Gestión de proyectos: cómo determinar las necesidades de proyectos

Como jefe de proyecto debe tener una comprensión completa de las necesidades de su proyecto. Las necesidades que sus direcciones de proyectos no siempre son evidentes. Supongamos, por ejemplo, que su organización decide patrocinar una unidad de sangre. Es la verdadera razón de su proyecto para hacer frente a la escasez de sangre en el hospital local o para mejorar la imagen de su organización en la comunidad local?

Cuando usted entiende claramente las necesidades de su proyecto, puede

• Elija actividades de los proyectos que le permiten lograr el verdadero deseado

• Supervisar el rendimiento durante y al final del proyecto para asegurarse de que está cumpliendo las necesidades reales

• Darse cuenta de que el proyecto no responde a las necesidades reales para que pueda sugerir la modificación o cancelación de la misma.

Cuando usted está inicialmente asignado un proyecto, que esperas que te dicen los productos que se supone para producir y las necesidades que se supone que abordar. Sin embargo, a menudo se les dice qué producir (los resultados), pero hay que averiguar por sí mismo las necesidades.

Considere las siguientes preguntas a medida que trabaja para definir los requisitos de su proyecto:

• ¿Qué necesidades que la gente quiere su proyecto para hacer frente? No te preocupes en este punto si su proyecto puede realmente responder a estas necesidades, o si se trata de la mejor manera para hacer frente a las necesidades. Usted está tratando de identificar a las esperanzas y expectativas que llevaron a este proyecto en el primer lugar.

• ¿Cómo sabes que las necesidades que identifique son las esperanzas y expectativas que la gente tiene para su proyecto reales? La determinación de los pensamientos y sentimientos reales de las personas puede ser difícil. A veces no quieren compartir ellos- a veces no saben cómo expresar con claridad.

Al hablar con la gente para determinar las necesidades de su proyecto debe abordar, pruebe las siguientes técnicas:

• Anímelos a hablar largo y tendido sobre sus necesidades y expectativas.

• Escuche con atención para cualquier contradicción.

• Anímelos a aclarar las ideas vagas.

• Trate de confirmar su información de dos o más fuentes independientes.

• Pídales que indicar la importancia relativa de abordar cada una de sus necesidades.

El siguiente esquema es útil para dar prioridad a las necesidades de una persona:

• Debe: El proyecto debe responder a estas necesidades, por lo menos.

• Debería: El proyecto debe responder a estas necesidades, si es posible.

• Encantado de: Sería bueno para el proyecto para hacer frente a estas necesidades, si al hacerlo no afecta a ninguna otra cosa.

Vea si su organización lleva a cabo un análisis formal de costo-beneficio para su proyecto. Un análisis de costo-beneficio es una identificación y evaluación de los siguientes formales:

• Los beneficios esperados de su proyecto

• Los costos de la realización de su proyecto y el uso y el apoyo a los productos o servicios producidos por el proyecto

El análisis de costo-beneficio se señalan los resultados que las personas contaban con cuando decidieron seguir adelante con su proyecto. Por lo tanto, el análisis es una fuente importante para las necesidades reales de que su proyecto debe abordar.