Cómo comprobar la autoridad de su audiencia proyecto

Al involucrar a un público en el proyecto está administrando, confundiendo nivel de autoridad de una persona puede conducir a la frustración, así como la pérdida de tiempo y dinero. Confirme que la gente que ha identificado como el público tienen la autoridad para tomar las decisiones que necesitan para tomar para realizar sus tareas. Si ellos no tienen esa autoridad, saber quién hace y cómo llevar a esa gente en el proceso.

Al comienzo de la realización de la fase de trabajo en sus proyectos, seguir los siguientes pasos para definir la autoridad de cada miembro de la audiencia:

1. Aclarar las tareas y decisiones de cada miembro de la audiencia.

   Definir con cada persona de sus tareas y su papel en esas tareas. Por ejemplo, se acaba de trabajar en la tarea, o va a también aprobar los horarios, los gastos de recursos y enfoques de trabajo?

2. Pida a cada miembro de la audiencia lo que su autoridad es con respecto a cada decisión y de la tarea.

   Pregunte acerca de las tareas individuales en lugar de todos los problemas en un área en particular. Por ejemplo, una persona puede tener más confianza acerca de su autoridad para aprobar compras de suministros de hasta $ 5,000 a aproximadamente su autoridad para aprobar todas las compras de equipos, sin importar el tipo o cantidad.

   Aclarar las decisiones que el miembro de la audiencia puede hacer él mismo. Para las decisiones que requieren la aprobación de otra persona, saber cuya aprobación necesita. (Pregunte, no asuma!)

3. Pida a cada miembro de la audiencia cómo se sabe qué autoridad que tiene.

   ¿Tiene una política escrita, procedimiento o directriz confirman la autoridad? ¿Acaso el jefe de la persona que lo dice en la conversación? Es la persona que acaba de asumir? Si la persona no tiene ninguna información que confirme específica, animarlo para conseguirlo.

4. Echa un vistazo a la historia de cada miembro de la audiencia de ejercer la autoridad.

   ¿Usted o otras personas trabajado con esta persona en el pasado? ¿Ha sido revocada a raíz de las decisiones que él dijo que estaba autorizado a hacer? Si es así, preguntarle por qué cree que no será revocada de manera similar esta vez.

5. Compruebe si hay algo que ha cambiado recientemente con respecto a la autoridad de cada miembro de la audiencia.

   ¿Hay alguna razón para creer que la autoridad de esta persona ha cambiado? Es la persona nueva a su grupo actual? Para su posición actual? Ha recientemente la persona comenzó a trabajar para un nuevo jefe? Si cualquiera de estas situaciones existe, animar a la persona a encontrar documentación específica para confirmar su autoridad por su beneficio, así como la suya.

Vuelva a confirmar la información de estas medidas cuando las tareas de toma de decisiones de un público en particular cambian. Supongamos, por ejemplo, que en un inicio se espera que todas las compras individuales de su proyecto sean iguales o por debajo de $ 2.500. Bill, el representante del equipo del grupo financiero, que asegura que él tiene la autoridad para aprobar dichas compras para su proyecto sin consultar con su jefe. A mitad del proyecto, usted encontrará que usted tiene que comprar un pedazo de equipo por $ 5.000. Asegúrese de verificar con Bill que él puede autorizar personalmente este gasto mayor. Si él no puede, averigüe cuya aprobación que necesita y piensa cómo conseguirlo.