La administración de registros para dummies
Gestionar adecuadamente sus registros puede ayudarle a reducir gastos operativos, mejorar el servicio al cliente y asegurarse de que su empresa está en cumplimiento con las leyes y regulaciones.
Reducir gastos operativos. Gestionar adecuadamente sus registros y la información significa que sólo se conserva durante un plazo específico lo que necesita para, y con fines de cumplimiento legal de funcionamiento y después de deshacerse apropiadamente de la misma. Este enfoque puede eliminar la necesidad de comprar equipo de la presentación en papel adicional y almacenamiento electrónico. También puede reducir el costo de almacenamiento de registros fuera del sitio.
Mejorar el servicio al cliente. Una buena estrategia de gestión de registros asegura que no conserve información innecesaria. Esto reduce la cantidad de desorden que tiene que buscar a través de. Ser capaz de localizar rápidamente la información correcta le permite servir mejor a sus clientes.
Legal y cumplimiento. La implementación de un programa efectivo de gestión de registros le permitirá identificar los registros que son necesarios para los efectos legales y de cumplimiento y asegurar que se les asigna a los períodos de retención adecuados. Esto beneficia a las organizaciones en caso de pleitos, auditorías e investigaciones gubernamentales.
Evaluando Registros y Administración de la programación de retención
Una parte fundamental de un programa de registros e información exitosas de gestión es la identificación de lo que posee los registros y la información de su empresa y luego aplicar los períodos de retención adecuados.
Registros de tasación. Existen diferentes métodos para evaluar sus registros e información, incluyendo inventarios, entrevistas y cuestionarios. Elegir el método de evaluación adecuado para su organización es importante. La evaluación permite identificar qué registros e información de la organización posee y constituye la base para el programa de retención de registros de su empresa.
Programa de retención. El programa de retención es normalmente el documento del programa de gestión de registros más referenciada. Permite a los empleados para determinar cuánto tiempo deben mantener sus registros y la información. Administración de Registros para Dummies aborda tres distintos métodos de programación de retención: Cuchara, departamental y funcional, y grande.
Gestión de expedientes en las unidades locales y de red
La cantidad de información electrónica ha crecido de manera exponencial en la última década. Local (C: Carreteras) y unidades de red se están convirtiendo en los cementerios digitales. Un programa eficaz de gestión de registros le proporcionará los conocimientos y herramientas que usted necesita para asegurarse de que los archivos electrónicos se gestionan adecuadamente.
Estructuras de carpetas y nombres. Creación de una estructura de carpetas electrónica que cumpla con las necesidades de cada departamento y velar por que las carpetas dentro de la estructura se nombran lógicamente son críticos para la presentación precisa electrónica, recuperación y mantenimiento de archivos (limpieza).
Archivo convenciones de nombres. Después de crear la estructura de carpetas electrónica adecuada, es importante asegurarse de que sus archivos también se nombran de manera apropiada. Una regla de oro para la denominación de archivos es que usted debe ser capaz de determinar el contenido de un archivo sin necesidad de abrirlo. Esto significa evitar nombres crípticos como abreviaturas, siglas y números.
Mantenimiento. Es importante revisar periódicamente sus carpetas y archivos para determinar lo que ya no es necesario. Microsoft Windows le permite determinar las últimas fechas de acceso y modificación de un archivo. Este es un buen punto de partida para determinar si un archivo se puede eliminar. Sin embargo, los empleados siempre deben referenciar cronograma de retención de registros de la organización antes de eliminar cualquier archivo con el fin de determinar si el archivo es elegible para su eliminación.
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