Construir un protocolo de comunicación en toda la empresa

La mayoría, si no todos, los administradores dicen que deben comunicarse abiertamente y con frecuencia con sus empleados - pero a menudo no lo hacen. Véase, por muchos gerentes, comunicación cae en la categoría de " debe hacer " Más bien que " debe hacer ". Y cuando estamos ocupados, " debe hacer " triunfos " debe hacer " cada vez.

Ahí es donde un protocolo de comunicación entra. Un Protocolo de comunicación es un proceso formal que describe los tipos de información que se ha comunicado a la organización, así como la identificación de la persona (s) responsable de comunicar temas particulares. El protocolo también describe a la audiencia, la frecuencia y vehículos de comunicación sugeridas.

Un protocolo de comunicación, que debe ser representada en todas las áreas comunes tales como vestíbulos y salas de conferencias y se distribuye a todos los nuevos empleados, asegura que las comunicaciones se alinean con las prioridades estratégicas clave de la compañía, ya sea que se relacionan con el compromiso o alguna otra iniciativa. Igual de importante, el protocolo representa un conjunto de compromisos de la empresa a los empleados. Estos incluyen los siguientes:

• Los líderes tendrán que rendir cuentas por el cumplimiento de sus responsabilidades de comunicación, y se evaluarán sobre la eficacia y la puntualidad de su comunicación.

• Los empleados recibirán actualizaciones regulares sobre el progreso, iniciativas y cambios que los afectan.

• Lo más importante desde una perspectiva de compromiso, cada hito de comunicación ofrece oportunidades para que los empleados hagan preguntas, aportan ideas y dar o recibir retroalimentación.

A su vez, las expectativas de los empleados son claras. Todos los empleados tienen la responsabilidad de compartir información y dar retroalimentación para ayudar a la empresa a alcanzar sus metas, reforzando así el deseo de los empleados comunicar " a " y reforzar el compromiso mutuo compartido por empleador y empleado.

Hay varios beneficios para la implementación de un protocolo de comunicación. Un protocolo de comunicación hace todo lo siguiente:

• Define las expectativas de comunicación para los empleados y dirigentes.

• Construye la consistencia en la comunicación de la misión, visión, valores y estrategia de la empresa.

• Crea la alineación con los empleados en todos los niveles.

• Construye en la comunicación circular. Comunicación Circular incluye la comunicación entre los que están en una jerarquía tradicional, como el jefe y subordinado, así como la comunicación entre las unidades de negocio y departamentos de comunicación y que aprovecha los equipos de trabajo y grupos de enfoque. En una cultura de comunicación circular saludable, usted también está incluyendo evaluaciones de 360 ​​comentarios, comentarios de los clientes, y la retroalimentación dentro de la relación matriz.

• Asegura la responsabilidad compartida, de arriba a abajo.

• Ayuda a garantizar que los mensajes se comunican 13 veces, que es el número de veces que algunos expertos creen que un empleado necesita escuchar algo para absorberla.

• Ayuda a aprovechar diferentes lugares y herramientas de comunicación - por ejemplo, las reuniones en el ayuntamiento, correos electrónicos, vlogs (blogs de vídeo), reuniones de departamento, y así sucesivamente. (Usted puede encontrar más información sobre estos lugares y herramientas más adelante en este capítulo).

• Ayuda a conectar todos los niveles de su organización con su marca.

Para construir un protocolo de comunicación, se necesita un equipo de la sección transversal de los ejecutivos (preferiblemente incluyendo el " la parte superior perro "), junto con un grupo de la sección transversal de influencia clave, o conectores. La primera cosa que este equipo debe hacer es montar un borrador del protocolo de comunicación. (Esto tomará el grupo de dos a ocho horas.) Esta figura muestra una plantilla para los equipos en esta fase para ayudar a guiarlos en sus esfuerzos.

En la elaboración del protocolo, el equipo debe considerar lo siguiente:

• ¿Cómo podemos construir en la comunicación de las métricas que son clave para nuestro plan estratégico (por ejemplo, crecimiento, beneficios, contratación de empleados, servicio al cliente, calidad, etc.)?

• ¿Cómo podemos garantizar que el personal se les da la oportunidad de comunicarse para arriba?

• ¿Cómo podemos construir en redundancia en la mensajería entre cada nivel?

Cuando el proyecto se ha completado, debe ser enviada a los que informan a través del CEO (y quizás sus subordinados directos también) para obtener aportes adicionales. Este paso clave también le ayudará a obtener el buy-in. Una vez que la entrada ha sido recibido y apropiado, el protocolo puede ser finalizado (véase la figura).

Con un protocolo finalizado en la mano, el siguiente movimiento del equipo es la construcción de un plan para poner en marcha el protocolo. Este despliegue debería involucrar fanfarria significativa para generar entusiasmo.

La puesta en marcha de un protocolo de comunicación es una gran noticia, y será aceptada por los empleados como, para citar a Martha Stewart, " una buena cosa ". Dicho esto, es probable que encuentre resistencia de los mandos medios, que es probable que ver el protocolo que " una cosa más que hacer eso lleva tiempo ".

Para superar este obstáculo, educarlos sobre los beneficios del protocolo, así como sobre la forma de ser un participante comprometido en el protocolo. Con el tiempo, van a ver que el esfuerzo administrativo implicado en el mantenimiento de un protocolo de comunicación robusta se verá compensado por la ganancia en la alineación y el compromiso de sus empleados.