Maneje documentos y papeles una vez para mejorar la gestión del tiempo

Quienes documentos maestros y papel han dominado de manipulación individual. Estas personas tocan o leer un documento, correo electrónico o de papel una vez y luego tomar medidas. Ellos no se acumulan, mesa, ponderar, cheque, reconsiderar, volver a presentar, o retraso. Se deshacen del documento la primera vez en que manejan o ven.

Si quieres convertirte en un solo controlador, siga los cinco Ds: dump, delegado, desvío, hacerlo, o de depósito. De lo contrario, te enfrentas a una lista menos productivo de Ds: perder el tiempo, ensueño, deliberada, y engañar - todo lo cual conduce a su desaparición.

Documentos Dump

El principio volcado es simple: ¿Usted lo necesita? Si no lo hace, lo descarga o disponer de él. Diga no a cualquiera de las siguientes preguntas, y usted puede sentirse cómodo golpear el botón Eliminar o enviarlo a la papelera de reciclaje trituradora o:

• ¿Usted realmente necesita para actuar en tal o mantenerlo?

• ¿Es esta nueva información relevante que necesita ahora o en el futuro?

• ¿Esta información benefician a un colega o cliente?

• ¿Hay consecuencias por no mantenerlo?

• ¿Este aumento de los ingresos o de servicio al cliente?

Ordenar su correo a través de la papelera de reciclaje o basura. Todo lo que se arremolina en el recipiente o canasta ya no es su problema.

Documentos Delegado

¿Tiene usted una rata del paquete interior que quiere aferrarse a todo, incluyendo todos los periódicos que se cruce en tu escritorio? Una manera de cerrar este impulso es delegar trabajos a otra persona. Incluso si tú saber usted podría completar la tarea con las dos manos atadas detrás de la espalda, eso no quiere decir que es el mejor uso de su tiempo. Delegado y dése más tiempo para trabajar en tareas de alto valor, mientras que la construcción de las habilidades y la confianza de las personas que delegar en.

Detour documentos- volver más tarde

Manejo de todos los correos electrónicos, documentos electrónicos, o incluso la hoja de papel una vez que es un objetivo fantástico, pero a veces es imposible. Tal vez usted necesita más información antes de poder delegar o disposición sobre los productos, o tal vez el documento plantea preguntas importantes que necesitan ser contestadas antes de actuar. Si puede desviarse y aparcar el correo electrónico, documentos electrónicos o en papel para su posterior seguimiento, que ha ahorrado tiempo deliberando ahora.

No estacione nada permanentemente! Cree un archivo de desvío para documentos y papeles con retraso, pero asegúrese de obtener la información que necesita y hacer frente a la cuestión. No deje que su archivo temporal crece en un montón oculto en un archivo.

Hazlo: tomar acción requerida por un documento

Hazlo es el más fácil y más simple de todos los Ds. Tomar medidas, ya sea para hacer el trabajo de manera rápida o porque hay un alto nivel de urgencia asociada a ella:

• Tienden a asuntos urgentes. Si la tarea se mueve a la parte superior de su lista de prioridades después de leer el papel, el mejor curso de acción es que hacerlo ahora. Cambie sus prioridades y trabajar hasta que se complete la nueva prioridad, incluso si se le lleva el resto del día.

• Obtener la tarea realizada rápidamente. Siga la regla de los cinco minutos: Si la tarea necesaria, llamada telefónica, respuesta o aclaración es algo que sólo se puede hacer, y que va a tomar menos de cinco minutos, hágalo usted mismo en este momento. En el momento de desvío que, recogerlo de nuevo más tarde, releerlo, y reorientar, se le han invertido mucho más tiempo que los cinco minutos necesarios ahora.

Depot es: la presentación de documentos

LA depósito es un lugar donde algo se deposita o se almacena. Establecer un depósito de efectivo para los papeles que hay que tener (y solamente los papeles que necesitan para mantener).