¿Cómo hacer el servicio al cliente en un hábito diario en su organización no lucrativa

El truco para proporcionar un servicio al cliente ejemplar para su sin fines de lucro es que trabajar en ello en pequeñas maneras todo el tiempo. Cada miembro del personal y voluntario tiene que ser consciente de la importancia del servicio al cliente. Aquí hay cinco áreas clave para hacer frente a si usted desea mejorar (o mantener) sus niveles de servicio:

• En el teléfono: Habla con todo el personal y voluntarios sobre cómo contestar el teléfono educadamente y de otra manera utilizar para un efecto máximo. Proporcionar una hoja de trucos con las listas de extensiones, instrucciones sobre cómo transferir las llamadas, y cualquier otra información útil. Adiciones simples a un saludo, como " Puedo ayudarle "? o decirle a la persona que llama el nombre de la recepcionista puede establecer un tono amable y profesional.

  Haga una regla por sí mismo para volver todas las llamadas dentro de las 24 horas o, si eso no es posible, dentro de una semana. Que las personas que llaman saben, a través de su saludo de correo de voz, cuando pueden esperar oír de usted. Si usted está seleccionando un sistema de correo de voz, asegúrese de que es fácil de usar para las personas que llaman.

• En la puerta: Alguien tiene que (alegremente) abrir la puerta. Si estás en una pequeña oficina sin un recepcionista y las interrupciones son frecuentes, puede girar esta tarea entre los funcionarios o voluntarios. Si los visitantes deben usar un zumbador o pasar a través de un sistema de seguridad, tratar de equilibrar la frialdad de esa experiencia con un saludo de intercomunicación amable y agradable vestíbulo.

• Antes y después de una venta o donación: Si usted tiene boletos para vender, que sea fácil de comprar. Aceptando sólo efectivo es demasiado restrictiva. El banquero gestión de su cuenta de negocios puede ayudarle a prepararse para recibir los pedidos de tarjetas de crédito. Además, considerar la venta de entradas a través de web una serie de servicios web de ayuda a las pequeñas empresas y organizaciones no lucrativas con ventas web y donaciones en línea.

  Si un cliente no está satisfecho con su servicio, invite al cliente a dar su opinión y escuchar con atención. Ofrecer un reembolso parcial o total. Si lo hace, gana la lealtad.

• Con una nota: Mantenga algo agradable papelería y un borrador de un mensaje estándar a mano para que de agradecimiento por escrito señala es fácil. Las notas manuscritas son más personales y con frecuencia hacen una impresión más fuerte que, letras escritas formales o mensajes de correo electrónico. Sin embargo, expresa su aprecio de una manera oportuna es más importante que la forma de esa apreciación. Utilice el correo electrónico si se puede llegar a ella con mayor rapidez.

  Si su organización recibe cosas - como un grupo de teatro que recibe jugar manuscritos o un museo de historia natural que acepta trabajos académicos para su publicación - tiene un reconocimiento de correo electrónico listo que confirma la recepción del artículo y establece cuando la persona que envía puede esperar oír de usted.

• *En los detalles: Un viejo refrán sugiere que el diablo se esconde en los detalles, pero que también es donde se encuentra el corazón y el alma de la hospitalidad y el servicio. Tome notas sobre los intereses y las conexiones de sus miembros de la junta, donantes, voluntarios y constituyentes. Conozca los nombres de la tabla y otras personas importantes miembros del comité y estar preparado para saludarlos personalmente en los eventos y en el teléfono.