Evitar errores comunes de reunión

Organizar reuniones con éxito es una habilidad empresarial subestimada. Con los detalles incontables reuniones y organizadores de eventos que manejar, los errores están obligados a realizar, ya veces rodarán cabezas como resultado. Para asegurarse de que el suyo no es uno de ellos, he aquí algunos errores comunes de reunión para elevarse por encima.

Olvidarse de revisar las fechas

Antes de finalizar cualquier fecha para sus reuniones o eventos, compruebe que no se superpongan con cualquier religión, pública, estatal o días festivos federales. También, considere evitar una superposición con los grandes eventos deportivos, especialmente si usted está mirando para atraer a un público predominantemente masculino. Al inicio del año natural, generará una lista de todas las próximas fiestas y eventos para que usted no deje que un resbalón por ti. Es tan fácil de hacer!

La reserva de un sitio antes de hacer una visita

A menudo, cuando usted está organizando un evento en un destino de muchas millas de su casa, no hay suficiente tiempo o dinero en el presupuesto para hacer una visita a las instalaciones. ¡Gran error! ¿Por qué correr el riesgo de que todo no lo hará estar bien en el día del evento o confiar en el juicio de otra persona? Esto es particularmente crítico para reuniones y eventos más grandes. Además, la salida a la escena de antemano le permite la oportunidad de conocer y construir una buena relación con el personal que va a trabajar muy de cerca con el día del evento.

El no poder comercializar su evento

En realidad es muy simple: Con el fin de conseguir que la gente a asistir a su evento, usted necesita para hacerles saber sobre él en mucho tiempo. Todo es cuestión de marketing y comunicación, que es parte integrante de su proceso de planificación y organización. Cuanto más espere para informar a los posibles asistentes, más fuerte será la oportunidad de que van a haber hecho planes alternativos para las fechas de reuniones. Comunique su mensaje con tiempo de sobra para que su evento es su prioridad número uno.

La firma de contratos que carecen de detalles

Un planificador de la reunión tuvo su día en la corte cuando se canceló una reunión porque el hotel que nos reservó no había hecho, en su opinión, el progreso suficiente sobre su renovación planificada. El hotel argumentó de manera diferente y, de hecho, ganó el caso. El contrato escrito había especificado que el "progreso sustancial" se haría antes de la fecha de la reunión. Al ser una frase tan subjetiva, que estaba abierta a diferentes interpretaciones. Asegúrese de que sus contratos se Ironclad con datos indiscutibles. Evite frases como "que negociar" o "que se determinará en una fecha posterior."

El no poder planificar

No puede planear, y ya está, por el mismo abierto para el desastre. Demasiadas piezas del rompecabezas se deben juntar para que usted acaba de improvisar o de boquilla a un plan. Voto de ser tan completa y minuciosa posible. Compruebe y vuelva a comprobar los detalles. Hable de su evento con las personas que no participan en el negocio para obtener opiniones de afuera. Crear listas de verificación y listas de verificación de listas de verificación. Cubra todas las bases. Cuanto más profundo sea, menos posibilidades de fracaso y más probabilidad de éxito.

Descuidar a verificar las referencias

Tener un presentimiento de que alguien es grande, pero siempre verifique para asegurarse de que es tan bueno como dice ser. Sí, va a tomar algún tiempo para verificar las referencias, pero bien vale la pena el esfuerzo. ¿Por qué correr el riesgo de echar a perder su evento importante con un proveedor que le permite bajar en el último minuto o si suministra con el equipo de segunda categoría o servicio de mala calidad? Una pregunta clave es la referencia, "¿Usaría este proveedor nuevo para su próximo evento?" Ya sabes qué hacer si la respuesta es negativa!

Dejando los detalles importantes para el último minuto

Poner su reunión en conjunto lleva tiempo, y cuanto más se tiene, mejores serán las posibilidades de hacer menos errores. Cuanto más prisa y pánico eres, más probabilidades hay de olvidar algunas de las cosas esenciales (ya veces más obvio). Utilice sus listas de comprobación religiosamente, y manejar los detalles en las primeras etapas de planificación. Dejando lo básico hasta el último minuto, sin duda, va a costar más dinero, ya que es probable que incurra en cargos por urgencia, y que sin duda añadir estrés innecesario a su vida!

Dejar que alguien más haga el planeamiento

Así que usted quiere tomar el camino más fácil, y te encuentras un planificador profesional para manejar todos los detalles. ¿Puede permitirse el lujo de sentarse en la esperanza de que esta persona maravillosa realiza magia? El hecho de que usted contrata a algún tipo de asistencia no significa que estás fuera de la imagen. Por el contrario, ahora toma el papel de mayordomo, que te hace responsable de dirigir todas las operaciones. Deja que otros hagan el correr alrededor de su parte, pero siempre tienen una presencia visible en el fondo de asegurarse de que todo marche sobre ruedas.

Descuidar contingencias

Otro aspecto de su proceso de planificación implica el desarrollo de planes de contingencia. Por desgracia, las posibilidades son bastante altas que algo lo planeado por no necesariamente ir como estaba previsto. ¿Cuál es su copia de seguridad? Si usted no tiene uno, todos sus planes originales podrían ser destruida en un instante, y se le luchando para poner una segunda estrategia en funcionamiento. Tener un plan B listo "en las alas" en caso de que lo necesite.

Tratando de ahorrar dinero

Con presupuestos ajustados y un jefe respirando en el cuello y esperar a hacer más con menos, la tentación de tomar decisiones de proveedores basados ​​exclusivamente en el precio es fuerte. Sí, siempre encontrará a alguien que está dispuesto a servicios bajo precio sólo para obtener el negocio. Pero lo bueno y fiable son? Hoteles y precios de buena calidad por lo general no se correlacionan. Así que la próxima vez que estés tentado a tomar una decisión de compra basada enteramente en el precio, piense de nuevo!