Control de las adquisiciones herramientas y técnicas que usted debe saber para el examen de certificación PMP

Los aspectos fundamentales de las adquisiciones de control con fines de examen de certificación PMP están analizando el rendimiento, la gestión de conflictos, y la administración del contrato. Estas técnicas son requisitos importantes que debe saber acerca de cualquier proyecto.

Analizar el rendimiento

Para analizar el desempeño del contratista, revisar sus informes de rendimiento. Para discutir las revisiones de desempeño, las inspecciones in situ y auditorías, considere este escenario. Suponga que usted acaba de tomar más de la gestión de un proyecto aeroespacial. El diseño, desarrollo y fabricación de un motor a reacción se subcontratan a velocidad del sonido (SOS) Jets. Usted está opinando sobre los informes de rendimiento, incluyendo el gráfico siguiente resumen.

El gráfico de la categoría de contratista que muestra que el contratista está detrás y por encima del presupuesto.

Evaluación de desempeño de Adquisiciones

Con base en el informe de situación del contratista, decide que tenga que ir a la ubicación del contratista y tener una reunión. Usted convoque con su oficial de contrataciones, el representante de SOS asignado a este contrato, su dirección técnica, y su calidad de líder del equipo de aseguramiento.

Usted solicitar al contratista SOS para que su jefe de proyecto, dirección técnica, administrador del contrato, y cualquier proveedores clave que considere apropiada para la presente reunión. También dice SOS que desea que todos los dibujos técnicos y documentación disponible y que le gustaría un recorrido por las instalaciones donde se está haciendo el trabajo.

En la reunión, se comienza con la introducción de ti mismo y pedir al director del proyecto SOS, Kevin, para ponerles al día sobre los últimos 18 meses de trabajo. Kevin dice que SOS es 90% hace con el diseño y el 65% hecho con el desarrollo, pero no se ha iniciado la fabricación.

Él afirma que SOS tenido problemas con el empuje sobre el primer prototipo y tuvo que volver atrás y rediseñar algunas partes. El rediseño, reorganización, y mecanizado ponen SOS tarde y por encima del presupuesto.

Su experto técnico está revisando los dibujos y está de acuerdo con la explicación del director del proyecto. Usted pregunta Kevin para discutir maneras de conseguir el programa de nuevo en marcha y buscar formas de minimizar el rebasamiento mientras que el director técnico y miembro del equipo de control de calidad recorrer las instalaciones y mirar el nuevo prototipo.

Inspección y Auditoría

El miembro del equipo de control de calidad y dirección técnica validar el progreso según lo informado, y también comprobar que el trabajo realizado hasta el momento es aceptable. Ellos también están estudiando los procedimientos para el registro de entrada en el material, el uso y la presentación de informes para asegurarse de que su empresa sólo se cobra por el material utilizado en su proyecto.

Su oficial de contrataciones y el administrador del contrato SOS están revisando los términos del contrato. SOS cree que ha habido algunos cambios constructivos en el diseño original. Los dos contratos de la gente está discutiendo este tema. Si no pueden llegar a una resolución sobre la situación, que podría convertirse en una afirmación de que tendrá que ser resuelta por el lenguaje contractual.

Reclamaciones y disputas

Echa un vistazo a las reclamaciones y las opciones de resolución de conflictos.

Reclamación. La solicitud, demanda o reivindicación de derechos por un contra un comprador, o viceversa, para su examen, compensación o pago en virtud de los términos de un contrato legalmente vinculante, como un cambio en disputa.

Disputa Alternativa Resolución (ADR). Un medio para resolver las reclamaciones o disputas sin litigio. Los dos principales medios de ADR son de Arbitraje y Mediación.

Mediación. Un método de ADR utiliza para resolver las reclamaciones y disputas de manera informal. Un partido ayudas independientes en la solución de la reclamación o controversia entre las partes.

Arbitraje. Un método de ADR utiliza para resolver las reclamaciones y disputas sin litigio. Una tercera parte imparcial, por lo general un árbitro profesional, escucha los testimonios y opiniones pruebas de ambas partes. Ambas partes están de acuerdo en que el arbitraje será vinculante, lo que significa que el laudo arbitral es definitivo.

El contrato tendrá una sección que describe cómo se deben manejar los conflictos y reclamaciones. El método preferido para el manejo de conflictos es tratar primero y negociar un acuerdo. Si las dos partes no pueden llegar a un acuerdo, tendrán que utilizar algún tipo de ADR.

La fuerza mayor y daños y perjuicios

Dos términos contractuales adicionales que usted debe conocer para el examen son fuerza mayor y liquidado daños.

Fuerza mayor por lo general se asocia con desastres naturales o " actos de Dios ". Permite al vendedor una demora para la entrega.

Fuerza mayor. Un evento que es el resultado de los elementos de la naturaleza- veces también se conoce como " actos de Dios ". LA fuerza mayor evento permite a una fiesta para retrasar sus obligaciones contractuales debido a circunstancias fuera de su control, tales como inusualmente mal tiempo, los desastres naturales, revueltas políticas, huelgas, y así sucesivamente.

Daños liquidados. Una disposición del contrato que establece un premio predeterminado si una parte no cumple con lo prometido. Daños y perjuicios sólo pueden ser daños compensatorios - para hacer que el conjunto del perjudicado de nuevo. Si son desproporcionadamente grande, son inaplicables. Daños y perjuicios son los daños que son reembolsados ​​en un valor establecido.

Administracion de contratos

La función de administración de contratos es sobre el uso de los sistemas internos para mantener el cumplimiento del contrato. Por ejemplo, todos los cambios en el alcance del trabajo, el horario, o términos contractuales deben cumplir con los términos y condiciones estipulados contractualmente.

El sistema de pago se utiliza para hacer coincidir un número de contrato, el SOW, facturas y cuentas por pagar categorías. Todas las facturas deben ser igualado a un SOW en un contrato activo. En algunos casos, el director del proyecto puede tener que firmar antes del pago de una factura.

Un sistema de gestión de registros mantiene toda la correspondencia asociada a un contrato en regla. El sistema incluye procedimientos, software y procesos necesarios para mantener la información del contrato durante la vigencia del contrato.

Esperar a ver preguntas de la prueba con respecto a la administración de las adquisiciones que se ocupan de los siguientes conocimientos y habilidades:

• Métricas de rendimiento del proyecto (costo, duración, esfuerzo)

• El control de desempeño contra el plan de gestión de proyectos

• Técnicas de análisis de varianza y tendencias

• Técnicas de gestión del cambio

• Técnicas integradas de control de cambios

• Técnicas de análisis de costes

• Técnicas de resolución de problemas, incluyendo el análisis de causa raíz

• Técnicas de identificación y análisis de riesgos

• Técnicas de respuesta de Riesgos

• Medición del rendimiento y de seguimiento de técnicas, incluyendo CPM, PERT y EVM

• Informes procedimientos