Crear el entorno adecuado para una reunión de negocios

Planificación de una reunión de negocios implica algo más que sillas y micrófonos. Usted querrá crear el ambiente adecuado para su reunión, desde los asientos a la calefacción. La mayoría de estos artículos son los que los asistentes no se dan cuenta a menos que algo va mal. Usted sabe que usted ha hecho su trabajo bien si escucha ninguna mención de ninguna de ellas.

Transportación

Si se lleva a cabo su reunión fuera de los muros de su empresa, considere diversas opciones de transporte, incluyendo dejar que los participantes usan sus propios vehículos, confiando en tránsito local, y la contratación de un servicio de autobús. Sea cual sea la opción que elija, dejar que los participantes conocen los detalles exactos. Envíele un mapa con instrucciones escritas precisas e información sobre la disponibilidad y los costos de estacionamiento. Usted podría incluso hacer arreglos para que las tarifas de estacionamiento renunciado.

Si va a reunirse en una ubicación urbana, notificar a los participantes acerca de las dificultades de tráfico potenciales, tales como áreas de cuello de botella de la construcción o la hora punta. Si tienen que utilizar los autobuses o trenes locales, darles la información exacta acerca de dónde bajar y cómo encontrar la ubicación de la reunión de la parada de autobús o estación de tren. La contratación de un servicio de autobús supera todos estos inconvenientes, pero, por supuesto, es su opción más cara.

Su principal objetivo es hacer que la gente llega en el estado de ánimo adecuado. Si se encuentran con sorpresas en el camino debido a la mala planificación, sus actitudes pueden necesitar algún ajuste serio.

Asientos

La mayoría de nosotros somos criaturas de hábito y, dada la elección, por lo general les gusta sentarse en el mismo lugar en cada reunión. En consecuencia, las personas se ponen muy irritada si alguien decide sentarse en su asiento. También encuentran que sentado junto a un amigo, colega amable, o alguien de influencia es reconfortante, mientras que a menudo se sientan lo más lejos posible de alguien que consideran desagradable.

Disposición de los asientos pueden influir psicológicamente su eficacia reunión general. Alguien que quiere ejercer influencia necesita contacto visual directo con la persona que quiere influir, de manera que se sienta frente a esa persona se considera la posición más estratégica de gran alcance. Las personas que quieren que alguien tome nota de que ellos se sientan a la derecha o frente a esa persona. Otra posición de poder para lograr la notificación es el asiento de la derecha del liderazgo como la gente mira a esta persona, sino que también te miran, creando así un vínculo subliminal entre ustedes dos.

Para la resolución de problemas, desea fomentar un alto nivel de interacción y participación, por lo que una instalación de mesa redonda que funciona mejor. En esta disposición, todos los asientos son considerados neutros, evitando así cualquier cabecera de la mesa. Esta configuración promueve un entorno de discusión abierta participativa.

Un acuerdo de la mesa en forma de U que funciona mejor para el entrenamiento. Se permite a los presentadores de ver a todos con claridad y que los participantes de fácil acceso. Los presentadores pueden optar por quedarse dentro o fuera de la U, dependiendo de qué tan cómodo y cerca de ellos quieren estar con los participantes.

Para la toma de decisiones, seleccione una disposición de mesa rectangular con el líder a la cabeza de la tabla. Definitivamente asentar participantes estratégicamente y evitar asientos personalidades conflictivas junto a, o incluso a través de una de la otra. Espolvorear todo el grupo. Para las mejores discusiones, asiento personas con puntos de vista opuestos entre sí opuestos. Ten en cuenta también la disposición de los asientos jerárquica, lo que posiciona a los asistentes, en orden descendente de autoridad, empezando por el presidente reunión que está sentado a la cabecera de la mesa.

Calefacción y refrigeración

Tratar de controlar la calefacción, ventilación y sistema de aire acondicionado es una de las mayores pesadillas todas las reuniones y eventos del planificador. En muchas instalaciones modernas, la calefacción y sistema de aire acondicionado es a menudo difícil de regular en una base habitación por habitación. Por lo que encontrar una temperatura que a todos les gusta es casi imposible. El resultado es que usted termina con cualquiera subsahariana o las condiciones árticas.

