Diez consejos para el funcionamiento de una reunión eficaz

En el mundo actual de los negocios, no es sólo lo que haces, sino cómo lo haces eso es importante. Por lo tanto, ser capaz de ejecutar con éxito una reunión es tan importante como lo que se cubre en el mismo. Estos son algunos consejos para preparar y facilitar una reunión que hace las cosas.

Decidir sobre la mejor manera de celebrar la reunión

La mayoría de las personas no les gusta ir a Reuniones- que interrumpen el flujo de trabajo y en general son un inconveniente. Cuando se planifica una reunión, pregúntese si una reunión cara a cara de la gente es realmente necesario. ¿Se puede lograr su meta en una conferencia telefónica?

Un encuentro que tiene carpetas u otras dádivas o está programado para durar más de una hora se debe hacer cara a cara. Reunión para delegar tareas conocidas entre pares o para discutir las acciones de seguimiento necesarias en un proyecto en curso pueden y deben ser realizadas por vía electrónica. Todo el mundo se lo agradecerá respetando su momento si lo dicen o no.

Pasa el doble de tiempo la planificación de la reunión como se espera que dure

Estar preparado. El viejo lema de los Boy Scouts que nunca dejará de ser relevante! Una buena regla general es permitir que el doble de la cantidad de la duración reunión prevista para el tiempo de preparación. Es posible que no todo necesita, pero si has bloqueado el tiempo en su agenda, usted será capaz de manejar los detalles de la planificación reunión sin estresarse o llevarlo a casa.

Estar preparado mal para una simple reunión no sólo es vergonzoso, pero tampoco le conseguirá considerado para una posición más responsable en su empresa.

Se adhieren a una agenda con una línea de tiempo

Crear una agenda que se enumeran todas las cuestiones pertinentes que serán cubiertos y la cantidad de tiempo permitido para cada uno. Tener un reloj o un reloj en su línea de visión y mover la reunión en adelante cuando se consume el tiempo para cada tema.

Algunas personas les encanta escuchar a sí mismos Talkback otros son un apasionado de un tema cercano y querido a su corazón. Demasiado. Les cortó y seguir adelante. Recuerde que usted siempre puede volver a un sujeto después de todo lo demás ha sido cubierto.

No abusar de la tecnología

Carpetas llenas de soportar gráficos en color y datos o una presentación de PowerPoint bien diseñado puede deslumbrar a la audiencia, y cada uno tiene su lugar en los negocios. Pero traer tecnología en una reunión cuesta tiempo y dinero, y sus jefes no se aprecian bien está desperdiciando. Antes de hacer los arreglos para la impresión caro o puesto mucho esfuerzo en otras ayudas de audio / visuales, tener la certeza de que va a agregar valor a la reunión.

Roturas del Plan

Para las reuniones de más de 2 horas, el programa debe tener bio-breaks incorporadas. Hacerlos realista. Es el baño junto a la sala de conferencias o en todo el edificio? Factor en el tiempo suficiente para que los asistentes para poder estar cómodo. Considere si los asistentes necesitarán algún tiempo para revisar el correo electrónico o devolver llamadas durante el tiempo de descanso.

Han agua embotellada, ya sea en la mesa o en un aparador. Si la reunión está prevista durante más de 2 horas, tomar aperitivos como los cacahuetes de galletas disponibles.

Organizar la sala de reuniones para su beneficio

A medida que el facilitador o presidente de la reunión, todos los ojos deben estar en ti. Arregle los asientos para que todos los participantes y que sean cuales sean las pizarras o pantallas que utilizará se enfrentan. Si vas a estar escribiendo en una pizarra o el uso de un proyector, un podio puede hacer que sea más fácil para que usted se mueva sobre el frente del grupo, manteniendo sus notas de organización y práctica.

Invitar sólo a las personas necesarias

No invitar a más personas de lo que necesita para lograr el propósito, pero no se olvide de los jugadores esenciales tampoco. Mira el propósito de la reunión y escriban quiénes son los que toman las decisiones son y obtener allí. Mantenga la lista corta. Revise su lista de posibles asistentes con su jefe o mentor si usted tiene alguna duda acerca de sus selecciones.

Preparar la apertura y cierre

Abra su reunión con algunos comentarios que enmarcan el propósito de la reunión. Haga contacto visual con el mayor número de asistentes como sea posible mientras se habla, y mantenerlo amistoso. Si eres bueno con humor, lo utilizan. Cierre la reunión con un resumen de los acontecimientos y las gracias a los asistentes por su tiempo y esfuerzos.

Asegúrese de que todos los participantes sean escuchadas

Cada reunión tiene ambas personas salientes que están dispuestos a contribuir sin ser empujados y tipos introvertidos que no interrumpiría menos llamados a hacerlo o hasta que han tenido la oportunidad de absorber y analizar la información.

Su trabajo como el cumplimiento de facilitador es asegurar que ninguna persona domina la conversación y que los miembros tranquilas conseguir llamado a contribuir. Simplemente diciendo: " me gustaría saber de Sam (la persona tranquila) sobre el tema que nos ocupa, " puede lograr ambos propósitos.

Tome minutos y distribuirlos a los asistentes

Su reunión tiene un propósito, y lo que se hace para llegar a ese objetivo tiene que ser registrado. Tome nota de las decisiones y quién va a hacer qué. Preocupaciones de lista y elogios como los ofrecidos por el grupo. Vuelva a tapar los resultados de la reunión antes de levantar la sesión.

Después de la reunión, redactar un informe de sus notas y la distribuirá a los asistentes a la brevedad posible. Asegúrese de dar crédito a quien crédito merece y guarde una copia de las actas, junto con una copia de la orden del día en sus archivos.