La habilidad del gestor del proyecto: cómo dirigir reuniones productivas

Reuniones del proyecto no tienen que ser experiencias dolorosas. Si usted planea y administrar bien, las reuniones del proyecto pueden ser formas eficaces de comunicación. Ellos pueden ayudarle a averiguar sobre los fondos, las experiencias de otros miembros del equipo, y estilos-estimular el intercambio de ideas, análisis de problemas y la toma decisiones- y proporcionar un foro para explorar las razones y las interpretaciones de un mensaje.

Cómo planificar una reunión del proyecto

Para tener una buena reunión, es necesario hacer un poco de planificación previa a la reunión. Mantenga estos consejos en mente al planear:

• Aclarar el propósito de la reunión: Este paso ayuda a asegurarse de que usted invita a la gente adecuada y permite a los asistentes a prepararse para la reunión.

• Decidir quién debe asistir y por qué: Si necesita más información, decidir quién lo tiene, y asegurarse de que asistan a la reunión. Si quiere tomar decisiones en la reunión, decidir quién tiene la autoridad necesaria y que tiene que ser parte de la toma de decisiones, y asegurarse de que asistan.

• Da mucha antelación antes de la reunión: Este paso aumenta las posibilidades de que las personas que desea asistir podrán hacerlo.

• Que las personas que deben asistir a la reunión conocen su propósito: Las personas tienen más probabilidades de asistir a una reunión cuando entienden por qué su presencia es importante.

• Preparar un programa por escrito que incluya los temas y sus tiempos de discusión asignados: Este documento ayuda a la gente a ver por qué asistir a la reunión está en sus intereses. El orden del día es también su guía para el funcionamiento de la reunión.

• Haga circular la agenda escrita y cualquier material de referencia con antelación: Si lo hace, da tiempo a todos a sugerir cambios en el orden del día y prepararse para la reunión.

• Mantener reuniones a una hora o menos: Usted puede obligar a la gente a sentarse en una habitación durante horas, pero no puede obligarlos a mantener la mente en las actividades y la información a la mano durante todo ese tiempo. Si es necesario, programar varias reuniones de una hora o menos para discutir temas complejos o múltiples temas.

Cómo llevar a cabo una reunión de proyecto

¿Cómo usted conduce la reunión puede hacer o romper. Las siguientes tareas son esenciales para la realización de una reunión productiva:

• Comience a tiempo, incluso si las personas están ausentes: Después la gente ve que espere a que llegan tarde, todo el mundo va a llegar tarde!

• Asignar un cronometrador: Esta persona le recuerda al grupo cuando un tema se ha excedido su tiempo dedicado al debate.

• Asignar a una persona a tener minutos escritos de los que asistieron, los elementos que tratarán y qué decisiones y tareas del grupo hecho: Este procedimiento permite a las personas para revisar y aclarar la información y sirve como un recordatorio de las acciones que deben tomarse después de la reunión.

• Mantenga una lista de puntos de acción que requieren mayor exploración, y asignar a una persona para ser responsable de cada entrada: Este paso ayuda a garantizar que cuando se reúna para discutir estos temas de nuevo, usted tiene la información y la gente derecho presente para resolverlos.

• Si usted no tiene la información correcta o las personas adecuadas para resolver un problema, detenga la discusión y lo puso en la lista de puntos de acción: Hablar de un problema sin tener la información necesaria o las personas adecuadas presentes se acaba de perder el tiempo a todos.

• Finalice a tiempo: Sus asistentes a la reunión pueden tener otros compromisos que comienzan cuando se supone que la reunión a fin. No finaliza el tiempo hace que estas personas sean tarde para sus próximos compromisos o para salir de su reunión antes de que haya terminado.

Tareas posteriores a la reunión de jefes de proyecto

Su reunión puede haber terminado, pero su trabajo no está hecho. Asegúrese de completar las siguientes tareas posteriores a la reunión para obtener el mayor beneficio de la sesión:

• Inmediatamente distribuir actas de reuniones a todos los asistentes. Estos minutos permiten a las personas reafirman la información discutida en la reunión cuando todavía está fresco en sus mentes, y minutos recuerdan rápidamente a la gente de sus tareas de seguimiento. Trate de distribuir los minutos dentro de las 24 horas de la reunión, y pedir a los destinatarios para que pueda saber si tienen las correcciones o adiciones.

• Supervisar el estado de todos los elementos de acción que se realizan después de la reunión. Debido a que cada acción es en sí mismo un mini proyecto, el seguimiento de su progreso aumenta las posibilidades de que las personas completen con éxito.