¿Cómo mantener los registros de empleados
Mantener registros de empleados precisa y actualizada es esencial para su negocio, especialmente cuando se consideran todos los requisitos de presentación estatales y federales para impuestos de los empleados. De lo contrario, usted tendrá un tiempo difícil llenar todos los formularios necesarios y proporcionar detalle trimestral sobre sus empleados y su nómina.
La mejor manera de realizar un seguimiento de información de los empleados mediante un sistema de contabilidad manual es establecer un diario de los empleados y crear una página del diario independiente para cada empleado.
Los registros individuales detallados que usted guarda en cada empleado debe incluir esta información básica, la mayoría de los cuales se recaba o determinada como parte del proceso de contratación:
Nombre, dirección, número de teléfono y número de Seguro Social
Departamento o división dentro de la empresa
Fecha de inicio con la empresa
Tarifa de pago
Período de pago (semanal, quincenal, quincenal o mensual)
Ya sea por horas o asalariado
Ya sea exento o no exento
W-4 descuentos de la retención
Información Beneficios
Deducciones de nómina
Toda la actividad de la nómina
Si un empleado pide que cambie el número de derechos de emisión retención y presentar una nueva W-4 o pide beneficios cambios, su registro debe ser actualizado para reflejar esos cambios.
El dato de carácter personal que no cambia cada período de pago debería aparecer en la parte superior de la página de la revista. A continuación, se divide la información restante en al menos siete columnas.
He aquí una muestra de lo que la página del diario de un empleado puede ser:
La página del diario muestra contiene sólo siete columnas: fecha de registro de entrada, los salarios imponibles de impuestos, Seguridad Social, impuestos de Medicare, retención federal, retenciones estatales y cantidad del cheque red. (El impuesto estatal en la muestra es cero porque este empleado particular, trabaja en un estado de impuestos no relacionada.)
| Fecha | Los salarios imponibles | SS | Med | Fed WH | Estado WH | Comprobar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 8.4 | $ 640 | 39.68 | 9.28 | 8.62 | 0 | $ 582.42 |
| 4/22 | $ 640 | 38.68 | 9.28 | 8.62 | 0 | $ 582.42 |
Es posible que desee agregar otras columnas a su diario de los empleados para realizar un seguimiento de las cosas tales como:
Salarios no imponibles. Estos incluyen beneficios para la salud o de jubilación que se pagan antes de descontar los impuestos.
Beneficios. Si el empleado recibe beneficios, necesita al menos una columna para rastrear todos los importes retirados del cheque del empleado para pagar por esos beneficios. De hecho, es posible que desee considerar el seguimiento de cada beneficio en una columna separada.
Tiempo de enfermedad
Tiempo de vacaciones
Claramente, estas hojas de diario de los empleados puede ser muy larga muy rápidamente. Es por eso que muchas pequeñas empresas utilizan sistemas de contabilidad computarizados para controlar tanto los registros de nómina y de los empleados. Las siguientes figuras muestran cómo se añade un nuevo empleado al sistema de QuickBooks.
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