El objetivo clave en la gestión del proyecto es completar el proyecto con éxito. Eso a menudo significa dirección clara de los baches en el camino. Esta lista a la mano de diez errores comunes le ayuda a evitar algunos de los problemas que afectan a los proyectos fallidos.
La falta de objetivos claros: Nadie está realmente seguro de lo que el proyecto se trata, ni mucho menos son personas estuvieron de acuerdo en ello.
La falta de gestión del riesgo: Las cosas van mal que alguien fácilmente podría haber previsto y controlado hasta cierto punto, o incluso impedido.
Sin la alta dirección 'buy in': Los altos directivos no estaban convencidos y por lo que nunca apoyaron el proyecto, lo que lleva a problemas como la falta de recursos. Tampoco los administradores realicen un control normal de la gestión, ya que habitualmente hacen en sus otras áreas de responsabilidad.
La mala planificación: En realidad, eso es ser amable, porque muchas veces el problema es que no hay planificación se realizó en absoluto. No es de extrañar, entonces, cuando las cosas se salen de control, y no menos importante, porque nadie sabe dónde está el proyecto debe ser en este momento de todos modos.
No hay claros hitos de progreso: Esto es consecuencia de la mala planificación. La falta de hitos significa nadie ve cuando las cosas están fuera de la pista, y los problemas pasan desapercibidos durante mucho tiempo.
Alcance discreto: El alcance y el Plan del Proyecto son superficiales y subestiman tanto lo que el proyecto tiene que ofrecer y el recurso necesario para entregarlo. El personal del proyecto (a menudo los miembros del equipo) y luego descubrir los componentes ocultos, pero esenciales más adelante en el proyecto. El trabajo adicional que es necesario entonces lleva el proyecto fuera de control, causando retraso en el cronograma original y gastos excesivos en contra del presupuesto original.
Las malas comunicaciones: Así que muchos proyectos fracasan por falta de comunicación, lo que puede deberse a los roles y responsabilidades poco claras y de las actitudes de alta dirección pobres, como no querer escuchar malas noticias.
Niveles de recursos poco realistas: Simplemente no es posible hacer un proyecto del alcance requerido con una pequeña cantidad de este recurso - el personal, dinero o ambos.
Plazos poco realistas: El proyecto no puede entregar por el tiempo necesario, por lo que está condenado al fracaso.
No hay control de cambio: Las personas se suman en las cosas poco a poco - la corrupción del alcance. Entonces te das cuenta de todo el mundo que el proyecto ha crecido tan grande que no se puede entregar dentro del presupuesto fijo o por el plazo establecido.
La comprensión de las etapas del proyecto Cuatro
Cada proyecto, ya sea grande o pequeño, pasa por cuatro etapas de la gestión de proyectos. Es importante que usted obtenga una manija en estas cuatro áreas clave.
Inicio del Proyecto: Esta etapa consiste en la generación, evaluación y elaboración de las necesidades del negocio para el proyecto y el enfoque general para su realización, y ponerse de acuerdo para preparar un plan de proyecto detallado. Las salidas de esta etapa pueden incluir la aprobación para pasar a la siguiente etapa, la documentación de la necesidad del proyecto, y estimaciones aproximadas de tiempo y recursos para llevar a cabo, y una lista inicial de personas que puedan estar interesadas en, implicados o afectados por el proyecto.
La organización y preparación: Esta etapa implica el desarrollo de un plan que especifica los resultados deseados: el trabajo que hacer- el tiempo, el costo y otros recursos necesario- y un plan de cómo hacer frente a los riesgos clave del proyecto. Las salidas de esta etapa incluyen un plan de proyecto que documenta los resultados previstos del proyecto y el tiempo, los recursos y el apoyo a los procesos para ayudar a crearlos, junto con todos los otros controles que el proyecto necesita, tales como la gestión de riesgos.
Ejecución de la obra: Esta etapa comprende la ejecución de la obra prevista, el seguimiento y el control de rendimiento para garantizar el cumplimiento del plan actual, y haciendo la planificación más detallada de las fases sucesivas a medida que avanza el proyecto. Las salidas de esta etapa pueden incluir informes sobre la marcha del proyecto, informes financieros y planes más detallados.
