Cómo evitar los errores de gestión de proyectos comunes

La presión de tener que completar un proyecto con poco tiempo y pocos recursos a menudo hace que la gente de cortar esquinas y pasar por alto algunas cuestiones que pueden afectar significativamente las posibilidades de un proyecto de éxito. Evite los siguientes errores comunes y en lugar de abordar los problemas al principio del proyecto para ayudar a reducir sus posibles impactos negativos:

• Enmarcar los objetivos del proyecto vagas: Los objetivos del proyecto son los resultados que se deben alcanzar para que el proyecto tenga éxito. Cuanto más específica los objetivos, más fácil será para usted para estimar el tiempo y los recursos necesarios para alcanzarlos y más fácil será para usted y sus audiencias para confirmar que se han cumplido.

  Asegúrese de incluir medidas (las características de un objetivo que va a utilizar para decidir si se ha logrado) y especificaciones (los valores de las medidas que usted cree que confirmar que ha alcanzado con éxito sus objetivos).

• Con vistas a las audiencias clave: Asegúrese de determinar su proyecto de conductores (aquellas personas que definen lo que su proyecto debe lograr para tener éxito) y su partidarios (las personas que lo hacen posible para que usted pueda lograr los objetivos de su proyecto se desea). Conductores importantes que a menudo se pasan por alto son los últimos usuarios finales de los productos de su proyecto.

• No documentar supuestos: La gente casi siempre hacen suposiciones con respecto a su proyectos- sin embargo, a menudo no escribirlas porque piensan todos los demás están haciendo las mismas.

  Documentar sus suposiciones le permite confirmar que todas las personas están operando bajo el mismo conjunto de supuestos y le recuerda periódicamente para comprobar si los supuestos del proyecto han sido confirmadas y / o otros nuevos se han hecho.

• "Copia de seguridad" a los programas del proyecto: Copia de seguridad en un horario proyecto implica tratar de determinar el tiempo y los recursos que se sienta le permitiría lograr el éxito del proyecto sin tener en cuenta la cuestión de qué tan probable es que usted será capaz de obtener las cantidades necesarias de tiempo y recursos.

  En lugar de apoyar en, considerar el tiempo y los recursos que de manera realista cree que será capaz de asegurar y de explorar diferentes formas de utilizarlos para aumentar sus posibilidades de ser capaz de completar con éxito su proyecto.

• No obtener compromisos clave por escrito: No poner compromisos por escrito aumenta las posibilidades de que lo que las personas destinadas a cometer era diferente de lo que pensabas que cometieron. Además de aumentar la precisión de la comunicación, anotando compromisos ayuda a quienes se les hizo recordarlos y anima a la gente a modificar las declaraciones por escrito cuando sea necesario.

• El no poder mantener el plan hasta a la fecha: Si un proyecto se ejecuta correctamente, y miembros de su equipo debe consultar con frecuencia la versión más actualizada del plan del proyecto para confirmar lo que cada equipo has miembro que hacer para producir los resultados previstos.

  No mantener el plan hasta a la fecha significa que no tiene referencia que explica lo que las personas deben hacer para llevar a cabo con éxito el proyecto de trabajo requerido. También sugiere que la adhesión a la versión más reciente del plan de proyecto no es realmente tan importante, la creencia de que reduce significativamente las posibilidades de éxito del proyecto.

• No tener el control de cambio formal: No seguir un proceso formal para evaluar el impacto de los cambios en el proyecto aumenta la probabilidad de que se pasen por alto las consecuencias importantes de los cambios solicitados en la evaluación de los posibles efectos de esos cambios. Además, hace que sea más probable que algunas de las personas que se verán afectadas por los cambios no pueden recibir información oportuna y precisa sobre lo que pueden ser los efectos.

• No comunicar con eficacia: Comunicaciones problemáticas aumentan las posibilidades de que la gente va a trabajar con información diferente al realizar las tareas del proyecto, así como disminución de la moral del equipo y compromiso con el éxito global del proyecto.