Diez consejos sobre cómo planificar una conferencia

Sepa lo que su organización - quiere - que por lo general significa que el consejo de administración. Se ahorrará tiempo y energía si se toma el tiempo al principio para definir un tema, la ubicación (o al menos la ciudad), y tal vez incluso la " cabezas de cartel ". Sé que todo el mundo es " a bordo " para evitar problemas más adelante.

Sí, " un camello es un animal creado por un comité, " pero no lo hagas solo. Encontrar personas con habilidades específicas: presupuestos, planificación de programas, redes, publicidad, marketing, y mucho más. Un registrador minucioso e incansable hará una gran diferencia. Los buenos colaboradores son esenciales.

Dése al menos un año - dos son mejores. Si usted ha sido nombrado en la conferencia de este año, comenzará a trabajar en el próximo uno de inmediato, incluso si usted tiene tres años para ir.

Calcule sus gastos y lo que costará a la gente a asistir. El optimismo a ultranza no es servicial, esta se llevará a la investigación.

Recuerde gastos tales como viajes de altavoces, regalos para los voluntarios, los cuadernos y bolígrafos. Busque donantes para artículos específicos.

Usted necesita saber lo que la sede proporcionará y por cuánto dinero. Por lo tanto, hacer dos cosas a la vez y completa el Paso 5.

Echa un vistazo a los centros de congresos y hoteles (aka lugares). Compare las tarifas y los servicios están incluidos. Aquí es donde los detalles son realmente importantes.

Piensa en todo lo necesario. Mantenga la adición a la lista. Recuerde cosas como acceso a Internet, sistemas de sonido, mesas y sillas, café y bocadillos. Recuerda todo.

Hoteles y centros cobran por el número de habitaciones que utiliza y las comidas que sirven. Estimar números de asistencia con cuidado.

¿Cuántas habitaciones libres alojamiento será el hotel incluyen por ponentes y miembros de la junta?

¿Cuáles son los costos de los alimentos? El menor número de opciones que ofrecen a los asistentes para las comidas, más dinero puede ahorrar. Los directivos de la sede de conferencias, instalaciones, y catering pueden aconsejarle. Usalos, usalos a ellos.

¿Qué servicios de tecnología proporcionará la instalación? Puede que tenga que contratar a un tirador problema técnico para los problemas técnicos informáticos y proyectores inevitables.

Consulte con otros planificadores de la conferencia para la revisión de sus posibles sedes.

La junta puede tener a alguien en mente, pero mantener sus opciones abiertas. El Internet puede ayudarle a encontrar ponentes y sus agentes. Leer acuerdos propuestos con cuidado. ¿Qué requiere el altavoz? ¿Van a mezclarse con la multitud o guión en, hablar y desaparecer?

Use todo lo que puede: correo electrónico, redes sociales, correo postal - todo. Mantenga comercialización - enviar boletines cuando se firma un altavoz. (Pero no antes de que usted tiene un contrato firmado!)

Hay empresas que proveerán servicios de registro en línea o usted puede hacerlo " por su cuenta # 148 ;. Sé plazos seguro son realistas y que tiene un sistema para cobrar los pagos.

Comunicarse con sus contactos de lugar para ajustar el uso y los servicios de habitación en el lugar, si parece que tendrá una multitud más grande - o uno más pequeño - de lo estimado.

La buena comunicación con el director representante de lugar y las instalaciones le ayudará a adaptarse a los cambios, mientras que la conferencia está sucediendo.

Conoce todos los días con el comité para asegurarse de sus áreas están trabajando. Premie a ellos. Y disfrutar.