Diez trampas de gestión de proyectos y cómo evitarlos

La gestión de un proyecto es difícil. Ámbito de aplicación, recursos, expectativas, horarios y presupuestos están siempre cambiando. Aunque Microsoft Project le puede ayudar con la mecánica de la organización, la planificación y el seguimiento de un proyecto, no puede ayudar a evitar todas las trampas en la gestión de proyectos. He aquí un vistazo a las diez de las trampas más comunes y consejos sobre cómo evitarlos.

Comience demasiado pequeño

Para empezar con el pie derecho en un nuevo proyecto, empezar por reflexionar sobre el panorama general y su forma de trabajo hasta los detalles sistemáticamente. Usted tiene que entender el propósito, los objetivos y la importancia estratégica del proyecto antes de sumergirse en las tareas detalladas que son necesarias para completar el proyecto.

Comience por hacer estas preguntas: Si el proyecto organizado por entregar? Por fase? Por la geografía? Por tipo de tecnología? Piense en las implicaciones de la organización de su proyecto en cada uno de estos aspectos. Uno a determinar cómo desea organizar el proyecto puede comenzar su estructura de desglose del trabajo (EDT). Si decide organizarlo por fases, cada fase de su proyecto se refleja en el nivel superior de la WBS- si usted decide que los entregables son una mejor manera de organizar el proyecto, esos son el nivel superior. Una vez establecido el nivel superior, se puede empezar a descomponerse el nivel superior en paquetes de trabajo más detallados y de los paquetes de trabajo en tareas.

Dejar de cubrir sus supuestos

No se podía planear un proyecto sin algunos supuestos. Hacer suposiciones no es un problema, pero la creencia de que otras personas sepan - o incluso la participación - sus supuestos es un problema.

Cada vez que se inicia un nuevo proyecto, crear un registro supuesto - ya sea en una hoja de cálculo Excel o como una tabla de Word. Documentar el supuesto, especifique la fecha límite para la validación, y agregar un campo para comentarios. Es muy simple, pero asegura que todo el mundo está operando bajo el mismo conjunto de supuestos.

Pegue el supuesto en la sección de Notas de las tareas afectado por el supuesto.

Trate a su proyecto como la única VIP (Proyecto Muy Importante)

Su proyecto es importante para usted-, de hecho, puede ser el aspecto más importante de su trabajo. Puede que no sea tan importante para todos los demás, sin embargo. Si usted trabaja en una organización que tiene muchos proyectos en curso, la suya es probable que no la prioridad N ° 1. Siempre que los recursos se extraen de su proyecto para ayudar en otro, simplemente volver a la programación y revisar su plan para completar el trabajo. Puede que tenga que revisar la línea de base o incluso crear una nueva.

Creer que la disponibilidad es un conjunto de habilidades

Cuando se trabaja en el interior del proyecto y tratar de equilibrar la disponibilidad de recursos con el trabajo que debe ser completado, la estrategia más fácil es buscar la primera no asignado, o underallocated, recursos y asignar a esa persona a una tarea. El problema es que el recurso no asignado puede no tener las habilidades para hacer el trabajo. La posición de un empleado en el departamento de TI, por ejemplo, no garantiza, ni implica, que puede construir una base de datos o arquitecto un sistema. Identificar las habilidades necesarias para completar el trabajo, e identificar las habilidades de los recursos disponibles. Usted puede incluso necesitar para identificar habilidad niveles, tales como nivel de entrada, nivel medio y experto.

Suscríbete al mito de recursos ilimitados

Si no está calculando el esfuerzo, y la duración de cada tarea, se corre el riesgo de asignar demasiado trabajo para un solo recurso. En la mayoría de los casos, los recursos no se dedican a proyectos a tiempo completo. Muchos recursos trabajan en un matriz organización- trabajan en múltiples proyectos, o que hacen el trabajo del proyecto.

