¿Cómo desarrollar un repositorio de información de inteligencia competitiva

Antes de comenzar la recolección de información de inteligencia competitiva, necesita un lugar para ponerlo - idealmente, una base de datos segura, centralizada que permite a cualquier persona dentro de la organización para introducir y extraer información. Lo que esta en algún lugar parece y donde reside varía de acuerdo a sus necesidades y presupuesto, pero debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Capacidad para almacenar e indexar los diferentes tipos de contenido digital, incluyendo texto, imágenes, audio y video

• De fácil acceso para cualquier persona en la organización de los datos de entrada o de extracto

• Capacidad para buscar y filtrar los resultados en función de sus necesidades de inteligencia

• Seguros contra las amenazas externas de malware y hackers maliciosos

• Capacidad para establecer privilegios de usuario, restringir el acceso a cierta información, y supervisar los usuarios

Lo que su repositorio de información parece varía de acuerdo a las tecnologías que elegir o que tengan a su disposición. Aquí están algunas opciones:

• Una base de datos: Puede crear una base de datos personalizada mediante el uso de cualquier programa de base de datos, como Microsoft Access. En Access, puede clips de documentos de introducción de texto, imágenes, audio y vídeo, archivos PDF, y más- y crear etiquetas de recuperación para ayudar a encontrar las entradas más tarde. Esta es una gran manera, barato para organizaciones más pequeñas para crear un repositorio de información.

• Soluciones de almacenamiento de datos: Si su organización es grande y compuesto por muchos departamentos, cada uno de los cuales tiene un sistema diferente para introducir y almacenar información, considere una solución de almacenamiento de datos más robusta.

  Un almacén de datos (DW o DWH) es una base de datos central grande que almacena los datos de diversas fuentes y permite a personal autorizado desde cualquier lugar de la organización para acceder a los datos, elaborar informes y realizar análisis. Una ventaja añadida de un almacén de datos es que aumenta la seguridad, lo que le permite asignar diferentes niveles de acceso a diferentes personas.

  Considere la posibilidad de soluciones basadas en la nube (cloud computing), que proporcionan un acceso más fácil a los datos desde cualquier lugar del mundo y son mucho menos propensos que cualquier solución de base de datos interna de encontrar limitaciones de almacenamiento.

• Un sistema de archivo en un ordenador centralizado o una carpeta en la red de la organización: Las subcarpetas se pueden utilizar para organizar la información por categoría.

• Un sitio web interno con capacidad de búsqueda: Un sitio web interno puede proporcionar las mismas funciones de búsqueda y recuperación como un sitio web estándar, mientras que proporciona acceso sólo al personal autorizado.

La solución ideal para usted es probable que se nace a través de una colaboración entre el CI y de TI. Explique a TI lo que necesita y trabajar con ellos para evaluar las distintas opciones.

Planee con anticipación. Considere cómo las personas de su organización son propensos a acceder a la información en el repositorio. En la mayoría de los casos, el personal van a buscar información sobre los competidores específicos, segmentos de productos, o segmentos competitivos (como país, región, o base de clientes).

Cómo introducir la información de inteligencia competitiva en el sistema

Cuando reciba la información (contenido), es necesario introducir en el sistema. Los pasos varían en función del sistema que utilice. En algunos casos, es posible introducir todo en una base de datos. En otros casos, puede crear una carpeta separada y guardar todos los documentos relacionados y la información a esa carpeta.

Si su fuente interna no le ha suministrado con una hoja de informe de inteligencia competitiva, crear una antes de introducir la información en el sistema. Esta hoja contiene el área de estudio, un resumen de la información, una lista de fuentes, las recomendaciones para la acción, y así sucesivamente. Su hoja informativa proporciona una guía sobre lo que tiene que entrar en el sistema.

Cómo categorizar la información de inteligencia competitiva

Una forma de organizar la información para facilitar la recuperación es clasificar de acuerdo a las necesidades de CI o departamento. Por ejemplo, cierta información puede ser más relevante para la comercialización o de las ventas, mientras que otra información se ocupa más con la distribución o fabricación.

Si está utilizando una base de datos o sitio web para organizar su repositorio de información, puede utilizar entradas de campo para categorizar cada entrada. Si está utilizando un sistema de archivos, puede crear una carpeta separada para cada categoría.

Otra forma de categorizar entradas es por cuál de las diez fuerzas que pertenecen a. Los diez fuerzas son de mercado, la tecnología, la economía, la ideología, la política / gobierno, medios de comunicación, psico / social, moral / ética, medio ambiente, y de abogados / reglamentos.

Al organizar los datos, considere cómo sus clientes (sus clientes internos CI) recuperará y utilizarlo. En la mayoría de los casos, van a acceder al repositorio de información para extraer información relacionada con lo siguiente:

• Competidores

• Segmentos de producto

• Segmentos competitivos (país, región, o base de clientes, por ejemplo)

Cómo etiquetar las entradas de inteligencia competitiva

En muchos sistemas, incluyendo bases de datos y sitios web internos, puede etiquetar las entradas con palabras clave para facilitar las búsquedas. En Microsoft Windows, por ejemplo, puede etiquetar el contenido que no contiene texto, como imágenes, audio y archivos de vídeo, de tal manera que Windows puede indexarlos. Al realizar una búsqueda de Windows para un archivo, etiquetado entradas aparecen junto con las entradas indexadas.

Del mismo modo, en la mayoría de los sistemas de gestión de contenidos (CMS) que se utilizan para la gestión de contenido web, puede etiquetar las páginas para que aparezcan en los resultados cuando se busca el sitio de contenido específico.