Cómo planificar un proyecto de eficiencia éxito

Para aumentar la productividad o reducir los residuos en su empresa u organización, es necesario planificar cuidadosamente para un proyecto de eficiencia. Para avanzar de manera eficiente y, finalmente, llegar al objetivo declarado del proyecto, se necesita un plan para la comunicación del equipo claro, la defensa de la calidad del producto / servicio, y medir el éxito.

Establecer comunicación

Con la diversidad de públicos que se buscan información sobre su proyecto y la matriz de datos que se le recogiendo, es esencial que usted se prepara un proyecto de Plan de Gestión de las Comunicaciones para evitar la duplicación de esfuerzos y para asegurarse de que nada ni nadie cae a través de las grietas.

Como mínimo, el plan debe especificar lo siguiente para todas las comunicaciones del proyecto:

• Público objetivo: Las personas cuyas necesidades de información se dirigen a través de la comunicación del proyecto. Este puede ser el equipo en su conjunto, un subcomité, la alta dirección, o los usuarios externos.

• Las necesidades de información: La información que el público objetivo quiere y / o necesita.

• El intercambio de información de actividad: El tipo específico de la actividad de intercambio de información que se utilizará para transmitir información al público objetivo (informes escritos, presentaciones y reuniones, por ejemplo).

• Contenido: Los datos específicos que se compartan en la comunicación del proyecto.

• Frecuencia: Cuando se produce la actividad de intercambio de información (puede ser tanto regular regular o ad hoc)

• Recopilación de datos: ¿Cómo y cuando se recogen los datos para el informe

Garantizar la calidad del producto

La entrega de un único producto final no significa mucho si en última instancia, necesita un millón de copias y ha tenido que crear 99 versiones defectuosas para llegar a eso solo deseable. Tu plan de proyecto debe especificar qué nivel de calidad el producto final debe cumplir. Usted puede expresar esto en términos de Six Sigma (" el nuevo proceso de fabricación debe operar a las cinco sigma "), o en otros términos concretos.

En un ejemplo de conversión de CRM, el resultado final deseado incluye la importación de todos los datos del sistema de edad en el nuevo CRM. Sin embargo, desde el viejo sistema tenía campos personalizados que no siempre se utilizaron de manera uniforme, se requiere un poco de esfuerzo manual para leer y procesar esos datos cuestionables.

Especificar si usted se preocupa por la importación de esos datos en absoluto, o si se trata de un requisito de negocio absoluta al puerto 100 por ciento de esos datos, ayuda a determinar qué recursos se necesitan y cuando el proyecto es realmente completo.

Construir una lista de audiencia

La audiencia de un proyecto es cualquier persona o grupo que apoya, se ve afectado por, o está interesado en su proyecto. La audiencia de su proyecto puede estar dentro o fuera de su organización, y saber quiénes son ayuda a planificar si, cuándo y cómo involucrar a ellos.

Una lista audiencia proyecto es un documento vivo. Tienes que empezar a desarrollar su lista tan pronto como usted comienza a pensar en su proyecto. Anote los nombres que se dan a usted- cuando se discute su proyecto con otras personas, preguntarles quién creen que pueden ser afectados o interesados ​​en su proyecto.

Categorías audiencia sugeridas incluyen solicitantes superiores de dirección-, jefes de proyecto, usuarios finales, los miembros del equipo, los grupos normalmente involucrados, grupos necesarios sólo para este proyecto, clientes, colaboradores, proveedores, contratistas, proveedores, reguladores, asociaciones profesionales y el público.

Después de haber escrito algunas listas de audiencia, se puede construir un modelo interno que incluye las categorías de miembros de la lista e incluso pre-listas de nombres específicos. En el futuro, se puede empezar con esta plantilla de lista en lugar de tener que empezar de cero. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que garantiza que no se le olvide ciertas funciones y nombres clave, debido a que ya están en la lista!