estar en el lado seguro, asegúrese de que sus estatutos establecen que la notificación escrita de una reunión especial debe enviarse por correo dentro de un plazo especificado antes de la reunión. Por ejemplo, "Aviso de reuniones especiales se enviará por correo a los miembros por lo menos 14 días, pero no más de 30 días antes de la reunión." El alcance real de notificación puede variar dependiendo del tamaño de su grupo y los miembros distancia debe viajar.

En función de las reglas de la organización, previo aviso puede tomar cualquiera de varias formas. Avisos de reuniones se pueden dar

• Por un simple anuncio en una reunión ordinaria. Comités informales pequeñas que cumplan con frecuencia para trabajar en un proyecto a menudo adoptan este método.

• Por una regla fija en los estatutos constitutivos de una hora de reunión y un lugar. Por ejemplo, "Las reuniones regulares de la Segunda Jueves club se llevará a cabo el tercer miércoles de cada mes, al mediodía en el restaurante del martes".

• Por correo (o distribuir) notificación por escrito de la fecha y lugar de la reunión de un plazo razonable de antelación. Este es el método más común.

Tenga en cuenta que la notificación electrónica a menudo no cumple el requisito de hacer un esfuerzo de buena fe para ponerse en contacto con su membresía, ya que algunos miembros no pueden tener fácil acceso a las comunicaciones electrónicas.