Herramientas de gestión de comunicaciones del plan que usted debe saber para el examen de certificación PMP

Correr la voz efectivamente significa analizar su público y su entorno. Además, para el examen de certificación PMP, que desea seleccionar el método más eficaz de comunicación para su proyecto.

Análisis de los requisitos de comunicación

Al revisar el registro de gestión de los interesados, compararla con la infraestructura de su organización y los activos para ayudar a determinar el mejor método de comunicación. También puede ser que desee mirar a su proyecto y los organigramas de la empresa. Analizar qué información es interno y qué información tiene que ir fuera de la organización. Ten en cuenta también si los interesados ​​están en un lugar o varios lugares.

Cuanta más gente se comunican, más oportunidades hay para la falta de comunicación. Un modelo matemático muestra la relación entre el número de personas y el número de canales de comunicación (o caminos):

(N (n - 1)) / 2

dónde n es el número de personas.

Vea cómo funciona este sistema. Si usted tiene a cinco personas, aquí está la forma de calcular el número de canales de comunicación que tenga:

(5 (5 - 1)) / 2 = 10

Ahora ver lo que sucede cuando se agrega tres personas más. Se podría pensar que tiene otros tres canales, o incluso seis canales más. Sin embargo, en realidad tiene 18 más canales de comunicación!

La ecuación es ahora

(8 (8 - 1)) / 2 = 28

Piénsalo de esta manera: Hay 28 maneras para que la gente a interpretar la información - y eso significa 28 maneras para que su mensaje a obtener malinterpretado. Agregar otro cuatro personas para el equipo, y ese número aumenta a 66! La comunicación tiene que ser eficaz y eficiente!

Tecnología

La tecnología que tiene disponible es uno de los factores ambientales de la empresa (EEFS) hay que tener en cuenta, sobre todo si tiene un equipo con miembros del equipo internos y contratistas externos. Además, consideran que si las personas se encuentran en el centro o dispersos geográficamente. Éstos son algunos de los factores tecnológicos que darán forma a su plan de comunicación.

• Urgencia: Determinar si los interesados ​​necesitan información inmediatamente o pueden esperar. Si usted está trabajando en un proyecto de construcción en un entorno peligroso, como un área propensa a huracanes o tornados, necesita la capacidad de comunicarse de inmediato con la obra de construcción y los trabajadores que puedan verse afectados.

• La disponibilidad de tecnología: Evaluar si la organización cuenta con la tecnología y los sistemas en el lugar para apoyar su estrategia de comunicación. Un proyecto que requiere de algunos de los empleados que trabajan a distancia durante varios días requeriría el personal de tener ordenadores portátiles. Si ellos están normalmente en la oficina de tiempo completo y sólo tienen las computadoras de escritorio, examinará la cuestión por adelantado.

• Facilidad de uso: Usted puede crear un sitio web genial para comunicarse con su equipo. Podría tener documento de almacenamiento, capacidad de mensajería, control de versiones, y todo tipo de funcionalidad aseado, pero si no es intuitivo para el público y fácil de usar, nadie se va a usar. Cuando se trata de la comunicación, recuerde: Keep it simple!

• Dotación de personal prevista: Compruebe que todo el mundo tiene la misma plataforma o el mismo acceso a la información. Esto es particularmente relevante cuando se trabaja con contratistas, que podrían funcionar en una plataforma tecnológica muy diferente. Por ejemplo, digamos que usted contrata a una empresa de comercialización de parte de su proyecto- que la empresa utiliza los ordenadores de Apple, pero su empresa utiliza PCs. Dotación de personal de su proyecto con los miembros de la empresa de marketing de comunicación del proyecto impactos.

• Duración: Para los proyectos que son tres años o más, usted puede contar con al menos parte de su cambio de tecnología de las comunicaciones. Es posible que no sabe cómo va a cambiar, pero sería prudente tener eso en mente. Con los teléfonos inteligentes y Tablet PC rápida evolución con nuevas aplicaciones, la predicción de cómo las personas se comunican en el futuro es difícil!

• Entorno del proyecto: El medio ambiente puede ser tan simple como parte del equipo de ser virtual, o puede incluir factores más complejos, como los miembros del equipo ubicados en diferentes zonas horarias, países, o incluso ubicaciones geográficas extremas, como en el Círculo Polar Ártico o en el desierto de Mojave.

Modelos de comunicación

El examen de PMP utiliza un modelo de comunicación emisor-receptor estándar.

• Remitente: Quién transmite un mensaje y es responsable de hacer el contenido claro y completo. El remitente también es responsable de confirmar que el receptor entiende el mensaje correctamente.

• Codificación: Traduciendo ideas en el lenguaje, por lo general lenguaje oral o escrito.

• Mensaje: La salida de la codificación.

• Medio: Los medios de transmitir el mensaje. A veces se denomina el medio como el canal.

• Ruido: Cualquier cosa que interfiera con la transmisión del mensaje, incluyendo estáticas, las distracciones, las ideas preconcebidas y estereotipos, normas culturales, equipos de transmisión de un mal funcionamiento, o cualquier cosa que se deteriora o causa una barrera para la transmisión exitosa.

• Decodificación: Traduciendo el mensaje en pensamientos significativos e ideas.

• Receptor: El destinatario del mensaje, responsable de la decodificación del mensaje y proporcionar retroalimentación. El receptor es responsable de asegurarse de que se reciba el mensaje completo y entendido mediante la codificación de un mensaje al remitente transmitir eso.

• Reconocer: Confirmación de la recepción de la información. Acuse de recibo no implica acuerdo, pero solo recibo.

• Comentarios / respuesta: Después de que se haya recibido y comprendido la comunicación, el receptor puede enviar un mensaje con pensamientos e ideas sobre el mensaje.

Los métodos de comunicación

Los métodos de comunicación incluyen empuje, tracción, y la comunicación interactiva:

• Empujar: Comunicación enviada a los receptores, que comprende un emisor, medio, y el mensaje. No alcanza necesariamente el receptor para la decodificación. Esto incluye notas, correos electrónicos, informes, correo de voz, y así sucesivamente.

• Halar: Información solicitada por el receptor. En otras palabras, el receptor busca activamente la información. Esto puede incluir un miembro del equipo de ir a una intranet para encontrar políticas de comunicación o plantillas, correr las búsquedas en Internet, y el uso de repositorios en línea.

• Interactivo: Emisor y receptor de intercambio de información. Esto ocurre en la conversación, llamadas telefónicas, reuniones, y similares. Esta es la forma más eficaz de comunicación.

La forma más común de la comunicación interactiva es reuniones. Los equipos tienen reuniones para planificar, comunicar el estado, resolver problemas, tomar decisiones, recoger las lecciones aprendidas, y para una variedad de otras razones.