Reglas de Robert: el uso de una agenda para producir mejores reuniones

Es 7 p.m. la noche del martes. Usted está asistiendo a la reunión mensual regular de su asociación de vecinos. Su presidente, Prissy Gardner (quien fue elegido porque nadie más quería el trabajo), está listo para comenzar la reunión. Prissy es realmente un purista cuando se trata de mantener las petunias regados en la entrada principal de su vecindario, pero ella piensa que el tablero es sólo un gran comité de embellecimiento. Así, comienza la reunión fuera repasando minutos del mes pasado - así, sólo la parte de la nueva arriate que quiere. Cuando llega a través de eso, ella empieza a hablar de la posibilidad de pasar un poco de dinero en un sistema de rociadores.

A pesar de las excelentes herramientas y técnicas de organización disponibles en las Reglas de Robert, para algunas reuniones razón ocurren todo el tiempo en el que la Mesa Directiva como Prissy volar por el asiento de sus pantalones - repasando minutos del mes pasado, un refrito de viejas decisiones, intercalando conversaciones reales con comentario, y cualquiera que la supresión de trata de mover las cosas.

Si usted es la mala suerte de ser miembro de una de esas organizaciones, entonces usted ya sabe la importancia de saber cómo hacer una reunión de correr con una cantidad razonable de envío. Si no, entonces el futuro es ahora para cualquier persona que pueda ser eficiente y eficaz cuando se trata de administrar reuniones.

La comprensión de la agenda

Usted sabe la única manera de sacar el máximo provecho de su tiempo es gastar con sabiduría, y usted quiere hacer cada segundo tienes cuenta. Cuando se trata de reuniones, la manera de ser eficiente y eficaz al mismo tiempo es preparar y hacer un buen uso de un orden del día.

Un orden del día es esencialmente un programa o lista de los eventos y asuntos de negocios que vendrán antes de la reunión. Puede ser un programa detallado que cubre varias reuniones en una sesión, o puede ser una pequeña lista de los elementos de negocio que se maneja de una reunión de rutina a bordo. La agenda puede (pero no tiene que) indicará la hora para cada evento, o que sólo puede mostrar el tiempo total asignado a cada elemento.

El programa puede ser adoptado (es decir, se hizo obligatorio para la reunión), o puede ser simplemente una guía para mantener la reunión en pista. La adopción de la agenda a veces es una buena idea, ya que consigue que todo el mundo de acuerdo con el plan de reunión al comienzo de la reunión.

Agenda básica Reglas "de Robert

Robert nos da una orden del día, pero no obliga a ninguna agenda particular. Sin embargo, él nos da un protocolo de programa que se ha utilizado tan ampliamente que es casi universalmente aceptada como un plan de encuentro fundamental. No todo en el orden del día que se muestra aquí es necesario en cada situación, y su programa puede incluso que ser más amplia y detallada. Pero en su propio derecho, esta agenda básica es una gran organización de eventos, de acuerdo con el orden estándar de negocio discutido a lo largo de este capítulo- usted lo puede encontrar en el centro de casi todas las reuniones de negocios bien alguna vez asista.

Llame para ordenar

Cuando llegue el momento, iniciar la reunión a tiempo. Un solo golpe del martillo a la hora señalada y la declaración, "La reunión llegará a fin" es suficiente. No se puede terminar a tiempo si no se empieza a tiempo, y todo el mundo sabe cuando se inicia la reunión. Un buen presidente es conocido para el inicio de las reuniones a tiempo y siempre será respetada por hacerlo.

Ceremonias de apertura

Su grupo puede habitualmente reuniones abiertas con una invocación y una recitación del Juramento a la Bandera. Tal vez usted canta un himno o el himno nacional. El protocolo es "Dios antes de país" (que significa invocar la deidad antes de saludar a la bandera), por lo que va a hacer que su invocación antes de decir el Juramento. Esta parte del programa es también el lugar de incluir cualquier rituales fraternales apertura especial, un saludo dada por uno de sus agentes, o cualquier otra cosa que pudiera caer razonablemente bajo la categoría de ceremonia. Usted no tiene que usarlo, por supuesto, y en muchos tipos de reuniones, usted salta este artículo.

Pasar lista

Si su grupo es un organismo público, o si tiene una regla que ciertos oficiales deben asistir antes de la reunión puede proceder, este es el momento de pasar lista. Pero si usted no tiene una norma que exige que, usted no debe perder el tiempo en este artículo.

Calendario de Consentimiento

Este artículo no es de uso frecuente, salvo en organizaciones especializadas, tales como órganos legislativos públicos o la casa de una sociedad profesional grande de delegados. Un calendario consentimiento procesa rápidamente una gran cantidad de elementos no polémicos que pueden ser eliminados rápidamente por su inclusión en una lista (el calendario consentimiento) de elementos que se adopten de una vez. La lista también puede contener elementos especiales de preferencia para ser considerado en la orden en el momento apropiado. Este calendario de consentimiento generalmente se coloca en un orden del día de una regla especial de orden, y su colocación es en general relativamente alto rango.

Para Estándar de negocio

Todo en la agenda exterior de la orden estándar de los negocios es en realidad accesoria a la reunión. Todo el negocio realmente comienza con la aprobación del acta, y termina cuando haya terminado con cualquier nuevo negocio.

Bien de la Orden

Este es un tiempo reservado para los miembros para ofrecer comentarios u observaciones (sin movimientos formales) acerca de la sociedad y de su trabajo. El bien de la orden es también el momento para ofrecer una resolución para presentar una acusación disciplinaria contra un miembro por delitos cometidos fuera de una reunión.

Avisos

Esta parte de la agenda básica deja a un lado el tiempo para los oficiales (y los miembros, en su caso) para hacer anuncios. Sin embargo, el hecho de que este es un tema del programa no impide que la silla de hacer un anuncio de emergencia en cualquier momento.

Programa

Si usted está ofreciendo alguna otra presentación general de interés para sus miembros, ya sea una película, un orador invitado, profesor, o cualquier otro programa, debe ser presentada antes de que se levante la sesión. Si prefiere realizar el programa en algún otro lugar en el orden del día, puede ser programado para llevarse a cabo antes de que se lea el acta o, mediante la suspensión de las normas, insertadas en el orden natural de los negocios.

Los oradores invitados son a menudo en un calendario muy apretado, por lo que es muy adecuado para la silla de pedir consentimiento unánime para poner el programa en cualquier lugar conveniente en el orden del día, incluso si el único lugar conveniente está dentro del orden de los trabajos.

Aplazar

Esta parte de la agenda marca el final de la reunión - hora de ir a casa. Pero no lo deje hasta que el presidente declara la reunión aplazada, o es posible que sólo se pierda algo importante.