Doblar su presupuesto: cuando los planes cambian

Sin importar qué tan cuidadosamente su presupuesto, los planes pueden cambiar. Suponga que usted planea un viaje de campamento familiar a través del país. Usted diligencia crear una hoja de cálculo de presupuesto basado en su investigación y suposiciones. Por desgracia, casi todo cuesta más de lo estimado.

Un aumento del 30 por ciento en el precio del gas se suma a más de $ 1.000 y el costo del viaje. Y aunque usted cronometrado el viaje a conducir a 600 millas por día, no toma en cuenta las paradas para el café, baños, o mareo.

A medida que el viaje por carretera da fe, los presupuestos no tienen que ser inamovible.

El control de su negocio

Presupuestación le ayuda a planificar las operaciones de su negocio. Sin embargo, también es necesario control su negocio - para monitorear lo que está sucediendo realmente. Controlling consiste en constante comparación de la actividad real de su presupuesto y el análisis y la comprensión de las diferencias con cuidado. Para realizar esta tarea, necesita informes presupuestarios que comparan sus presupuestos (lo que debería haber sucedido) a lo que realmente ocurrió.

Por ejemplo, suponga que su compañía ha presupuestado $ 100,000 para las ventas en el primer trimestre. Las ventas reales para el trimestre se quedan cortos, de tan sólo $ 70.000. En primer lugar, llame a la gerente de ventas para averiguar lo que pasó. (Tal vez un bodrio equipo canceló accidentalmente pedidos de los clientes.) A continuación, tomar medidas correctivas. (Fijar el equipo y llamar a sus clientes a pedir disculpas.) Por último, ajustar sus planes de futuro. (Corte estimaciones de producción para el próximo trimestre.)

Con un presupuesto estático, una diferencia de $ 30.000 arroja algo más que su presupuesto de ventas. También necesita cambiar su producción, compras, trabajo directo, gastos generales y gastos de venta y administrativos, arruinando todo el proceso de planificación y lo que es imposible para usted para hacer comparaciones futuras entre sus presupuestos y los resultados reales.

Introduzca el presupuesto flexible. A medida que cambian los niveles de actividad, puede ajustar fácilmente un presupuesto flexible y seguir utilizándolo para planificar y controlar su negocio.

Hacer frente a las variaciones del presupuesto

Uno de los beneficios de la elaboración de presupuestos flexibles es que te ayuda a comprender las razones de su compañía de varianzas, las diferencias entre los importes reales y presupuestados.

Siempre indicar si una variación favorable o desfavorable. Una variación es considerado por lo general favorable si mejora la utilidad neta y desfavorable si disminuye la renta. Por lo tanto, cuando los ingresos reales exceden las cantidades presupuestadas, la diferencia resultante es favorable.

Cuando los ingresos reales están a la altura de las cantidades presupuestadas, la varianza es desfavorable. Por otro lado, cuando los gastos reales exceden los gastos presupuestados, la variación resultante es unfavorable- cuando los gastos reales están a la altura de los gastos presupuestados, la varianza es favorable.

La administración debe investigar la causa de las variaciones presupuestarias significativas. Estas son algunas posibilidades:

• Cambios en las condiciones: Por ejemplo, un proveedor puede haber subido los precios, haciendo que los costos de la compañía para aumentar.

• La calidad de la gestión: Cuidados especiales para reducir los costos pueden dar lugar a variaciones favorables. Por otro lado, el descuido de gestión puede hacer subir variaciones desfavorables.

• Presupuestación pésimo: Un presupuesto exageradamente ambicioso pueda causar variaciones desfavorables.

Muchos administradores utilizan un sistema llamado gestión por excepción. Investigan las mayores variaciones, ya sean favorables o desfavorables, e ignoran el resto. Esta estrategia ayuda a los administradores priorizar áreas con problemas potenciales en las operaciones.