¿Cómo elegir la herramienta de comunicación derecha como analista de negocios

categoría Las pequeñas empresas y carreras / El funcionamiento de su negocio / Planificación estratégica

La herramienta de comunicación o método que elija deben ser apropiados para el público, el contenido, el propósito, y dador de mensajes de la comunicación (como analista de negocio, usted puede crear comunicaciones para los demás para entregar). Al evaluar las herramientas de comunicación, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Número de personas involucradas: Lo que funciona bien para 10 personas podría no funcionar bien para los 80.

  • Tipo de información que se comparte: ¿Comparte la información verbal o visual? Si es visual, ¿comparte el texto, ilustración, fotos o videos? Algunas herramientas son más adecuados para elementos visuales que otros.

  • Cantidad o volumen de información que se comunican: Algunos párrafos de información pueden necesitar 20 minutos y un método de comunicación diferente a un documento de 40 páginas que requiere 2 horas.

  • Frecuencia de cambio: Considerar " por qué, " " con qué frecuencia, " y " con qué propósito "? Dependiendo de sus necesidades, la solución puede ser una reunión semanal del equipo, los miembros del equipo de comunicación de información del proyecto tres veces al día, o un patrocinador dando actualizaciones trimestrales a los usuarios de la solución.

  • El deseo / necesidad de un debate o de la respuesta: Su enfoque puede ser diferente si las comunicaciones deben ser de dos vías / atrás y hacia adelante en comparación con una sola vía de salida, como por anuncios o contenidos emitidos.

  • Sensibilidad del mensaje y la reacción del público esperado: Usted puede necesitar tomar la privacidad y la seguridad en cuenta:

  • Privacidad necesita: A veces la gente reacciona de forma inesperada al oír hablar de los impactos organizacionales de soluciones, por lo que piensan acerca de la mejor forma de enviar mensajes para que las personas que escuchen como se pretende. Considere si tiene sentido para los miembros del grupo se conecten de forma individual (reacciones personales celebraron más privada) o en grupo (reacciones son más pública y con experiencia con el grupo).

    Temas sensibles pueden ser mejor analizan en tiempo real, en lugar de ser enviados a través de correo electrónico para ser leído solo y interpretarse. Configurar llamadas individuales o una conferencia. Para grupos más grandes, utilice una conferencia telefónica o videoconferencia / web, seguido de un e-mail a enfatizar los puntos clave de mensaje.

  • Las necesidades de seguridad: ¿Qué tan sensible es el mensaje? Implementar métodos de protección de la información en su caso. Si se requiere privacidad, pero la conversación o conferencia no es posible, asegúrese de usar cifrado de seguridad en el correo electrónico.

    Ten en cuenta también la configuración del documento que no permiten la impresión o envío de materiales. Si usted está usando el teléfono o conferencia web, desactivar los ajustes que permiten a los participantes para iniciar o guardar las grabaciones de la sesión.

  • Necesidad de comunicación en vivo: Herramientas del teléfono o conferencias son buenas opciones para situaciones donde la información y las reacciones se tratan inmediatamente. Si los temas necesitan revisión o consideración cuidadosa antes de la discusión, utilizar un enfoque retrasado o fuera de línea. Por ejemplo, enviar la información a continuación para prelectura, pero hablar de ello más adelante en un entorno de comunicación diferente.

  • El interés por grabando o comunicaciones posteriores: A veces, recibiendo todo el mundo necesita juntos al mismo tiempo es imposible. Si desea asegurarse de todo el mundo escucha la misma información, considere la posibilidad de grabar la sesión y compartirlo en una actuación encore.



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