Un requisito clave para el éxito de la gestión de proyectos es saber por qué el proyecto fue creado en el primer lugar. Además de ayudar a asegurar que los objetivos apropiados y los resultados deseados se enmarcan en un principio, este conocimiento da energía a los miembros del equipo del proyecto y alimenta su compromiso para alcanzar dichos objetivos y resultados. Siga los siguientes pasos para determinar la justificación de su proyecto:
Identificar los conductores de su proyecto y determinar sus necesidades y expectativas. Conductores de Proyecto son personas para las que se realizan proyecto- tienen cierta autoridad para definir los resultados del proyecto.
Busque declaraciones existentes que confirman el apoyo de su proyecto de las prioridades de su organización. Consulte plan a largo plazo de su organización, el presupuesto anual, el plan de créditos de capital, y los indicadores clave de rendimiento o KPI, así como notas de reuniones en las que se proponen y discuten su proyecto. También con alguna de las personas que asistieron a esas reuniones.
Al comprobar con personas o documentos escritos para la confirmación de la justificación de su proyecto, haga lo siguiente:
Trate de encontrar varias fuentes para la misma pieza de información. (Las fuentes más independientes que descubras que contienen la misma información, más probable es que la información es correcta.)
Siempre que sea posible, obtener información de fuentes primarias. (LA fuente principal Información detallada contiene el original de una secundario fuente es el informe de otra persona de la información de la fuente primaria.)
Siempre que pueda, el uso de fuentes escritas, ya que proporcionan un registro constante y duradera de la información y reducir las posibilidades de que la información se altera, se filtró, o mal interpretadas (inadvertida o deliberadamente) antes de verlo.
Al hablar con la gente sobre información importante, las gestiones para tener al menos una persona presente. Si lo hace, permite que dos personas diferentes para interpretar lo que escucharon de la misma persona.
Anote toda la información que obtenga de las reuniones personales.
Plan para reunirse con audiencias clave por lo menos dos veces. Su primera reunión los sufran empezar a pensar en issues- su segunda reunión le da la oportunidad de aclarar cualquier ambigüedad o inconsistencias desde la primera sesión.
Siempre que sea posible, confirme lo que has oído en reuniones personales con fuentes escritas. Comparar las percepciones y opiniones de la gente para escritos, datos objetivos (de fuentes primarias, si es posible) y conciliar cualquier discrepancia.
Consejos de Gestión de Proyectos para el desarrollo de proyectos significativos Objetivos
Como director del proyecto, desarrollando concisa y sin ambigüedades los objetivos del proyecto (o declaraciones de los resultados deseados de su proyecto) aumenta las posibilidades de que usted va a lograr con éxito. Siga estos consejos para asegurar sus objetivos del proyecto son muy claras:
Centrarse en los resultados en lugar de actividades. (Por ejemplo, "producir un informe final aprobado" es preferible a "leer y revisión de borradores de informe.")
Asegúrese de que sus objetivos sean SMART (sESPECÍFICOS, medible, laggressive, realistic, y t-ime minúsculas).
Use un lenguaje claro - sin jerga técnica o acrónimos.
Asegúrese de que cada objetivo tiene al menos una medida y cada medida tiene por lo menos un objetivo de rendimiento. (Por ejemplo, si la declaración narrativa de su objetivo es "desarrollar un nuevo producto," una medida sería "apuntar fecha de finalización" y el objetivo de rendimiento para esa medida sería "15 de agosto de 20__".)
Proyecto Habilidad Representante: desarrollo Horarios alcanzables Proyecto
Producir resultados de su proyecto en la fecha prevista es un requisito esencial para su éxito. Para tener la mejor oportunidad de completar su proyecto a tiempo, es necesario desarrollar un cronograma del proyecto que es alcanzable, sensible a las necesidades de su cliente, y comprendido y apoyado por todos los miembros del equipo del proyecto. Siga los siguientes pasos para crear un calendario realista y alcanzable proyecto:
Identificar todas las actividades requeridas.
Desglosar las actividades en suficiente detalle. Por ejemplo, en lugar de incluir una única actividad denominada "determinar los requisitos para el nuevo producto" en su horario, descomponerlo aún más en "correspondencia revisión", "vendedores entrevista," "grupos de enfoque conducta" y "preparar un informe de los requisitos para el nuevo producto ".
Tenga siempre en cuenta tanto duración (el número de períodos de trabajo necesarios para realizar una actividad) y interdependencias (el orden en que se realizan las actividades) a medida que desarrolle su programa del proyecto.
Identifique su estrategia para la realización de cada actividad antes de valorar su duración.
Factor en la disponibilidad de recursos (como el número de horas cada día en mayo que el ingeniero de fabricación será capaz de trabajar en su proyecto).
Reconocer y escribir todos los supuestos relacionados con su proyecto y su horario. Por ejemplo, si usted todavía no sabe lo que su presupuesto del proyecto es, anote que usted asuma su presupuesto será de $ 100,000 hasta que descubres lo contrario.
Identificar y planificar todos los riesgos del cronograma del proyecto significativas (por ejemplo, si el rediseño del sistema financiero compañía hará que su proyecto se retrase).
Reexaminar y revisar, si es necesario, su horario original después de su proyecto es aprobado y antes de empezar a trabajar en él.
Involucre a su conductores de proyectos (personas para las que se realizan los proyectos) y partidarios (personas que ayudan a realizar su proyecto) en el desarrollo de la programación.
