Maximizar la participación de la audiencia en su proyecto
El proyecto va a administrar se beneficiará si se mantiene a la audiencia (ya sean grupos o individuos) que participan a través de reuniones y la comunicación escrita. Para maximizar la participación y las contribuciones de sus audiencias, tenga en cuenta las siguientes pautas a lo largo de su proyecto:
Involucrar al público a principios de la planificación del proyecto si tienen un papel en el futuro. Dé a sus audiencias la opción de participar en la planificación, incluso si no se realizan hasta más tarde en el proyecto. A veces se puede compartir la información que va a hacer sus tareas más fáciles. Por lo menos, pueden reservar tiempo para prestar sus servicios cuando los necesite.
Si usted está preocupado con la legalidad de la participación de un público específico, consulte con su departamento o contratos oficina jurídica. Supongamos que usted está planeando para adjudicar un contrato competitivo para comprar ciertos equipos. ¿Quieres saber si los posibles oferentes suelen tener este equipo en la mano y el tiempo que tomará para recibirlo después de adjudicar el contrato. Sin embargo, le preocupa que el hablar a los posibles contratistas en la etapa de planificación puede inclinar a retirarse sobre la adquisición y dar lugar a acusaciones de favoritismo por los licitantes no que no sabían acerca de la adquisición por adelantado.
En lugar de ignorar esta importante audiencia, consulte con su oficina de contratos o departamento legal para determinar cómo se puede obtener la información que desee y aún así mantener la integridad del proceso de licitación.
Desarrollar un plan con todos los públicos clave para satisfacer sus necesidades e intereses de la información así como la suya. Determinar la información que quieren y la información que usted cree que necesitan. También decidir cuándo proporcionar esa información y en qué formato. Por último, aclarar lo que quiere de ellos y cómo y cuándo pueden proporcionarla.
Siempre asegúrese de que entiende cada público de ¿Qué hay en él para mí (WIIFM). Aclarar por qué es de interés para cada audiencia para ver su proyecto tenga éxito. A lo largo de su proyecto, seguir recordando a su público de los beneficios se darán cuenta cuando se completa y el progreso de su proyecto de su proyecto ha hecho hacia el logro de esos beneficios.
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