Cómo proteger los sistemas financieros de su sin fines de lucro
Incluso en una pequeña organización sin fines de lucro, que desea establecer prácticas cuidadosas acerca de cómo manejar el dinero y documentos financieros. Si usted tiene una oficina de una sola persona, la creación de todos los siguientes controles puede ser imposible, pero usted debe tratar de implementar ya que muchos de ellos como sea posible:
Chequeras Tienda, libretas de ahorro, cheques en blanco, registros financieros, y dinero en efectivo en un bloqueo, lugar seguro.
Copias de seguridad de los registros financieros de que usted guarda en computadoras, y guarde una copia fuera de las instalaciones en un lugar seguro.
Asignar a personas diferentes las funciones separadas de escribir cheques, firmar cheques, reconciliando cuentas bancarias, y la comprobación de los cheques cancelados que devuelven desde el banco. Si usted puede arreglar para cuatro personas diferentes para realizar estas tareas, eso es genial. Si no es así, tal vez un miembro de la junta puede doble-check cheques cancelados.
Busque precisión y para cualquier cosa que se parece a pescado, tales como cheques a proveedores que no reconoce, cheques cancelados por las personas o empresas que no sean aquellos a los que están escritos, o los cheques que faltan en los extractos bancarios cancelados. Malversación es raro pero posible, y tomar estas medidas es una manera de detectarlo.
Requieren dos firmas en los cheques o transferencias bancarias más de una cierta cantidad. No hay una cantidad estándar para esta práctica: Depende de lo que califica como una transacción inusualmente alta para su organización no lucrativa. Usted puede adoptar este requisito como una política interna y hacerla cumplir como una forma de garantizar la supervisión de la junta de operaciones de gran envergadura.
Aunque su banco probablemente monitorea las transacciones grandes o inusuales y puede ponerse en contacto con su organización si se da cuenta de una actividad inusual en su cuenta, en estos días algunos bancos aceptan la responsabilidad de hacer cumplir una política de dos firma en los cheques de los clientes.
Conservar en archivos organizados, sujetos a una política de retención / destrucción de documentos, toda la documentación que respalda sus documentos bancarios. Estos documentos pueden incluir hojas de personal de tiempo, las taquillas u otros registros de entradas vendidas, recibos y facturas. Puede escanear y retenerlos como documentos electrónicos, si lo desea. Si lo hace, copia de seguridad de los archivos y contraseñas que protegen cuidadosamente.
Mantenga una lista detallada de cualquier mueble o equipo que compra o recibe como donaciones (incluyendo computadoras), señalando la fecha en que fueron adquiridas o recibidas y su valor.
Azul Aguacate publicó un artículo útil, " Tesoreros de Todos-Voluntarios Organizaciones: Ocho Responsabilidades clave ".
-
El concepto de separación de funciones y el examen de CPA - Cómo crear un sistema de archivo para un fideicomiso
- Cómo presentar los registros financieros de un fideicomiso inmobiliario
-
Encuentra tu chequera y registra cheques en Quicken 2012 - Edición y miccionales cheques de pago en QuickBooks
- Quickbooks: 8 consejos financieros para los dueños de negocios
Funciones de las teclas de un tenedor de libros para el pago de facturas Después de registrar las transacciones de compra de un negocio, el tenedor de libros asume la responsabilidad primaria de asegurar que las facturas se pagan tanto para el inventario y los suministros adquiridos. Por lo general, podrás publicar las…
Cuentas de cheques para su pequeña empresa Casi hasta el último centavo que entra en su negocio fluye a través de la cuenta corriente de su negocio (al menos eso es lo que debería pasar). Ya sea en efectivo recaudado en sus cajas registradoras, los pagos recibidos en el correo, el…
El control de la facturación de inventarios y suministros en su negocio Con el tiempo, usted tiene que pagar tanto para el inventario y los suministros que usted compra para su negocio. Estos proyectos de ley son generalmente enviados a cuentas por pagar a su llegada, y se les paga a su vencimiento. Una gran parte del…
Diferentes tipos de cuentas de efectivo La definición de dinero en efectivo va más allá de las facturas en papel y las monedas. Cualquier tipo de cuenta que está respaldada por dinero en efectivo se considera una cuenta de efectivo. Por ejemplo, cuando vas a la librería de la…
¿Cómo las empresas utilizan las cuentas de efectivo Desde el punto de vista de auditoría, el efectivo es una cuenta importante porque las transacciones en efectivo afectan a todos los otros procesos de negocio y financieros. Las empresas adquieren dinero mediante la venta de bienes o servicios, la…
Cómo comprobar las conciliaciones bancarias Su cliente de auditoría elaborará conciliaciones bancarias, que comparar y ajustar su saldo en efectivo por sus estados de cuenta bancarios con sus saldos del libro de caja. Al revisar las conciliaciones bancarias, debe asegurarse de que su…
¿Cómo elegir el banco adecuado para su negocio Encontrar la margen derecha para su negocio, que le ayudarán a configurar su cuenta de cheques y los controles que limitan el acceso a esa cuenta, es crucial. Al evaluar sus opciones bancarias, hágase las siguientes preguntas:¿Este banco tiene…
Cómo evitar el fraude de los empleados Las empresas pierden enormes sumas de dinero cada año al fraude cometido por sus empleados. Las pequeñas empresas y grandes empresas por igual deben establecer fuertes controles internos para prevenir el fraude de los empleados, ya se trate de…
¿Cómo evitar fraudes internos: la división de las responsabilidades del personal Su protección primaria contra el fraude interno en su negocio está dividiendo adecuadamente las responsabilidades del personal cuando el flujo de efectivo del negocio está involucrado. Muchos empresarios comienzan sus operaciones mediante la…
Vivir un día en la vida de un tenedor de libros Así que ha decidido que quiere convertirse en un tenedor de libros. ¿Qué tipo de empleos Por qué crees que te va a hacer? Si usted es empleado de una empresa, entonces es probable que empezar el día con la apertura de la entrada para ver si ha…
Prevenir el fraude mediante la segregación de deberes financieros Segregación de deberes es una estrategia de prevención del fraude que asigna diversos pasos en una transacción financiera a diferentes personas de la organización. Por ejemplo, las organizaciones que desean desalentar el fraude segregan las tres…
La conciliación de cuentas bancarias para su negocio El proceso de reconciliadora cuentas de banco para su negocio se refiere a demostrando a cabo dinero en efectivo - verificar que en realidad lo que tiene en cuentas bancarias de su empresa coincide con lo que piensa el banco que tiene en esas…