Cómo crear presupuestos para programas o departamentos sin fines de lucro

Si te pareces a muchas organizaciones sin fines de lucro, a manejar varios programas o departamentos. Cada uno de estos programas tiene un presupuesto que debe encajar dentro del presupuesto global para su organización sin fines de lucro.

Supongamos que cuando comienza su organización sin fines de lucro, que ofrece sólo un programa - un centro después de la escuela que provee asistencia tutorías y tareas para los niños de bajos ingresos. El programa realmente hace clic, y más niños comienzan a aparecer después de la escuela - algunos porque necesitan tutores, pero otros porque sus padres trabajan y los niños necesitan un lugar seguro a donde ir. Para servir a estos nuevos participantes, se agrega clases de arte y un programa deportivo.

Así que ahora, en vez de un programa, usted tiene tres. Cada uno tiene sus propias necesidades presupuestarias. A trenes coordinador del programa y recluta a los tutores y compras de libros, cuadernos y útiles escolares. El programa de arte requiere de un artista de tiempo, los suministros, el espacio para la creación artística, y el acceso a un horno.

Ofrecer un programa de deportes, su agencia alquila el gimnasio cercano, contrata a cuatro entrenadores, emplea a un coordinador de voluntarios para reclutar a los padres y otros ayudantes de entrenador y equipo compras. Los costos específicos de un programa - libros, materiales de arte, entrenadores - se llaman su directo costes.

Pero cada uno de los tres programas también depende de los materiales y los servicios prestados por las personas que trabajan en nombre de toda la organización, tales como el director a tiempo completo ejecutivo de la agencia, el director de desarrollo a tiempo parcial, y el tenedor de libros.

Cada uno de los tres programas después de la escuela también utiliza oficinas, servicios públicos, teléfonos, y los materiales impresos de la organización. Los costos que los diversos programas de acción - como el sueldo del director ejecutivo, servicios de contabilidad, alquiler y las facturas de teléfono - se llaman indirecto costes. Usted puede pensar en estos costos compartidos como el pegamento que mantiene la organización no lucrativa juntos.

Al preparar un presupuesto por programas o departamento, que desea incluir tanto los costes directos y costes indirectos.

Los costos directos son bastante sencillos. Por ejemplo, usted sabe lo que tiene que pagar a sus profesores por hora, y tú lo sabes cuántas horas trabajan. Pero los costos indirectos pueden ser pegajoso, y no porque son el pegamento de la organización. Son pegajosa de tratar porque la determinación de cómo dividir con precisión entre las actividades de su organización es difícil.

Muchas fundaciones donantes son reacios a pagar los costos indirectos reales asociados a los programas, y, si su organización depende en gran medida de las subvenciones, que la renuencia puede ponerte en la situación financiera incómoda de ser capaz de pagar por un famoso entrenador de baloncesto, pero no para encender las luces en el gimnasio.

Cuando su organización es relativamente pequeño, con sólo unos pocos programas, usted puede ser capaz de mantener un registro exacto de cómo los miembros del personal pasan su tiempo, cuántos pies cuadrados en un edificio de un programa utiliza, e incluso el número de la oficina proporciona a cada cheques miembro del personal fuera de la caja de alimentación. Sobre la base de esos registros, puede bastante estimar sus costos indirectos.

A medida que su organización crece en complejidad y número de programas, es posible calcular los costos indirectos mediante el uso de una fórmula que deriva en función de sus costos directos. He aquí algunas fórmulas de ejemplo y los pasos para derivar de ellos.

En muchos casos, se puede suponer razonablemente que los costos indirectos de un programa se correlacionan con sus costos directos, o que un programa que es más caro requiere una mayor supervisión del personal y un mayor uso de espacio de oficinas. En el caso del centro después de la escuela, todos los costos indirectos - que incluyen un salario por el director, un contable contratado, alquiler, servicios públicos, teléfonos, y la impresión - Total $ 130.500.

Usando esta figura, se puede armar los costos directos e indirectos en una verdadera situación financiera de cada programa multiplicando el $ 130,500 en costos indirectos de acuerdo a los porcentajes que se calcularon para los costos directos. Aquí está la asignación propuesta.

A veces las organizaciones escribir presupuesto del proyecto mediante la identificación de todos los costos directos en detalle y luego mostrando los costos indirectos como un solo pago en la parte inferior de la lista de gastos. Sin embargo, algunas fuentes de financiación se resisten a pagar por los costos indirectos cuando se les presentan de esta manera. Los financiadores quieren saber lo que los gastos reales contribuyen a los costes indirectos.

Usted debe mostrar el elemento costos indirectos específicos por tema en lugar de agrupar a todos juntos. Para el programa de tutoría, por ejemplo, que le mostrará el 17 por ciento del salario del director ejecutivo, el 17 por ciento de los honorarios del tenedor de libros, y así sucesivamente.