Entradas para el desarrollo de una carta que usted debe saber para el examen de certificación PMP

Preparación de una carta del proyecto útil es un conocimiento importante tener cuando se trata de obtener su certificación PMP y requiere reunir una buena cantidad de información sobre el propósito del proyecto y sus beneficios esperados para la organización. los Guía PMBOK

identifica estos cinco entradas para el proceso Desarrollar Carta del proyecto:

• Declaración de Proyecto del trabajo (SOW): Esta descripción narrativa de un proyecto hace lo siguiente:

• Explica la necesidad de negocio que el proyecto cumplirá

• Aclara el producto del proyecto

• Le dice cómo el proyecto se alinea con el plan estratégico de la organización

Caso de negocio: Esta información demuestra el valor del proyecto a la organización. Dicho valor se puede juzgar por estas cifras:

Financiero: El aumento de los ingresos, la reducción de gastos

No financiero: La lealtad del cliente, la innovación

Acuerdo: Para un proyecto basado en una obligación contractual, el contrato (contrato) es una entrada a la carta del proyecto. Sus contenidos incluyen

La declaración de contrato de trabajo

Contractuales requisitos, términos y condiciones

Los factores ambientales de la empresa (EEFS): Estos factores internos (como la estructura organizativa y las capacidades de recursos humanos) y los factores externos (como la competencia y regulaciones) afectan si usted hace un proyecto y cómo se acercan a ella.

Activos de los procesos de la organización (OPAs): Estos comprenden las políticas, procedimientos, plantillas y documentación previa en proyectos que las organizaciones utilizan para gestionar los proyectos de una manera consistente.

Declaración del Proyecto de la obra

No todas las organizaciones a crear una declaración formal de trabajo (SOW), así que no se sorprenda si usted no ha visto uno. Para las organizaciones que tienen un SOW formal del proyecto, podría ser creado por la persona que solicita el proyecto, o por un comité de la lista de dirección, el patrocinador del proyecto, o de la PMO.

Cuando el Guía PMBOK se refiere a un SOW, no necesariamente está refiriendo a uno de un contrato. En cambio, este uso de la Declaración de trabajo se refiere a una descripción narrativa del proyecto. Si el SOW es de un contrato, el término contrato se utilizará en conjunción con SOW.

El SOW describe la necesidad de negocio y cómo el proyecto satisfacer esa necesidad. También se describe cómo el proyecto está alineado con el plan estratégico de la organización.

Asegúrese siempre de que los siguientes elementos están documentados:

• Descripción narrativa

• Necesidad de Negocios

• Descripción del producto

• La alineación con el plan estratégico

Caso de negocio

El caso de negocio documenta la razón de negocios para llevar a cabo el proyecto, así como el análisis de costo-beneficio. Gran parte de la información financiera utilizada en el análisis de costo-beneficio proviene del proceso de selección de proyectos. Muchas organizaciones utilizan mediciones no financieras para justificar un proyecto, así como la lealtad del cliente, mejora de procesos de negocio, la reducción de la rotación de personal, la innovación, y así sucesivamente.

Revise el caso de negocios periódicamente durante todo el proyecto para asegurar que los supuestos sobre los que se construyó el modelo de negocio siguen siendo válidos.

Acuerdos

Los acuerdos pueden adoptar la forma de contratos, memorandos de entendimiento (MOU), carta de intención, u otros acuerdos por escrito. Al hacer el trabajo para un cliente externo se utiliza un contrato. Si este es el caso, se utiliza el SOW contenida en el contrato para documentar la información en la carta.

Usted también mirar a los términos y condiciones que proporcionan orientación sobre cómo debe llevarse a cabo el proyecto, las fechas clave de hitos, las limitaciones de financiación, así como cualquier otra información pertinente en el contrato.

Los factores ambientales de la empresa

Piense en algunos de los factores ambientales de la empresa (EEFS) que pueden limitar u orientar cómo se fletó un proyecto. ¿Cuáles son algunos de los factores internos? ¿Cuáles son algunos de los factores externos?

Los factores internos que definitivamente desea tener en cuenta incluyen

• Estructura orgánica de los organismos que participan en el proyecto

• Los sistemas de información de una organización y su capacidad de compartir información

• Recursos humanos: sus habilidades y disponibilidad

• Políticas y procesos de gestión de cartera

• Políticas Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y procesos

• Bases de datos de estimación, de riesgo, y el defecto de seguimiento

Factores externos que pueden influir en su proyecto incluyen

• Estándares de la industria que se aplican a los productos o servicios

• Leyes o códigos regulatorios que necesitan para cumplir con

• Las políticas gubernamentales, restricciones y climas políticos

• Condiciones del mercado que influyen en los precios y la disponibilidad de materiales y servicios

• Información de la competencia, tales como el número de competidores, oportunidades y amenazas en base a su competencia

• La disponibilidad y tarifas de Financiamiento

• Legislación pendiente que podría afectar a sus productos, servicios y procesos

• La disponibilidad de recursos, tanto físicos como la mano de obra

• Los cambios en el mercado, ya sea de la competencia o económicas factores

• Influencias económicas, como el desempleo y la disponibilidad de crédito

Todos estos EEFS pueden tener un efecto sobre si lo hace un proyecto, y cómo abordarlo. Aquí hay algunos ejemplos rápidos:

• Usted trabaja en una organización matricial débil. Por lo tanto, su capacidad de negociación para los miembros del equipo con frecuencia será anulado por gerentes funcionales. Además, la mayoría de los miembros del equipo tendrán su trabajo regular, y trabajar para su proyecto y otros proyectos. Este es un ejemplo de un factor ambiental interna que se refiere a la organización.

• Su organización trabaja para una agencia gubernamental. El gobierno se está preparando para exigir un determinado tipo de informes para todos los proyectos. Este factor ambiental externo se relaciona con temas gubernamentales y regulatorias.

• La tasa de interés para préstamos de dinero ha aumentado últimamente. Los supuestos sobre el costo del dinero ahora pueden ser diferentes de lo que será en seis meses cuando se está estimando necesidad de sacar de una línea de crédito. Este es un ejemplo de un factor ambiental externo que se refiere a la financiación y la economía.

Activos de los procesos de organización

Activos de los procesos de organización (OPAs) se supone para ayudarle a hacer su proyecto. Algunas de las más interesantes de este proceso en particular incluyen

• Políticas de la organización, los procedimientos y los sitios de intranet

• Plantillas para formularios, informes y documentación

• Documentación de proyectos anteriores

• Las lecciones aprendidas de proyectos anteriores

Aunque el Guía PMBOK ha este lecciones aprendidas concepto a través de muchos de los procesos, no siempre se implementa también en el mundo real.