¿Cómo desarrollar un mapa de procesos para la gestión de las operaciones

Creación de mapas precisos y útiles de proceso requiere mucho tiempo y recursos, pero estos mapas son vitales para cualquier esfuerzo de evaluación del proceso de gestión de las operaciones y la mejora significativa. He aquí algunos consejos para la creación de un mapa de procesos precisa:

• Siempre pregunte por qué. Mientras que la construcción de un mapa inicial del proceso, averiguar por qué se están haciendo ciertas acciones. En muchos casos, la respuesta es " Siempre lo hemos hecho de esta manera " o " Esa es la forma en que me dijo que lo hiciera ". La pregunta " por qué " menudo revela buenos lugares para comenzar los esfuerzos de mejora.

• Esté preparado para revisar el mapa de procesos. La primera vez que completa un mapa de procesos, consideramos que es un borrador. Usted no va a conseguir todo bien la primera vez. De hecho, las primeras veces que revisar su mapa de procesos con los trabajadores de línea y de gestión (que debe hacer!), Nuevas arrugas en el proceso inevitablemente subir.

  En el desarrollo de su primera versión de un mapa de procesos, asumir nada es trivial. Documentar todo, incluyendo las comunicaciones informales. La pieza de información compartida en la máquina de café cada mañana puede llegar a ser lo que mantiene un cierto proceso en movimiento.

• Cuidado de la resistencia. Sensación de protección e incluso defensiva es la naturaleza humana, sobre todo si alguien siente que su trabajo está en juego o amenaza de otra manera. Los empleados suelen considerar los proyectos de procesos de mapeo y de mejora de procesos como una manera para que los líderes de la compañía para reducir las nóminas y eliminar puestos de trabajo. Es importante explicar el propósito y los beneficios del proyecto antes de empezar.

  El enfoque general podría incluir el mensaje de que la mejora de procesos es necesario para mantener la empresa competitiva y que una empresa debe ser competitivo para proporcionar puestos de trabajo. Sea consciente de la posible resistencia durante el proceso de mapeo y examinar cuidadosamente lo que está ocurriendo en cada paso del proceso para asegurarse de que lo que están diciendo que se está haciendo realidad lo que se puede construir un mapa exacto.

• Crear una jerarquía de mapas. Mapas de procesos pueden llegar a ser muy complejo, y la creación de mapas con el aumento de detalle puede ser importante para algunas empresas. Comience con una representación agregada de alto nivel del proceso en cuestión y luego romper cada operación hasta llegar a un nivel en el análisis significativo puede tener lugar. Evite hacer un solo mapa que es tan complicado que es difícil de entender y comunicar a los interesados.

  Determinar qué nivel de desglose es necesario que un proceso puede ser difícil. Un mapa de alto nivel que hace referencia a las actividades generales es ideal para la comunicación con la alta dirección, que tienden a ser principalmente de dónde se producen transferencias entre grupos / departamentos oa través de estructuras de información. Más detalle es importante cuando un mapa de procesos se pretende capacitar a los empleados o informar a los mandos medios, que tienen que ver dónde se producen cambios en las necesidades de recursos.

• Documentar todo lo necesario para realizar cada tarea y la salida del cada tarea. Un disco que incluye todos los recursos y toda la información necesaria para completar una tarea dada garantiza la coherencia. Mucha gente se olvida de que la información genera una operación puede ser tan importante como los recursos tangibles.

  Por ejemplo, en un proyecto de mejora de procesos, operación fue identificado como no-valor añadido y eliminado, pero en realidad se produjo un informe vital necesaria más adelante en el proceso. Cuando los miembros del equipo de gestión de operaciones completaron el mapa inicial del proceso, pasaron por alto la existencia y la importancia de este documento, por lo que cuando se implementó el nuevo proceso, el sistema se rompió debido a la falta de información en el informe.

• Solicitar la opinión de todos los niveles de la organización. Es importante obtener la entrada de la gama de personas involucradas en el proceso. Llevar a cabo entrevistas con los de la línea de hacer el trabajo real, así como con líderes de la compañía.

  Estamos sorprendidos de forma rutinaria por el número de administradores no saben exactamente cómo se hace el trabajo en su empresa. Un error fatal operaciones está desarrollando un mapa de procesos con la única participación de gestión.

• Camina el proceso mismo. Si es posible, observar el proceso en cuestión. A menudo, la información del personal de primera línea, trabajadores de la línea, y los datos de dirección es incorrecta o engañosa. Si lo que ves y lo que te dicen no coinciden, averiguar por qué existen discrepancias. A través de la observación directa y conversaciones de seguimiento, usted puede descubrir una visión crítica de la razón por un proceso se comporta como lo hace.