Si no determinar cómo los recursos de largo debe gastar en el proyecto y nivelar el trabajo en consecuencia, se enfrenta a una desagradable sorpresa cuando el proyecto se retrasa debido a que sus recursos no son 100 por ciento dedicado o porque usted los ha sobreasignado.

Confíe en las estimaciones poco realistas

Como director del proyecto, que se basan en los miembros del equipo para proporcionar estimaciones precisas de costos y la duración de su trabajo. Después de todo, usted no puede ser un experto en la materia en todos los campos. Sin embargo, como usted todavía está considerado responsable de la programación y el presupuesto a desarrollar, debe entender cómo se desarrollaron las estimaciones y luego verificar el método de estimación apropiado.

En la sección Notas, documentar la base de las estimaciones y los supuestos utilizados para desarrollar una estimación para ayudar a mantener un registro de las variables asociadas a la estimación.

Olvídese de prepararse para la ley de Murphy

Un gerente de proyecto tiene una actitud de poder hacer. Estar en el negocio de la solución de problemas y la obtención de resultados, sin embargo, no significa que usted puede permitirse ser ciegamente optimistas sobre proyectos. Entrega a tiempo y dentro del presupuesto depende en parte en el establecimiento de la reserva de contingencia tanto para la programación y el presupuesto. Puede establecer la reserva para tareas individuales que son inherentemente riesgosa y establecer una reserva general del proyecto. Para los proyectos más simples, una reserva del 10 por ciento es suficiente. Para la tecnología de punta, es posible que tenga una reserva de 50 por ciento o más.

Déjese llevar por el cumplimiento de la locura

El No. 1 impedimento para la realización de tareas es sin duda La Reunión. Usted puede recordar días de trabajo en el que hustled de una reunión a otra, sólo para llegar al final del día y darse cuenta de que usted no pudo completar cualquiera de su propio trabajo. Probablemente no tiene que asistir a todos ellos - o que, si al menos se habían ejecutar con mayor eficacia, podrían haber llegado a la conclusión, en la mitad del tiempo.

Detener la locura reunión! Programar reuniones - incluso reuniones de estado semanales - sólo cuando sea necesario. Experimento mediante la celebración de reuniones de equipo cada dos semanas o la realización de reuniones de uno a uno con los miembros del equipo.

Si un tema específico en el programa requiere la entrada de una de las partes interesadas, invitar a esa persona a asistir sólo la parte de la reunión y luego se le excuse de volver al trabajo.

Olvida que es sólo un modelo

Después de saber cómo crear un programa eficaz mediante Project, no hay que confundir el calendario de la realidad. El horario es simplemente una modelo de la realidad, dada la información disponible en el momento. Información, suposiciones, estimados y recursos de todo cambio, los riesgos y los problemas están siempre presentes, y por supuesto, el alcance de los cambios en el proyecto. Por lo tanto, tan pronto como la línea de base del proyecto, es probable que sea obsoleta.

Haga todo lo posible, por supuesto, para actualizar el modelo con la información más reciente, pero recuerda que sólo la programación de un evento no garantiza que se va a producir.

Basándose en los milagros

Si no puede encontrar la manera de cumplir con un plazo determinado los recursos y la información que introduzca en el Proyecto, es poco probable que cumplir ese plazo. De hecho, el proyecto puede ayudarle a comunicar los problemas inherentes a una fecha de entrega agresivo. Puede mostrar los interesados ​​el horario y pídales que le ayuden a determinar la forma de acelerar la finalización de las tareas. En algunos casos, los interesados ​​pueden proporcionar información relevante que le ayuda a terminar sooner- en otros casos, sin embargo, quieren que el proyecto realizado en una fecha específica, pero no hay manera razonable para cumplir con la fecha de vencimiento.

Cuando te enfrentas a un plazo realista, conocer lo mejor que pueda. Si el plazo es simplemente imposible, sin embargo, reconocerlo. Usted puede utilizar Project para buscar enfoques alternativos para el logro de los resultados del proyecto - aunque no se puede utilizar para comprimir el tiempo.