La realización de reuniones de trabajo eficaces

Toda empresa, ya tiene 2 empleados o 2000, tiene reuniones como una parte normal de hacer las cosas. Aunque los empleados pueden comunicarse entre sí en una organización de muchas maneras diferentes, reuniones de negocios - si se llevan a cabo de la manera correcta - puede ser increíblemente eficaz y eficiente.

Las reuniones no sólo son una de las maneras más importantes para que los empleados se comunican dentro de las organizaciones, pero también son la forma en que los equipos de hacer su trabajo. Aunque los miembros del equipo trabajan en tareas fuera de las reuniones, las reuniones del equipo dan a los miembros la oportunidad de reunirse para determinar los objetivos del equipo, sus planes para la consecución de sus objetivos, y que va a hacer lo que - y cuando.

Echa un vistazo a lo que hace que las reuniones garrapatas y averiguar cómo llevar a cabo mejores reuniones de negocios.

La buena noticia (y lo malo) sobre las reuniones

Todos hemos experimentado más de nuestra parte de ambas reuniones buenas y malas. ¿Qué hace que algunas reuniones fenomenal, mientras que otros son simplemente los boxes?

Los empleados se benefician de varias maneras cuando una reunión está bien gestionado. Aquí está la buena noticia acerca de las reuniones de negocios que entran en esta categoría:

• Las reuniones están capacitando.
• Las reuniones son una gran manera de comunicarse.
• Las reuniones se desarrollan habilidades de trabajo y liderazgo.
• Las reuniones están impulsando la moral.

Desafortunadamente, las reuniones son propensos a caer en trampas no productivos. Aquí está el lado negativo de las reuniones:

• Las reuniones pueden no tener el foco.
• Las empresas tienen demasiadas reuniones.
• Los asistentes pueden no estar preparados.
• La mayor duración de las reuniones se desperdicia.

Aunque esta mala noticia puede parecer sombrío, hay esperanza. Para cada uno de estos problemas, y para los muchos otros tipos de problemas que a menudo afectan a las reuniones de negocios, las soluciones están disponibles. Usted sólo tendrá que estar abierto a cambiar la forma en que las reuniones se llevan a cabo en su organización. Incluso puede que tenga que tomar un papel de liderazgo, si es necesario, para hacer sus reuniones funcionen mejor.

Ocho maneras de hacer mejor las reuniones

Todo el mundo ha sufrido demasiadas reuniones que habían alzado demasiado tiempo y logrado muy poco. Por desgracia, este triste estado de cosas ha sucedido con tanta frecuencia que es posible que se encuentra cada vez insensible al hecho de que sus reuniones no son tan buenas como deberían ser - y podría ser, si usted acaba de tener alguna manera de solucionarlos.

La ayuda está a la mano! Usted puede hacer sus reuniones mejor, y usted no tiene que tolerar las reuniones que realizan poco o nada. El poder está dentro de ti, si usted es un líder de la reunión o un participante. ¿Quieres saber cómo? Aquí están algunas técnicas probadas con el tiempo para asegurar mejores reuniones de negocios:

• Estar preparado. Las reuniones son el trabajo, por lo que, al igual que en cualquier otra actividad laboral, mejor preparado está para ellos, mejores serán los resultados que puede esperar.
• Tener una agenda. Una agenda - una lista de los temas a tratar durante el curso de una reunión - puede desempeñar un papel fundamental en el éxito de cualquier reunión. Se muestra a los participantes en los que se van, pero es entonces a los participantes a encontrar la manera de llegar allí. Asegúrese de distribuir el orden del día y cualquier trabajo previo con antelación. Mediante la distribución de la agenda y el trabajo previo antes de la reunión, los participantes pueden preparar la reunión antes de tiempo. Como resultado, ellos se dedican de inmediato en el negocio de la reunión, y ellos gastan mucho menos tiempo durante toda la reunión.
• Comience a tiempo y terminar a tiempo. Todo el mundo ha sufrido a través de las reuniones que iban waybeyond la hora de finalización programada. Esa situación sería bien si nadie tenía nada más que hacer en el trabajo. Pero en estos días de las organizaciones más rápido y más flexibles, todo el mundo siempre tiene mucho trabajo en la lista de tareas pendientes. Si usted anuncia la duración de la reunión y luego se adhieren a ella, menos participantes seguirán mirando sus relojes, y más participantes tendrán un papel activo en sus reuniones.
• Tienen menos (pero mejor) reuniones. Llame a una reunión sólo cuando es absolutamente necesario. Antes de llamar a una reunión, pregúntese si usted puede lograr su objetivo de alguna otra manera, quizás a través de una discusión de uno-a-uno con alguien de su organización, en una conferencia de llamada telefónica, o un simple intercambio de e-mail. A medida que reduce el número de reuniones que tiene, asegúrese de mejorar su calidad.
• Incluir, en lugar de excluir. Las reuniones son sólo tan buena como las ideas que los participantes llevan adelante. Las grandes ideas pueden venir de cualquier persona en una organización, no sólo a sus administradores. Roy Disney, vicepresidente de la compañía de Walt Disney, cuenta una gran historia que ilustra este punto perfectamente. Dice Disney, "Hay una vieja historia sobre Walt desde los primeros días en que estábamos haciendo cortometrajes -. En realidad una colección de gags Cada semana, Walt tuvo un concurso de la mordaza, y todo el mundo era libre de entrar - el ganador recibió $ 5, que Era mucho dinero durante la Gran Depresión ". ¿Y quién siguió ganando, semana tras semana? El conserje. Usted ve, no se trata de quién es el jefe. Se trata de quién tiene las mejores ideas.
• Mantener el foco. Las reuniones pueden conseguir fácilmente fuera de pista y mantenerse fuera de pista. ¿El resultado? Las reuniones no logran sus objetivos. Líderes de reuniones y participantes deben trabajar activamente para mantener reuniones se centraron en los temas del programa. Temas no deben incluir los resultados del último partido de fútbol, ​​o que almorzó con quién, o quién está impulsando que brillante nuevo Porsche. Cada vez que vea la reunión a la deriva fuera de pista, hablar y empujar a los otros asistentes de recuperarlo en el enfoque.
• Captura y asignar los puntos de acción. A menos que se llevan a cabo únicamente para comunicar información, o para otros propósitos especiales, la mayoría de las reuniones resultar en puntos de acción, tareas y otras asignaciones para uno o más participantes. No dé por sentado que todos los participantes se van a llevar a sus asignaciones a corazón y recordar todos los detalles. En su lugar, asegúrese de que alguien ha accedido a asumir la tarea de mantenimiento de registros. Inmediatamente después de la reunión, resumir el resultado de la reunión, así como las tareas y plazos, y el correo electrónico una copia de este resumen a todos los asistentes.
• Obtener retroalimentación. Cada reunión tiene margen de mejora. Asegúrese de solicitar la opinión de cumplir con los asistentes sobre cómo la reunión fue el adecuado para ellos - y la forma en que salió mal. Fue el encuentro demasiado tiempo? ¿Acaso una persona domine la discusión? Los asistentes no estaban preparados? Fueron los temas de la agenda no está claro? Cualesquiera que sean los problemas, no se puede arreglar si usted no sabe acerca de ellos. Puede utilizar un sencillo formulario para solicitar comentarios, o simplemente puede hablar informalmente con los asistentes después de la reunión para conseguir su entrada.