Control de las adquisiciones de entradas y salidas que usted debe saber para el examen de certificación PMP

Parte de la preparación de un proyecto y el examen de certificación PMP, es correcta asignación de tiempo. Al igual que la forma en la mayoría de su tiempo a la gestión del proyecto se refleja en el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, la mayor parte de su tiempo los contratos de gestión se refleja en el proceso de adquisiciones de control.

Control Aprovisionamientos. Gestión de las relaciones de adquisiciones, el seguimiento de ejecución del contrato, y hacer cambios y correcciones a los contratos, según sea necesario.

Durante este proceso, el vendedor debe cumplir con los requisitos de contratación, y el comprador debe realizar de acuerdo con los términos del contrato. Esto incluye los pagos apropiados y oportunos y también de gestión del cambio de contrato. Por lo tanto, se puede ver que tanto el comprador como el vendedor trabajarán con el acuerdo de adquisición para asegurar que ambas partes están cumpliendo con sus compromisos contractuales.

Este proceso requiere la integración significativa a través del proyecto. Estos son algunos ejemplos de la integración. Hay, por supuesto, otros, dependiendo de la naturaleza del proyecto:

• Alcance: Es necesario verificar y controlar el alcance contratista. Usted debe recordar que la verificación de alcance es el proceso de aceptar formalmente el resultado. Como comprador, usted quiere asegurarse de que el contratista es la entrega de todo el ámbito y sólo el alcance que se prometió. También es necesario asegurarse de que nadie en su organización está haciendo " constructiva " cambios en el contrato.

• Cambio constructivo: Cuando un contratista realiza funciona más allá de los requisitos del contrato, sin una orden formal de conformidad con la cláusula de cambios, ya sea debido a una orden informal de, o por culpa de, el comprador.

• Horarios: Entregables Los contratistas deben coordinarse con otras prestaciones. Muchos contratos tienen pagos por hitos basado en las entregas, y algunos tienen incentivos basados ​​en la entrega a tiempo o temprano. Además, algunos contratos tienen una cláusula que indica que la entrega tardía se considera un incumplimiento material.

  El tiempo es la esencia es una cláusula de contrato que indica que la entrega a tiempo es obligatorio, y por lo tanto, contractuales. Si no se actúa o entregar dentro del plazo señalado, constituye un incumplimiento de contrato.

• Costo: Usted necesita asegurarse de que el contratista sólo se paga por el trabajo que ha verificado y aceptado. Si se programan los pagos provisionales, asegúrese de que usted es la aprobación de los pagos en consonancia con los resultados. En otras palabras, si el contratista está programado para el 50% de avance, sin embargo, sólo el 25% del trabajo se hace, asegúrese de que usted está pagando el 25% del contrato y no el 50%.

• Calidad: Usted usa las mismas técnicas de control de calidad en los resultados del contratista como lo hace para los trabajos interiores. Esto asegura que los entregables cumplan con los requisitos y especificaciones.

• Comunicación: El contratista debe presentar informes de estado que va a hacer referencia a la hora de elaborar sus informes sobre la ejecución del proyecto. Muchas veces, los contratos se especifique el formato y calendario de los informes.

• Riesgo: La información contenida en el registro de contratistas de riesgos debe ser integrado con el registro de los riesgos del proyecto. Además, puede haber riesgos asociados con la contratación que se debe administrar durante todo el proyecto.

Obviamente, los más contratistas que tienes en un proyecto, más trabajo que esto conlleva. Para las adquisiciones complejas, o para proyectos con múltiples proveedores, es posible que tenga un administrador del contrato o del representante de un oficial de contrataciones para supervisar al contratista y gestionar gran parte de este trabajo. Esto es particularmente cierto cuando la organización tiene un departamento de contratación centralizada.

Las adquisiciones de control: Entradas

El plan de gestión de las adquisiciones (parte del plan de gestión del proyecto) proporciona orientación sobre quién se encargará de diversos aspectos de la contratación pública, así como la forma de hacerlo. Esto incluye información sobre el uso de los sistemas de pago, sistema de control de cambio de contrato, y evaluaciones de desempeño.

Utilice las líneas de base en el plan de gestión del proyecto y compararlos contra los informes de rendimiento de trabajo y los datos de rendimiento de trabajo provistos por el contratista. También debe comparar los informes de ejecución contra los acuerdos reales y los documentos de contratación.

Las solicitudes de cambio pueden incluir un cambio en la declaración de trabajo (SOW) para el contrato, o en el propio contrato.

Aprovisionamientos control: Salidas

Información sobre el rendimiento de trabajo incluye costo, cronograma, e información técnica desempeño del proveedor. Esta información se integrará con la información sobre el desempeño de la casa para crear informes de rendimiento de trabajo en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. Además, la información de rendimiento sobre el vendedor debe ser recogida. Esto incluye información acerca de los problemas potenciales que podrían dar lugar a reclamo o controversia.

Los activos de los procesos de organización y la documentación de la contratación se mantienen al día a través del sistema de gestión de registros. Los ejemplos de documentación incluyen

• Horarios

• Registros de pago

• Las solicitudes de cambio

• Los informes de rendimiento

• Resultados de la auditoría

• Cartas, notas y actas de las reuniones

• documentación técnica

• La aceptación formal de los entregables

Durante todo el período de ejecución del contrato, probablemente se necesitarán las solicitudes de cambio. Estos deben seguir el proceso de cambio se indica en el contrato y pasar por el proceso Control Integrado de Cambios proyecto. El comprador se refiere únicamente a los cambios que afectan a las condiciones contractuales. Si el vendedor está haciendo cambios que son transparentes para el comprador y no afectan a las obligaciones contractuales, esos cambios no están documentados.

Como en todos los procesos de control, los componentes del plan de gestión de proyectos de proyectos actualizaciones de equipo y documentos de los proyectos para mantener registros precisos y actuales.

Hay muchas maneras de que los contratos y las relaciones contractuales pueden ser objeto de abuso. El Código de Ética y Conducta Profesional se dirige a oportunidades para la mala conducta en las normas sobre la responsabilidad y honestidad. Esté preparado para las preguntas de la administración de adquisiciones para abordar ambas cuestiones éticas, así como técnicas para el examen. Las normas específicas que puedan ser incluidos en las preguntas de adquisición incluyen los siguientes:

• Protegemos la información confidencial o de propiedad que ha sido confiado.

• Respetamos los derechos de propiedad de otros.

• Hacemos compromisos y promesas, implícitas o explícitas, de buena fe.

• No nos involucramos en el comportamiento deshonesto con la intención de obtener beneficios personales o en detrimento de otro.