Cómo sostener reuniones del consejo sin fines de lucro eficaces

La mayoría del trabajo a bordo sin fines de lucro se hace en las reuniones, ya sea con la pensión completa o en los comités. El presidente de la junta es responsable de asegurar que las reuniones están bien organizados y comienzan y terminan en una hora programada. Daños Nada bordo eficacia más de las reuniones mal organizados que no se quedan dentro del tema y que continúan hasta altas horas de la noche. Miembros de la junta sin fines de lucro son voluntarios- que no se les paga por hora.

Si la organización tiene un director ejecutivo, el presidente podrá delegar algunas responsabilidades para la creación de las reuniones. En última instancia, sin embargo, parte del trabajo del presidente es ver que los miembros de la junta tienen la información que necesitan para tomar buenas decisiones y que lo hagan en un tiempo razonable.

¿Cómo conseguir que los miembros aparezcan

Decir la frecuencia con un consejo de administración debe reunirse es imposible. La única respuesta real es la frecuencia que necesita. Un calendario de reuniones depende de las necesidades de la organización y la cantidad de negocios que se realizan en las reuniones del consejo. Algunos consejos de administración se reúnen una vez al año, el mínimo legal.

Estos tienden a ser organizaciones pequeñas pero estables con uno o dos empleados. La mayoría de los consejos de administración se reúnen con más frecuencia que una vez al año- algunos reunirá trimestralmente, algunos se reúnen cada dos meses, y otros programar reuniones mensuales. Por supuesto, el presidente de la junta podrá convocar una reunión de la junta en cualquier momento si la junta tiene que manejar asuntos especiales.

La ventaja de tener reuniones de la junta más frecuentes es que los miembros del consejo están más comprometidos en la gobernanza de la organización. La desventaja - especialmente si el programa no incluye la cantidad de negocios - es que los miembros de la junta pueden ser más tentados a saltar reuniones.

Algunas placas programar reuniones en el comienzo del año para todo el año. Al participar en estas fechas en sus calendarios de citas con meses de anticipación, los miembros del consejo son menos propensos a programar otros eventos en los mismos días y son más propensos a asistir a las reuniones.

Por ejemplo, si usted reúne mensualmente, usted puede programar sus reuniones para el segundo martes de cada mes. Si no está presente organizada, siempre programar la próxima reunión antes de que finalice la presente reunión. Si lo hace, es mucho más fácil que tratar de programar una reunión por teléfono o correo electrónico.

Algunas placas utilizan un servidor de listas, Grupos de Google, u otro recurso en línea para la comunicación entre las reuniones del consejo y recopilar documentos en un lugar fácilmente accesible.

Cómo conducir reuniones eficaces

Si usted está buscando algunos consejos para asegurarse de reuniones efectivas de mesa, echa un vistazo a las siguientes ideas:

• Programar una reunión entre el director ejecutivo y presidente de la junta antes de la reunión. Esto se puede hacer en persona o por teléfono, pero es un paso importante en la determinación de la agenda y el foco de la próxima reunión. En la reunión también permite que el director ejecutivo de actualizar el presidente en cuestiones de personal, oportunidades de financiación, y las áreas donde la junta necesita para ofrecer orientación y apoyo adicional.

• Diez días a dos semanas antes de una reunión de la junta, envíe un anuncio de la reunión a todos los miembros de la junta. Incluya las minutas de la última reunión y una agenda para la próxima reunión. También incluya cualquier reporte del comité, estados financieros, o investigación de fondo que el consejo discutirá en la reunión.

  Si las actas de las reuniones incluyen una lista de tareas para los miembros del consejo para completar antes de la próxima reunión, trate de enviar miembros un borrador de las actas tan pronto después de la reunión como sea posible para que puedan empezar.

• Limitar la duración de las reuniones de dos horas o menos, si es posible. Después de dos horas, especialmente si usted está sosteniendo la reunión de la tarde, la atención comienza a disminuir. Si tiene que pasar más de dos horas, tomar un descanso. Ofreciendo refrescos es siempre una buena idea.

• Trate de encontrar una sala de conferencias para la reunión. La celebración de un debate en torno a una mesa de conferencias es mucho más fácil que la celebración de una en la sala de alguien. La tabla ofrece un lugar para establecer los papeles, y la gente no va a discutir sobre quién consigue el sillón reclinable. También prepara el escenario e implica que el trabajo que se debe hacer.

  Evitar la celebración de reuniones en restaurantes y cafés, si es posible. Los niveles de ruido son muy altos para hacer buena discusión posible, y toda la actividad es una distracción constante. También tienes ninguna privacidad.

• Sobre el inicio del programa. No permita que personas que vagan fuera de tema. Algunos programas establecen el tiempo permitido para la discusión después de cada elemento. Usted no tiene que hacer esto, pero si sus reuniones han sido desviarse de su ruta, el establecimiento de límites de tiempo puede ayudar a controlarlos.

• Siga Reglas de Orden de Robert. Usted no tiene que ser demasiado formal en sus reuniones (muchas reuniones de la junta son muy informal), pero tener un conocimiento básico de cuándo hacer un movimiento y cuándo llamar la pregunta es útil. Tener una copia de las reglas parlamentarias aceptadas puede ser útil.

• Gracias a su bordo. Miembros de la Junta son voluntarios que dan tiempo y dinero para su organización. Aproveche cada oportunidad durante las reuniones para asegurarse de que están apreciados. Mencione sus nombres en su caso en los boletines y comunicados de prensa. Pequeños regalos a veces son útiles, pero no seas extravagante. Usted no quiere ser acusado de malgastar el dinero de la organización.