Cierre del Proyecto: Esta etapa consiste en la evaluación de los resultados del proyecto, la obtención de las aprobaciones de los clientes, la asignación de los miembros del equipo del proyecto para un nuevo trabajo, el cierre de las cuentas financieras y la realización de una evaluación posterior al proyecto. Las salidas de esta etapa pueden incluir resultados de los proyectos finales, aceptadas y aprobadas y recomendaciones y sugerencias para la aplicación de las lecciones aprendidas de este proyecto para esfuerzos similares en el futuro.
Agarrando el Rol del Gerente de Proyectos
Para ser un director de proyecto eficaz, usted tiene que saber lo que implica su trabajo. Esta lista se resumen las principales tareas en la gestión de proyectos. Algunas cosas en la lista incluyen consultas con los demás:
Esbozar ideas iniciales para el proyecto, con la justificación, los gastos de contorno y plazos.
Planificar el proyecto, incluyendo el mapeo de los controles que se pondrán en su lugar, la definición de lo que la calidad de las necesidades del proyecto y cómo se logrará, análisis de riesgos y la planificación de las acciones de control.
Controlar el flujo de trabajo para los equipos (o tal vez sólo los miembros del equipo en un proyecto más pequeño).
Motivar y apoyar a los equipos y los miembros del equipo.
Servir de enlace con los proveedores externos.
Servir de enlace con gestores de proyectos de proyectos de interconexión.
Servir de enlace con el personal de la administración del programa si el proyecto es uno de un grupo de proyectos que se están coordinados como un programa.
Asegúrese de que los resultados del proyecto se han desarrollado para el nivel adecuado de calidad.
Realizar un seguimiento del progreso y ajuste para corregir las derivas menores fuera del plan.
Lleve un registro de gastos.
Ir a los demás, como el comité de dirección, si las cosas van más significativamente fuera de pista (por ejemplo, todo el proyecto se ve amenazada).
Informe sobre la marcha, como al comité promotor o la dirección.
Lleve un registro de riesgos y asegurarse de que se toman acciones de control.
Hacer frente a los problemas, involucrando a otros según sea necesario.
Decidir sobre los cambios, obtener la aprobación de los demás, donde el director de proyecto no tiene autoridad personal para tomar una decisión (por ejemplo, cuando los cambios implican un costo muy elevado).
Plan de etapas sucesivas de entrega en más detalle.
Cierre el proyecto en forma ordenada cuando todo está hecho.
La producción de un caso de negocio básico
Uno de los documentos clave necesarios en la gestión de proyectos es el caso de negocio. Puede ajustar el contenido del caso de negocio para adaptarse al proyecto y también cualquier norma organizativa o metodología que está utilizando. Los contenidos básicos que usted necesita como mínimo para cualquier proyecto son:
Beneficios: Información sobre los beneficios, pero por lo general también cuando van a venir en funcionamiento, cuando van a ser medidos, comprar quién y cómo.
Contexto: Por ejemplo, el ajuste con la estrategia de la organización de cinco años o simplemente para decir que es un pequeño proyecto independiente para mejorar el rendimiento en un área particular de la empresa.
Costo: Ballpark al principio, pero mantiene al día como una mejor información viene a la mano.
* Justificación: Es el proyecto únicamente beneficios impulsado, o tiene algún elemento de cumplimiento, tales como la existencia de una obligación legal de ejecutar el proyecto?
Tiempo de realización: Una estimación aproximada al principio, pero actualiza de una mejor información más adelante.
Saber quién es usted necesidad de involucrar en la planificación de su proyecto
Saber desde el principio que usted necesita para involucrar en la gestión de su proyecto le permite incluir a las personas adecuadas en su entorno objetivo inicial. También le permite planificar su participación en las etapas apropiadas en su proyecto. La participación de estas personas en el momento oportuno se asegura de que su aportación estará disponible cuando se necesita y les hace saber que usted valora y respeta sus contribuciones. Piense en:
Los titulares de Presupuesto: Las personas que desempeñen los cordones de la bolsa y puede dictar la forma del proyecto, y los que pueden no tener el control presupuestario, pero que tienen la posición de la organización o influencia personal para bloquear cosas.
Proveedores: Aquellos proporcionar cualquier recurso personal que usted necesita. Por ejemplo, ¿necesita de TI de entrada del personal, lo cual puede ser difícil si el departamento de TI es sobre todo comprometida para los próximos dos años!
Las partes interesadas: Las personas que tienen un interés en los resultados de su proyecto. Puede que tenga que resolver objetivos en conflicto.
Seguidores: Las personas que pueden ayudar a que su proyecto tenga éxito.