Si la temperatura ambiente es cálido cuando no hay nadie en ella, entonces es solamente va a entrar en calor con los cuerpos de más. Lo mejor es optar por un ambiente más fresco en el comienzo de la reunión. Además, las personas tienen menos probabilidades de quedarse dormido cuando se sienten un poco fría. Tener un montón de bebidas calientes disponibles para aumentar el nivel de confort.

Ruido en la habitación y otras distracciones

La eliminación de todos los ruidos de las habitaciones y las distracciones es probablemente imposible. Sin embargo, mediante la eliminación de la mayor cantidad posible, puede ayudar a crear el mejor ambiente de la reunión.

Revise su sala de reuniones con los ruidos del exterior de tráfico, sonidos extraños, de ventilación o distracciones de los equipos audiovisuales o sistema de sonido. Si lo hace, es particularmente importante en una instalación fuera del sitio que es un nuevo lugar para usted. También asegúrese de que la habitación está lejos del ruido de la cocina u otras presentaciones que se está llevando a cabo al mismo tiempo que su reunión.

Las alarmas de incendio por lo general no le dan el honor de un ensayo general. Sea o no la alarma es real, hay que tomarlo en serio. Antes de la reunión, que todo el mundo al tanto de las salidas disponibles en caso de una emergencia.

Al elegir su lugar, ser conscientes de la decoración de la habitación. Salas de reuniones del hotel tienen a menudo temas y están decoradas en consecuencia. Espejos y grandes murales o dibujos crean una distracción no solo para los presentadores, sino también para los participantes. Siempre que sea posible, se enfrentan a las sillas de distancia del desvío.

Quiere evitar que el sonido de los portazos cada vez que alguien va al baño durante una reunión? Aplique cinta adhesiva sobre la captura para amortiguar el sonido.

Iluminación

Si la luz es demasiado brillante, que las cepas de los ojos de la gente. Si la habitación es demasiado oscura, los ojos de los participantes cerraron lentamente. Siempre que sea posible, utilice la luz natural. Sin embargo, tenga en busca de distracciones externas, y se enfrentan a las sillas de espaldas a las ventanas.

Usted necesita iluminación artificial cuando se utiliza equipo audiovisual. Asegúrese de que la luz no se lava la pantalla. Si puede, o bien colocar la pantalla alejada de la iluminación directa o eliminar luces que están justo encima de la pantalla. Al encontrarse fuera de las instalaciones, pregunte al centro de encuentro de quitar o desenroscar bombillas problemáticos. Hacer esto es fácil si las luces son focos halógenos, pero la iluminación fluorescente es generalmente más difícil de ajustar.

Detalles Esenciales

Las cosas pequeñas a menudo puede tener el mayor impacto en una reunión. Aquí hay algunas cosas que pueden dar su reunión ese algo especial:

• Proporcionar tarjetas de nombre: Para las reuniones donde los participantes no todos se conocen entre sí, ofrecen tarjetas de nombre.

• Tomando minutos: Averigüe si alguien es responsable de tomar minutos o si esto puede ser algo que usted puede hacer. Utilice una grabadora para ayudar a asegurar que los minutos son exactas.

• La adición de especias: Juegos, ejercicios de intercambio de ideas y actividades que fomenten la participación interactiva ayuda hacen las cosas más emocionantes.

• Uncluttering el espacio: Reuniones de trabajo pueden fácilmente convertirse lleno de restos de comida o latas de refrescos. Periódicamente organizar una sesión de limpieza. Extracción del desorden a menudo ayuda a eliminar el desorden de la mente de las personas y estimular un poco de creatividad extra.

• Evaluar el éxito: Como parte de su preparación, compilar un formulario de evaluación reunión corta para que evitar cometer los mismos errores una y otra vez. Trate de mejorar cada reunión posterior con base en la retroalimentación de los participantes. Preguntas que hacer son las siguientes sugerida:

• ¿El encuentro se relacionan con nuestros objetivos?

• ¿Nos seguimos el programa?

• Quizá nos quedemos en la fecha prevista?

• ¿Qué debe hacerse de manera diferente la próxima vez para asegurar una reunión de la calidad?

• ¿Qué conflictos o desacuerdos fueron o no fueron resueltos?

• ¿Cuál fue la calidad de las decisiones tomadas?

• ¿Qué tan bien nos utilizamos la experiencia de los participantes?

• ¿Qué pasó que fue inesperado?

Ten en cuenta también la crítica de la reunión desde su punto de vista. Examine lo que usted haría de manera diferente la próxima vez.