Detrás de las escenas de un sistema de contabilidad

Teneduría de libros se refiere al proceso de acumulación, organizar, almacenar, proteger, y acceder a la base de información financiera de una entidad, que es necesaria para dos propósitos generales. El primero es facilitar las operaciones del día a día de la entidad, y el segundo está preparando estados financieros, declaraciones de impuestos, y los informes internos a los administradores.

Contabilidad (también llamado mantenimiento de registros) Puede ser pensado como la infraestructura de la información financiera de una entidad. Por supuesto, la base de la información financiera debe ser completa, precisa y oportuna.

Cada sistema de registros necesita controles de calidad construido en él, que son llamados controles internos o interna controles contables. Cuando un error se arrastra en el sistema, puede ser difícil de erradicar y correcta. Controles de entrada de datos son particularmente importantes. La seguridad de los sistemas de contabilidad en línea y basados ​​en computadoras se ha convertido en una prioridad tanto con fines de lucro y entidades sin fines de lucro.

Contadores diseñar los controles internos para el sistema de contabilidad, que sirven para minimizar los errores en el registro de la gran cantidad de actividades que la entidad se dedica a lo largo de un período de tiempo específico. Los controles internos también se basó en detectar y disuadir el robo, la malversación, el fraude y la conducta deshonesta de todo tipo. En la contabilidad, controles internos son la onza de prevención que vale una libra de cura.

La mayoría de las personas no se dan cuenta de la importancia del departamento de contabilidad para mantener un negocio funcionando sin contratiempos y retrasos. Por lo general, el departamento de contabilidad es responsable de lo siguiente:

• Nómina: Los sueldos y salarios totales percibidos por cada empleado cada período de pago, que se llaman Salario Bruto o ingresos completos, tienen que ser calculados. En base a la información privada detallan en los archivos de personal y las ganancias al día la información, las cantidades correctas de impuesto sobre la renta, impuesto de la seguridad social, y varias otras deducciones de los salarios brutos no se han determinado.

  Stubs, que reportar diversa información a los empleados de cada período de pago, que se adjuntará a los cheques de nómina, o preparados por separado si el pago neto se envía electrónicamente a la cuenta bancaria del empleado. Las cantidades totales de impuesto retenido los ingresos y los impuestos de seguridad social, además de los impuestos de empleo impuestas al empleador, tienen que ser pagados a las agencias del gobierno federal y estatal a tiempo.

  Jubilación, vacaciones, pago por enfermedad y otros beneficios ganados por los empleados tienen que ser actualizado cada período de pago. En resumen, la nómina es una función compleja y crítica de que el departamento de contabilidad realiza. Nota: Muchas empresas subcontratan funciones de nómina a las empresas que se especializan en esta área.

• Colecciones de efectivo: Todo el efectivo recibido de las ventas y de todas las otras fuentes tiene que ser cuidadosamente identificados y registrados, no sólo en la cuenta de efectivo, sino también en la cuenta correspondiente a la fuente del efectivo recibido.

  El departamento de contabilidad se asegura de que el dinero se deposita en las cuentas de cheques correspondientes de la empresa y que una cantidad adecuada de la moneda y la moneda se mantiene en la mano para hacer el cambio para los clientes. Contadores equilibrar la chequera del negocio y de control que las personas tienen acceso a los recibos de caja entrantes.

• Los pagos en efectivo (desembolsos): Además de los cheques de nómina, una empresa escribe muchos otros controles durante el transcurso de un año - a pagar por una amplia variedad de compras, a pagar impuestos a la propiedad, a pagar los préstamos, y para distribuir algunos de sus ganancias a los propietarios de la negocios, por ejemplo.

  El departamento de contabilidad prepara todos estos controles para las firmas de los funcionarios de negocios que están autorizados para firmar cheques. El departamento de contabilidad mantiene todos los documentos y archivos de negocios de soporte para saber cuando los cheques deben ser pagados, se asegura que la cantidad a pagar es correcto, y envía los cheques a la firma.

• Adquisiciones e inventario: Departamentos de contabilidad generalmente son responsables de mantener un registro de todas las órdenes de compra que se han colocado para inventario (productos para ser vendidos por la empresa) y todos los demás activos y servicios que compra el negocio - desde sellos de carretillas elevadoras.

  Un negocio típico hace muchas compras en el transcurso de un año, muchos de ellos en el crédito, lo que significa que los artículos comprados se reciben hoy, pero pagados después. Así que esta área de responsabilidad incluye mantener los archivos de todas las responsabilidades que se derivan de compras a crédito para que los pagos en efectivo se pueden procesar a tiempo.

  El departamento de contabilidad también mantiene un registro detallado de todos los productos disponibles para la venta por la empresa y, cuando se venden los productos, registra el costo de los bienes vendidos.

• Cálculo del coste: Los costos no son tan evidentes como parecen. Muchas de las decisiones tienen que hacerse en relación con los factores que incluir en el coste de fabricación de un producto, y en los costos de compra de los productos vendidos por los minoristas como Costco y Wal-Mart. Seguimiento de costos es una función importante de la contabilidad en todas las empresas.

• La contabilidad de la propiedad: Un negocio típico posee muchas diferentes activos a largo plazo sustanciales que van bajo los nombres genéricos propiedad, planta, y equipo - incluyendo los muebles y equipo de oficina, armarios frigoríficos de venta, equipos, maquinaria y herramientas, vehículos, edificios y terrenos.

  A excepción de los artículos relativamente pequeño costo, tales como destornilladores y sacapuntas, una empresa mantiene un registro detallado de su propiedad, tanto para el control de la utilización de los activos y para determinar la propiedad personal y bienes raíces impuestos. El departamento de contabilidad mantiene estos registros de propiedad.