Gestión de proyectos: cómo definir restricciones del proyecto

Limitaciones del proyecto pueden influir en cómo administrar su proyecto e incluso puede determinar si está o no (y los conductores y simpatizantes de su proyecto) decide continuar con su proyecto. Limitaciones del proyecto normalmente se dividen en varias categorías. Al reconocer estas categorías, usted puede enfocar sus investigaciones y así aumentar las posibilidades de que usted descubrirá todas las limitaciones que afectan a su proyecto.

Conductores y simpatizantes de su proyecto pueden haber preestablecido expectativas o requisitos en una o más de las siguientes categorías:

• Resultados: Los productos y efecto de su proyecto. Por ejemplo, el nuevo producto debe costar más de $ 300 por artículo para la fabricación o el nuevo libro debe ser menos de 384 páginas de extensión.

• Plazos: Cuando tenga que producir ciertos resultados. Por ejemplo, el proyecto debe realizarse antes de junio 30. Usted no sabe si es posible terminar en junio 30 que acaba de saber que alguien espera que el producto que se produjo entonces.

• Recursos: El tipo, la cantidad y la disponibilidad de los recursos para llevar a cabo su proyecto de trabajo. Los recursos pueden incluir a las personas, fondos, equipos, materias primas, las instalaciones, la información, y así sucesivamente. Por ejemplo, usted tiene un presupuesto de $ 100,000 usted puede tener dos personas a tiempo completo durante tres meses- o no puede utilizar el laboratorio de pruebas durante la primera semana de junio.

• El desempeño de la actividad: Las estrategias para la realización de diferentes tareas. Por ejemplo, te dicen que debes usar departamento de impresión de su organización para reproducir los manuales de los nuevos usuarios para el sistema que está en desarrollo. Usted no sabe lo que el manual se verá así, el número de páginas que va a ser, el número de copias que necesita, o cuando usted los necesita. Por lo tanto, no se puede saber si el departamento de impresión de su organización depende de la tarea. Pero en este punto, usted sabe que alguien espera que usted tenga el departamento de impresión haga el trabajo.

Tenga cuidado con los vagos limitaciones- que proporcionan mala orientación de lo que puede o no puede hacer, y pueden desmoralizar a las personas que tienen que tratar con ellos. Estos son algunos ejemplos de limitaciones vagas y cómo puede mejorarlos:

• Tiempo limitación del marco:

• Vague: " terminar este proyecto tan pronto como sea posible ". Esta declaración le dice nada. Con esta limitación, su público puede exigir de pronto los resultados finales de su proyecto - sin advertencia previa.

• Específica: " Acabe este proyecto por el cierre de las operaciones el 30 de junio "

La determinación de las limitaciones es una misión de investigación, por lo que su trabajo consiste en identificar y examinar todas las posibles fuentes de información. Usted no quiere perderse nada, y quiere aclarar cualquier información contradictoria. Después de saber lo que la gente espera, puede determinar cómo (o si) se puede cumplir con esas expectativas. Pruebe los siguientes enfoques:

• Consulte a su público. Consulte con los conductores sobre limitaciones en cuanto se desea comprobar en los resultados con los partidarios acerca de las limitaciones relativas a la ejecución de actividad y recursos.

• Revise los materiales escritos pertinentes. Estos materiales pueden incluir planes a largo plazo, los presupuestos anuales y los planes de asignaciones de capital, análisis de costo-beneficio, estudios de viabilidad, informes de proyectos relacionados, actas de reuniones, y los objetivos de rendimiento de los individuos.

• Cuando se identifica una limitación, asegúrese de anotar su fuente. Confirmando una limitación de diferentes fuentes aumenta su confianza en su exactitud. Resolver contradictorias opiniones sobre una limitación tan pronto como sea posible.