Cómo dirigir un proyecto de gestión de operaciones

Proyectos de gestión de operaciones exitosas requieren un líder que pueda coordinar una serie de personas de diferentes organizaciones con diferentes objetivos y habilidades. Sin embargo, ellos tienen que trabajar juntos hacia el mismo objetivo para completar el proyecto.

Desarrollar una propuesta de proyecto con un equipo

Una visión común alinea los esfuerzos de las personas que van a ejecutar el proyecto. Una forma de conseguir que todos en la misma página es desarrollar una propuesta de proyecto desde el principio y refinarlo en conjunto con el tiempo. La propuesta de proyecto debe tener los siguientes elementos:

• Declaración de propósito: Esta es una descripción de alto nivel del proyecto y sus objetivos. Piense en ello como el 30-segundos elevator pitch para vender su proyecto. Debe incluir estos tipos de contenido:

• Una explicación de la oportunidad de negocio - por qué lo estás haciendo este proyecto

• Objetivos del proyecto

• Beneficios esperados en orden de rango

Escribe la propuesta para todo el proyecto como si usted planea en realidad completarlo. Y el uso de un equipo multifuncional de expertos para desarrollarlo. Bloquear el equipo en una habitación durante un par de días para escribir el pase inicial a menudo produce los mejores resultados.

Comunicarse con los grupos de interés

LA tenedor de apuestas es cualquier persona con un interés en el resultado de un proyecto o iniciativa, incluida cualquier persona que puede detener un proyecto. Las partes interesadas pueden ser internas o externas. Los interesados ​​internos pueden incluir sus patrocinadores ejecutivos, los miembros del equipo del proyecto, y los gerentes funcionales los miembros del equipo.

Proveedores clave también pueden ser considerados interno o externo para diversos fines, en función de lo esencial que su participación es y qué tan cerca la relación entre empresas es. Actores públicos externos incluyen organizaciones no gubernamentales, las comunidades y los diversos organismos gubernamentales.

La identificación de las partes interesadas y la comunicación con ellos sobre una base regular es fundamental para una gestión exitosa de proyectos. Si usted se comunica regularmente con las partes interesadas y que está satisfecho con el rendimiento de un proyecto, entonces es menos probable que los disturbios cuando hay problemas técnicos, o cuando es tarde o por encima del presupuesto.

Uno de los primeros trabajos de un gerente de proyecto es el establecimiento de un plan de comunicación. Para ello, una lista de sus grupos de interés, su organización, lo que usted necesita para comunicarse con ellos, con qué frecuencia y por qué medios.

Mantenga las partes interesadas en el bucle

Uno de los mayores problemas que enfrentan es la gestión de sus grupos de interés y sus directivos. Esto es particularmente cierto de sus clientes. Así que conseguir que todos los involucrados temprano. Estos individuos debe firmar en la propuesta de proyecto. De lo contrario, sus posibilidades para complacer al cliente son esencialmente cero.

También debe comunicarse con las partes interesadas con frecuencia para manejar las expectativas y evitar malentendidos. Es necesario para el intercambio de documentación formal, ya que deja un rastro de papel si se producen malentendidos, sobre todo en relación con la corrupción del alcance.

Pero no abandone teléfono y / o la comunicación en persona porque estas plataformas tradicionales le permiten destacar problemas particulares y para aclarar que es difícil de conseguir en la página escrita.

Informes de progreso frecuentes también son esenciales. La cantidad de detalle en sus informes sobre la situación depende del tamaño del proyecto y las preferencias de los actores en cuestión. Por otra parte, es posible que desee gestionar algunos grupos de interés externos diferente a los demás.

En proyectos de consultoría de tamaño mediano (alrededor de $ 200.000 a $ 1 millón en el trabajo), un informe semanal puede contener cuatro elementos:

1. ¿Qué fue lo que logramos la semana anterior?

2. ¿Qué es lo que pretendemos llevar a cabo la próxima semana?

3. ¿Qué obstáculos están de pie en el camino de la realización del proyecto, en particular para la semana que viene?

4. ¿Cuánto tiempo estamos en el proyecto frente a donde esperábamos ser?

Por lo general, la respuesta a estas cuatro preguntas es suficiente para mantener el cliente en el circuito y hacer frente a los posibles problemas más acuciantes.

¿Cómo manejar el equipo

La gestión de un equipo de empleados u otros tipos de hacedores en un proyecto es muy similar a la gestión de otros tipos de grupos de interés. Participación Upfront y comunicación frecuente recorrer un largo camino en el camino a resultados exitosos. Y es de importancia crucial establecer responsabilidades cristalinas adelantado.

Con una propuesta de proyecto aprobado en la mano, usted puede conseguir el balanceo del proyecto mediante la distribución de la propuesta a todos los miembros del equipo de posibles junto con una matriz de asignación de responsabilidad (RAM). Asignar entregables a las personas de acuerdo a estas cuatro categorías:

• Responsable: Estas personas hacen el trabajo para completar la actividad. Al menos uno R tiene que ser asignado a cada actividad. A menudo, usted tendrá más.

• Responsable: Estas personas tienen que firmar en la labor de las personas que son responsables de completar la misma. Usted debe tener exactamente un LA por tarea. Una persona puede ser tanto un R y un LA en una tarea.

• Consultado: Estas son personas que deben ser consultados. Por lo general, son buscados por el asesoramiento de expertos en la actividad o que son responsables de las actividades relacionadas en el proyecto.

• Informado: Estas son personas que necesitan estar informados de manera permanente sobre el proyecto.

Los jefes de proyecto a veces llaman una memoria RAM de un Matriz RACI debido a las iniciales utilizadas para rellenar la matriz.

Asegúrese de distribuir estos documentos por lo menos a la gente con una R, A, o C junto a sus nombres. Ningún individuo debería tener más de una letra junto a su nombre para una tarea en particular, con la posible excepción RA.

También debe haber una correspondencia estrecha entre las partes interesadas, la matriz de comunicaciones, y la matriz de memoria RAM. En otras palabras, si los interesados ​​se muestran en un gráfico, que deben aparecer en ambos.