Reglas de Robert para reuniones productivas: utilizar una agenda

A pesar de las grandes herramientas de organización y técnicas disponibles en las Reglas de Robert, por alguna razón, las reuniones ocurren todo el tiempo en el que presidentes volar por el asiento de sus pantalones - repasando minutos del mes pasado, un refrito de viejas decisiones, intercalando conversaciones reales con comentarios y la supresión de cualquiera que trate de mover las cosas.

Si usted es la mala suerte de ser miembro de una de esas organizaciones, entonces usted ya sabe la importancia de saber cómo hacer una reunión de correr con una cantidad razonable de envío. Si no es así, debes saber que el futuro es ahora para cualquier persona que pueda ser eficiente y eficaz cuando se trata de administrar reuniones.

Cuando se trata de reuniones, la manera de ser eficiente y eficaz al mismo tiempo es preparar y hacer un buen uso de un orden del día, que es esencialmente un programa o lista de los eventos y asuntos de negocios. El programa puede ser adoptado (es decir, se hizo obligatorio para la reunión), o puede ser simplemente una guía para mantener la reunión en pista. La adopción de la agenda a veces es una buena idea, ya que consigue que todo el mundo de acuerdo con el plan de reunión al comienzo de la reunión.

Reglas de Robert da una orden del día, pero no impone agenda particular. Sin embargo, el Reglamento no ofrecen un protocolo de programa que se ha utilizado tan ampliamente que es casi universalmente aceptada como un plan de encuentro fundamental. No todo en el orden del día que se muestra aquí es necesario en cada situación, y en ocasiones su agenda puede tener que ser aún más extensa y detallada. Pero esta agenda básica es una gran organización de eventos:

1. Llame para ordenar

   Comience la reunión a tiempo. Un solo golpe del martillo a la hora señalada y la declaración, "La reunión llegará a fin" es suficiente. No se puede terminar a tiempo si no se empieza a tiempo, y todo el mundo sabe cuando se inicia la reunión.

2. Ceremonias de apertura

   Su grupo puede habitualmente reuniones abiertas con una invocación y una recitación del Juramento a la Bandera. El protocolo es "Dios antes de país" (que significa invocar la deidad antes de saludar a la bandera), por lo que va a hacer que su invocación antes de decir el Juramento. Esta parte del programa es también el lugar de incluir cualquier rituales fraternales apertura especial, un saludo dada por uno de sus agentes, o cualquier otra cosa que pudiera caer razonablemente bajo la categoría de ceremonia.

3. Pasar lista

   Si su grupo es un organismo público, o si tiene una regla que ciertos oficiales deben asistir antes de la reunión puede proceder, este es el momento de pasar lista. Pero si usted no tiene una norma que exige que, no pierdas tu tiempo en este artículo.

4. Calendario de Consentimiento

   Este artículo no es de uso frecuente, salvo en organizaciones especializadas, tales como órganos legislativos públicos o la casa de una sociedad profesional grande de delegados. Un calendario consentimiento procesa rápidamente una gran cantidad de elementos no polémicos que pueden ser eliminados rápidamente por su inclusión en una lista (el calendario consentimiento) de elementos que se adopten de una vez. La lista también puede contener elementos especiales de preferencia para ser considerado en la orden en el momento apropiado. Este calendario de consentimiento generalmente se coloca en un orden del día de una regla especial de orden, y su colocación es en general relativamente alto rango.

5. Para Estándar de negocio

   Todo en la agenda exterior de la orden estándar de los negocios es en realidad accesoria a la reunión. Todo el negocio realmente comienza con la aprobación del acta y termina cuando haya terminado con cualquier nuevo negocio.

6. Bien de la Orden

   Este es un tiempo reservado para los miembros para ofrecer comentarios u observaciones (sin movimientos formales) acerca de la sociedad y de su trabajo. El bien de la orden es también el momento para ofrecer una resolución para presentar una acusación disciplinaria contra un miembro por delitos cometidos fuera de una reunión.

7. Avisos

   Esta parte de la agenda básica deja a un lado el tiempo para los oficiales (y los miembros, en su caso) para hacer anuncios. Sin embargo, el hecho de que este es un tema del programa no impide que la silla de hacer un anuncio de emergencia en cualquier momento.

8. Programa

   Si usted está ofreciendo alguna otra presentación general de interés para sus miembros, ya sea una película, un orador invitado, profesor, o cualquier otro programa, presentarla antes de que se levante la sesión. Si prefiere realizar el programa en algún otro lugar en el orden del día, puede ser programado para llevarse a cabo antes de que se lea el acta o, mediante la suspensión de las normas, insertadas en el orden natural de los negocios.

   Los oradores invitados son a menudo en un calendario muy apretado, por lo que es muy adecuado para la silla de pedir consentimiento unánime para poner el programa en cualquier lugar conveniente en el orden del día, incluso si el único lugar conveniente está dentro del orden de los trabajos.

9. Aplazar

   Esta parte de la agenda marca el final de la reunión - hora de ir a casa. Pero no lo deje hasta que el presidente declara la reunión aplazada, o es posible que sólo se pierda algo importante.