Cerrar las Adquisiciones herramientas, técnicas y salidas para conocer el examen de certificación PMP

A los efectos del examen de certificación PMP, usted debe saber que al cerrar los contratos, lo que necesita para asegurarse de que todas las reclamaciones se resuelven. También debe revisar todo el proceso de compras para que pueda aprender de la adquisición actual para mejorar las adquisiciones futuras.

Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas

Resolución de conflictos y auditorías de adquisiciones son dos técnicas que debe saber sobre el examen.

Resolución de conflictos

En caso de desacuerdo de que las partes contratantes no pueden resolver a través de la negociación, que necesitan para seguir la cláusula de solución de controversias en el contrato. La mayoría de los contratos requieren a las partes a entrar en algún tipo de mediación o arbitraje. Algunos contratos requieren que el tema se resuelva mediante el uso de una de estas formas de ADR, y otros requieren que los ADR ser juzgado ante la alternativa menos atractiva de litigio.

Cuando la cuestión o reclamación no se pueden resolver mientras que el proyecto está activo, la reclamación puede permanecer abierta a pesar de que el proyecto ha sido cerrada.

Auditorías de Adquisiciones

LA adquisiciones auditoría es una revisión formal del proceso de adquisición en una sola adquisición, o para el proceso de adquisición utilizado en el proyecto como un todo. El propósito es revisar cada proceso en la contratación para identificar aquellas áreas que funcionaron bien, así como las áreas que se pueden mejorar en el futuro.

La auditoría comienza observando el proceso de planificación de las adquisiciones:

• ¿Fue el análisis de hacer o comprar completa?

• Era el tipo de contrato adecuado?

• ¿Qué tan efectivo fue el plan de gestión de las adquisiciones?

• ¿La declaración de trabajo (SOW) refleja con exactitud el trabajo que había que hacer sin decir cómo se debe hacer?

• Fueron los documentos de la oferta de adquisición completa?

• Fueron los criterios de selección de fuente apropiada?

La auditoría de adquisiciones también debe revisar la siguiente información para la realización de las adquisiciones:

• Había un número suficiente de vendedores cualificados identificado?

• ¿La conferencia postor sin problemas y contestar todas las preguntas postor?

• ¿Las negociaciones de adquisiciones terminan con una situación de ganar-ganar?

• Fue el contrato elaborado y firmado en el momento oportuno?

• Fue el contrato completo sin necesidad de numerosos cambios y revisiones?

• ¿Era el contrato lo suficientemente clara para no dar lugar a numerosas disputas y malentendidos?

Si bien la administración del contrato, la auditoría de adquisiciones evaluará lo siguiente:

• ¿Qué tan bien se manejaron los cambios de contrato

• Los informes de rendimiento y evaluaciones de desempeño

• Cómo inspecciones así en el lugar fueron vendedor

• La eficacia del sistema de pago

• La integridad y la organización de los registros del proyecto

• ¿Qué tan bien se manejaron los conflictos y los problemas

Cuando la auditoría de los proveedores, que desea grabar áreas que funcionaron bien y áreas que deben mejorarse la próxima vez. Esta información se puede utilizar la siguiente vez que se necesite una contratación similar.

Esta forma de adquisición es genérico, pero muestra el tipo de información que se reunían para una auditoría de adquisiciones.

Cerrar las Adquisiciones: Salidas

Una parte clave de cerrar un contrato está revisando el SOW y asegurar que todos los elementos son completos y aceptado. Hay que ir a través de la lista de entregables para asegurarse de que todos los entregables cumplen con los requisitos contractuales, se siguieron todos los procedimientos y cláusulas contractuales, y también que toda la documentación técnica y de otro contrato está disponible.

Es una buena práctica para aceptar formalmente entregas en toda la vida del contrato, especialmente para los grandes contratos. Cerrando el contrato simplemente debería formalizar todo el trabajo aceptado que ha sido entregado. Después de aceptar todo el trabajo, notifique al administrador del contrato que se han cumplido los términos del contrato. El administrador del contrato, entonces puede tomar las medidas necesarias para cerrar formalmente el contrato.

Debido a que un contrato es un documento legal, es importante recopilar y archivar toda la documentación de la contratación y de la correspondencia. La siguiente es una lista parcial de la información que usted necesita para recoger, indexar y archivar:

• Horarios

• Las facturas y el historial de pagos

• Los informes de rendimiento

• documentación técnica

• Las solicitudes de cambio de contrato

• Informes de acciones correctivas

• Disputas de contratos y sus resoluciones

• Inspecciones

• Auditorías

• Las evaluaciones de desempeño

La documentación del contrato es una parte de la documentación general del proyecto que tiene que archivar antes del cierre del proyecto.

Las adquisiciones deben ser cerradas a partir de las perspectivas legales, financieros y administrativos. Legalmente, es necesario asegurarse de que la declaración de trabajo está completo y también que todas las entregas se han aceptado formalmente.

Administrativamente, usted quiere asegurarse de que todos los términos y condiciones del contrato se han seguido y también que la documentación de adquisición ha sido debidamente archivados. Financieramente, es necesario asegurarse de que todos los pagos se han hecho, incluyendo los honorarios de premios, honorarios de incentivos y cuotas fijas, según corresponda.