Para jefes de proyecto: cómo obtener y mantener el compromiso de Proyectos
Usted no puede hacer su proyecto solo- como director del proyecto, que necesita los miembros del equipo a trabajar juntos para alcanzar con éxito los objetivos y las metas finales del proyecto. Siga estos consejos para llevar el entusiasmo y el compromiso de su equipo de proyecto (y para mantener tanto a lo largo del ciclo de vida de su proyecto):
Aclarar los beneficios del proyecto para la organización y para los miembros individuales del equipo.
Involucrar a los miembros del equipo en el proceso de planificación.
Ayudar a las personas ven que el plan del proyecto es factible.
Abordar cuestiones, preocupaciones y preguntas con prontitud y abiertamente.
Proporcionar frecuentes, retroalimentación significativa a sus miembros del equipo.
Reconocer las contribuciones de las personas.
Gestión Efectiva de Proyectos: Cómo sostener Gente Responsable
Cuando la gente acepta la responsabilidad, te dan el derecho de hacerlos responsables por su desempeño. Incluso si técnicamente no tiene autoridad directa sobre una persona en su equipo de proyecto, actuar como si usted tiene la autoridad, a menos que esté específicamente le indique lo contrario.
Aquí hay algunas maneras eficaces para mantener a la gente en su equipo responsable del proyecto:
Involucrar a las personas que tienen autoridad sobre los miembros del equipo.
Sea específico acerca de los resultados deseados, plazos y presupuestos de recursos.
Obtener el compromiso de sus miembros del equipo.
Ponga todos los compromisos por escrito.
Ponerse de acuerdo sobre un plan para monitorear el progreso de sus miembros del equipo y seguirlo.
Dile a otros sobre su proyecto sobre los compromisos asumidos.
Crear un sentido de urgencia y la importancia del proyecto.
Exprese su agradecimiento por el esfuerzo realizado y los resultados obtenidos.
Cómo evitar Gestión de Proyectos Errores comunes
La presión de tener que completar un proyecto con poco tiempo y pocos recursos a menudo hace que la gente de cortar esquinas y pasar por alto algunas cuestiones que pueden afectar significativamente las posibilidades de un proyecto de éxito. Evite los siguientes errores comunes y en lugar de abordar los problemas al principio del proyecto para ayudar a reducir sus posibles impactos negativos:
Enmarcar los objetivos del proyecto vagas: Los objetivos del proyecto son los resultados que se deben alcanzar para que el proyecto tenga éxito. Cuanto más específica los objetivos, más fácil será para usted para estimar el tiempo y los recursos necesarios para alcanzarlos y más fácil será para usted y sus audiencias para confirmar que se han cumplido.
Asegúrese de incluir medidas (las características de un objetivo que va a utilizar para decidir si se ha logrado) y especificaciones (los valores de las medidas que usted cree que confirmar que ha alcanzado con éxito sus objetivos).
Con vistas a las audiencias clave: Asegúrese de determinar su proyecto de conductores (aquellas personas que definen lo que su proyecto debe lograr para tener éxito) y su partidarios (las personas que lo hacen posible para que usted pueda lograr los objetivos de su proyecto se desea). Conductores importantes que a menudo se pasan por alto son los últimos usuarios finales de los productos de su proyecto.
No documentar supuestos: La gente casi siempre hacen suposiciones con respecto a su proyectos- sin embargo, a menudo no escribirlas porque piensan todos los demás están haciendo las mismas.
Documentar sus suposiciones le permite confirmar que todas las personas están operando bajo el mismo conjunto de supuestos y le recuerda periódicamente para comprobar si los supuestos del proyecto han sido confirmadas y / o otros nuevos se han hecho.
"Copia de seguridad" a los programas del proyecto: Copia de seguridad en un horario proyecto implica tratar de determinar el tiempo y los recursos que se sienta le permitiría lograr el éxito del proyecto sin tener en cuenta la cuestión de qué tan probable es que usted será capaz de obtener las cantidades necesarias de tiempo y recursos.
En lugar de apoyar en, considerar el tiempo y los recursos que de manera realista cree que será capaz de asegurar y de explorar diferentes formas de utilizarlos para aumentar sus posibilidades de ser capaz de completar con éxito su proyecto.
No obtener compromisos clave por escrito: No poner compromisos por escrito aumenta las posibilidades de que lo que las personas destinadas a cometer era diferente de lo que pensabas que cometieron. Además de aumentar la precisión de la comunicación, anotando compromisos ayuda a quienes se les hizo recordarlos y anima a la gente a modificar las declaraciones por escrito cuando sea necesario.
El no poder mantener el plan hasta a la fecha: Si un proyecto se ejecuta correctamente, y miembros de su equipo debe consultar con frecuencia la versión más actualizada del plan del proyecto para confirmar lo que cada equipo has miembro que hacer para producir los resultados previstos.
No mantener el plan hasta a la fecha significa que no tiene referencia que explica lo que las personas deben hacer para llevar a cabo con éxito el proyecto de trabajo requerido. También sugiere que la adhesión a la versión más reciente del plan de proyecto no es realmente tan importante, la creencia de que reduce significativamente las posibilidades de éxito del proyecto.
No tener el control de cambio formal: No seguir un proceso formal para evaluar el impacto de los cambios en el proyecto aumenta la probabilidad de que se pasen por alto las consecuencias importantes de los cambios solicitados en la evaluación de los posibles efectos de esos cambios. Además, hace que sea más probable que algunas de las personas que se verán afectadas por los cambios no pueden recibir información oportuna y precisa sobre lo que pueden ser los efectos.
No comunicar con eficacia: Comunicaciones problemáticas aumentan las posibilidades de que la gente va a trabajar con información diferente al realizar las tareas del proyecto, así como disminución de la moral del equipo y compromiso con el éxito global del proyecto.
