Publicar entradas de ajuste en el libro mayor
Una parte importante del cierre de los libros de contabilidad para su negocio es la publicación de la Contabilidad General cualquier corrección o entradas de ajuste que encontrará al cerrar las revistas. Este tipo de publicación consta de una entrada simple que resume los cambios que encontraste.
Supongamos que usted encuentra que una compra del cliente se registra directamente en el registro de la cuenta del cliente, pero no en la revista de Cuentas por Cobrar. Hay que investigar cómo se grabó originalmente esa transacción. Si el único registro había una nota en la cuenta del cliente, tanto en la cuenta de ventas y la cuenta de cuentas por cobrar se ven afectados, y la entrada corrección se ve así:
| Debe | Crédito | |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | $ 100 | |
| Ventas | $ 100 | |
| Para grabar su venta a J. Doe en 03/15/2011 -corregido 03/31/2011. |
Si usted encuentra este tipo de error, el registro de transacciones de ventas para esa fecha de venta no es exacta, lo que significa que alguien pasa por alto el proceso de contabilidad estándar al grabar la venta. Es posible que desee a la investigación que parte del problema así porque puede ser algo más que un problema de registro detrás de este incidente. Por ejemplo:
Alguien en su empresa puede permitir a los clientes a tomar el producto, a propósito no registrar la venta adecuadamente en sus libros, y embolsarse el dinero en su lugar.
Un vendedor puede haber registrado una venta para un cliente que nunca tuvo lugar. Si ese es el caso y facturar al cliente, que es probable que cuestionar el proyecto de ley, y que iba a encontrar a cabo sobre el problema en ese punto.
El proceso de probar tus revistas, o cualquier otra parte de sus registros de contabilidad, es una buena oportunidad para revisar sus controles internos. Como usted encuentra errores durante el proceso de la prueba de los libros, mantener un ojo hacia fuera para los (probablemente errores similares que aparecen con frecuencia) que pueden indicar problemas más grandes que los errores simplemente contabilidad.
Repetir errores pueden llamar para la formación de personal adicional para asegurarse de que sus normas de contabilidad se están siguiendo a un T. O este tipo de errores puede ser evidencia de que alguien en la empresa está grabando deliberadamente información falsa. Cualquiera que sea la explicación, es necesario tomar medidas correctivas.
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