Reglas de Robert para la aprobación de los minutos
De acuerdo con las Reglas de Robert, minuto redactaron antes de tiempo no son los minutos oficiales hasta que los miembros les aprueban
. La tecnología actual ha dejado su huella en actas de reuniones. El secretario ahora puede redactar las actas y fácilmente enviar copias a los miembros para que lo lean antes de la reunión-entonces los usuarios pueden venir a la reunión preparado con las correcciones.Todavía se puede leer el acta en voz alta a los miembros en la reunión, si lo desea, pero si el tiempo es precioso, distribuir el proyecto del acta de antemano.
Debido a que se pueden hacer cambios en los minutos antes de que sean aprobados, es una buena práctica para la secretaria en cuenta en algún lugar de la copia de distribución de que se trata de un " el proyecto para su aprobación " en la próxima reunión ordinaria.
Los miembros que hagan notas de las correcciones a las actas de reuniones son capaces de mantener un registro exacto si mantienen sus copias de los proyectos de acta en el archivo o si hay una versión final no se distribuyen automáticamente a ellos en una fecha posterior.
Manejo de la moción para su aprobación
La forma más eficiente de aprobar minutos es para la silla de asumir el movimiento y obtener el consentimiento unánime de que se aprueben los minutos que distribuye (o corregida).
El presidente dice, " Los minutos han sido [leer / distribuido] para ti. ¿Hay correcciones "? Si se ofrecen correcciones, la silla se encarga de cada uno, ofreciendo la corrección a la membresía, sólo para estar seguro de que todos de acuerdo en que la corrección es precisa. La secretaria entra entonces las correcciones en la copia maestra.
Cuando no se ofrecen (más) correcciones, el presidente dice, " Si no hay (más) correcciones. . . (pausa). . . el acta se aprueba sin modificaciones / distribuido / corregido ".
Nunca es el fin de un miembro simplemente se opone a la aprobación del acta. Si un miembro tiene alguna objeción a que el contenido de las actas, se debe ofrecer una corrección. En caso de desacuerdo sobre la corrección, la corrección puede ser modificado usando las reglas de modificación.
Aprobar minutos en comité
Si el conjunto no está cumpliendo de nuevo por un largo tiempo (en su caso), como en las reuniones o convenciones de delegados de miembros anuales, el proceso de aprobación de los minutos se delega en un comité especial o una junta ejecutiva. Esta práctica produce un registro de la reunión aprobada y legal poco después de los cierres de reuniones pero antes de recuerdos de lo ocurrido en el fundido reunión.
Si el suyo es un grupo que se ocupa habitualmente con minutos por una moción para " prescindir de la lectura del acta, " que necesita para hacer un cambio. Su intención es, probablemente, para aprobarlas con ese movimiento, pero que en realidad no aprueba nada. Sólo acepta no leerlos.
Si desea utilizar el término dispensar en su reunión, hágase en " prescindir de la lectura del acta y aprobarlos como distribuida / impresa ".
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