Actas de reuniones de acuerdo con las Reglas de Robert

Minutos son importantes porque son el registro único sobreviviente de lo que se dice y se hace en la reunión. Pueden estar seco y aburrido. De hecho, es probablemente una buena señal si son! Lo más importante, tienen que ser de carácter informativo y fácil de navegar para lo que el lector necesita saber seis meses a partir de ahora.

Cuando se llama a un parlamentario y pide ayuda, él va a querer ver los minutos, y él va a tener que encontrar algo importante - tal vez las palabras exactas de una modificación estatutaria que fue adoptado oficialmente, o el informe 'a los cajeros que le suministre detalles en el conteo de votos. Organización simple de los hechos y el uso del lenguaje sin pretensiones son los mejores atributos que puede dar a sus minutos.

Usted quiere que sus minutos para ser legibles, pero hay que ser precisos en la información que proporcione. Sus minutos proporcionan el registro de las medidas adoptadas en la reunión, por lo que necesitan para recordar con claridad los hechos.

Componer minutos de su reunión

Para ahorrar tiempo y trabajo innecesario, las Reglas de Robert detalla exactamente lo que se necesita para entrar en sus minutos.

El primer párrafo debe incluir esta información:

• El tipo de reunión (ordinaria, especial, anual, levantó la sesión regular, aplazó especial, y así sucesivamente)

• El nombre de la organización

• La fecha, hora y lugar de la reunión (no lista la ubicación si es siempre el mismo)

• Una declaración que confirma que regularmente oficial y secretario preside de su organización están presentes (o dar los nombres de las personas que sustituyen para ellos)

• Una mención de si acta de la reunión anterior se leyó y aprobó (y la fecha de la reunión, si no era una reunión regular)

  Correcciones minutos se anotan en el acta siendo corrected- no están detallados en el acta de la reunión en la que se adoptaron las correcciones. (El acta de la reunión en la que se hicieron las correcciones deberían simplemente indicar que fueron aprobados acta de la sesión anterior, ya corregida.)

La parte del cuerpo del acta debe incluir esta información:

• Todas las mociones principales (excepto los que están retirados), junto con el nombre del miembro que el movimiento (pero no el nombre de la persona que secundó la moción).

• Mociones trayendo una pregunta de nuevo antes de que el cuerpo (a excepción de los que se retiran).

• La redacción final de los movimientos, ya sea aprobado o desechado. Si es apropiado incluir la mención del debate o modificación, se puede observar estos elementos entre paréntesis.

• La disposición de la moción - incluyendo cualquier modificación de adherencia - si sólo está dispuesta temporalmente de.

• Información sobre el voto.

• Votos contados.

• Nominal voto.

• Votación secreta.

El último párrafo de sus minutos debe incluir la hora de la clausura. ¡Y eso es! Bueno, excepto por las siguientes notas adicionales a tener en cuenta a la hora de finalizar sus minutos:

• Las actas de un comité plenario no se incluyen en el acta, pero es necesario incluir el hecho de que se produjo el traslado en comisión y también incluyen el informe del comité.

• Cuando una pregunta es considerado informal, la misma información debe registrarse como en las reglas regulares. La informalidad se permite sólo en lo que permite más oportunidades para debatir.

• El texto completo de cualquier informe se incluye en el acta sólo si la Asamblea así lo ordena.

• Registre el nombre de cualquier orador invitado y el tema de la presentación, pero no nos resumen de las observaciones del orador.

La firma de las actas

Minutos deben ser firmados por el secretario y, si es habitual, también puede ser firmado por el presidente. Minutos son registro legal de su grupo de sus actuaciones, y la firma del secretario establece evidencia de la autenticidad del documento original.

Aprobar el acta

El acta de una reunión que normalmente son aprobados en la próxima sesión ordinaria, después de la llamada a la orden y ceremonias de apertura.

Si la reunión es una junta aplazada, usted aprueba el acta de la sesión anterior (la reunión que estableció la junta aplazada) antes de asumir negocio donde lo dejó en esa reunión. Además, el acta de la reunión aplazada necesidad de ser aprobadas en la próxima aplazado o regular reunión.

Minutos redactados antes de tiempo no son los minutos oficiales hasta que los miembros les aprueban. Debido a que se pueden hacer cambios en los minutos antes de que sean aprobados, es una buena práctica para la secretaria en cuenta en algún lugar de la copia de distribución de que se trata de un " el proyecto para su aprobación ".

Cuando se aprueban minutos, el secretario anota la copia del archivo original con las correcciones en el margen o retypes los minutos para incluir las correcciones. El entonces secretario escribe " Aprobado " en los minutos y añade sus dos iniciales y la fecha en el registro.