Gestión de proyectos: cómo aclarar las metas del proyecto

Como director del proyecto, concretar las metas antes de empezar la planificación los detalles del proyecto de ejecución de órdenes. En su búsqueda para descubrir lo que se supone que su proyecto para lograr y cómo encaja en los planes generales de su organización, usted tiene que buscar la información que es sensible, a veces contradictorias, ya menudo no escrita. Obtener esta información no siempre es fácil, pero siguiendo estos consejos puede ayudar a hacer su búsqueda más productivo:

• Trate de encontrar varias fuentes para la misma pieza de información. Cuanto mayor es el número de fuentes independientes que contienen la misma información, más probable es que la información es correcta.

• Siempre que sea posible, obtener información de fuentes primarias. Una fuente primaria contiene la información original. Una fuente secundaria es el informe de otra persona de la información de la fuente primaria.

  Supongamos que usted necesita información de un estudio recientemente finalizado. Usted puede obtener la información de la fuente primaria (que es el informe real del estudio escrito por los científicos que realizaron él), o se puede obtener de fuentes secundarias (tales como artículos en revistas o revistas científicas de autores que parafraseados y resumen el informe original).

  Cuanto más lejos de su fuente es de la fuente primaria, más probable es que la información secundaria difiere de la información real.

• Busque fuentes escritas, porque son los mejores. Compruebe minutos relevantes de las reuniones, correspondencia, correo electrónico, informes de otros proyectos, planes a largo plazo, presupuestos, planes de mejoras de capital, documentos de requerimientos del mercado y los beneficios, análisis de costos.

• Habla con dos o más personas de la misma zona para confirmar la información. Diferentes personas tienen diferentes estilos de comunicación, así como diferentes percepciones de la misma situación. Habla con más de una persona, y comparar sus mensajes para determinar las contradicciones.

  Si obtiene diferentes historias, hablar con la gente de nuevo para verificar su información inicial. Determinar si las personas a las que consultó son fuentes primarias o secundarias (fuentes primarias tienden a ser más preciso que los secundarios). Pregunte a las personas que consultó para explicar o conciliar las diferencias restantes.

• Al hablar con la gente sobre información importante, las gestiones para tener al menos una persona presente. Si lo hace, permite que dos personas diferentes para interpretar lo que escuchan de la misma persona.

• Anote toda la información que obtenga de las reuniones personales. Comparte tus notas escritas y los resúmenes con otras personas que estuvieron presentes en la reunión para asegurarse de que su interpretación es correcta y para servir como un recordatorio de acuerdos realizados durante la reunión.

• Plan para reunirse al menos dos veces con audiencias clave de su proyecto. Su primera reunión que comienza a pensar acerca de los problemas. Permitir un tiempo para que piensen sobre sus discusiones iniciales y pensar en nuevas ideas relacionadas con esos temas. Una segunda reunión le da la oportunidad de aclarar cualquier ambigüedad o inconsistencias desde la primera sesión.

• Practicar habilidades de escucha activa en todas sus reuniones y conversaciones. La escucha activa es una habilidad todos los gerentes tienen que desarrollar.

• Siempre que sea posible, confirme lo que has oído en reuniones personales con fuentes escritas. Cuando hablas con la gente, que comparten sus percepciones y opiniones. Comparar esas percepciones y opiniones con los escritos, datos objetivos (de fuentes primarias, si es posible). Discuta cualquier discrepancia con esas mismas personas.