Equilibrio de los costos de control de la protección de efectivo y activos de negocio
Como propietario de una pequeña empresa, siempre vas a estar tratando de equilibrar el costo de proteger su dinero en efectivo y los activos con el costo de separar adecuadamente esas funciones. Puede ser un gran error poner en demasiados controles que terminan costándole dinero.
Por ejemplo, puedes poner en el control de inventarios que requieren vendedores ponerse en contacto con una persona en particular que tiene la llave de su almacén de producto. Este tipo de control puede prevenir el robo de los empleados, sino que también puede dar lugar a la pérdida de ventas, porque los vendedores no pueden encontrar la llave titular cuando están tratando con un cliente interesado. Al final, el cliente se enoja, y se pierde la venta.
Cuando usted pone los controles en el lugar, hable con su personal tanto antes como después de instituir los controles para ver cómo están trabajando y para comprobar si hay problemas imprevistos. Estar dispuesto y capaz de ajustar los controles para equilibrar las necesidades de negocio de la venta de sus productos, la gestión del flujo de caja y mantener el ojo en obtener una ganancia.
En general, como usted hace las reglas para sus controles internos, asegúrese de que el costo de la protección de un activo no es más que el activo que está tratando de proteger. Por ejemplo, no se vaya por la borda para proteger equipos de oficina, forzando a su personal para sentarse a esperar durante horas para acceder a los suministros necesarios mientras usted y un gerente está en una reunión fuera de la oficina.
Hágase estas cuatro preguntas como a diseñar sus controles internos:
¿Qué es exactamente lo que quiero para prevenir o detectar - errores, descuidos, robo, fraude o malversación de fondos?
¿Me enfrento el problema con frecuencia?
¿Qué debo estimar la pérdida sea?
¿Cuánto me costará para implementar el cambio en los procedimientos para prevenir o detectar el problema?
Usted no puede respuestas a estas preguntas por sí mismo, así que consulte con sus gerentes y el personal que se verán afectadas por los cambios. Obtenga sus respuestas a estas preguntas, y escuchar sus comentarios.
Cuando termine de armar una nueva norma de control interno, asegúrese de documentar por qué decidió aplicar la regla y la información que ha recopilado en su desarrollo. Después de que ha estado en el lugar por un tiempo, probar sus hipótesis. Asegúrese de que está en realidad detectar el error, robo, fraude o malversación de fondos que usted esperaba y esperaba detectar.
Compruebe los gastos de mantenimiento de la regla en lugar de mirar a desembolso en efectivo, tiempo y moral de los empleados, y el impacto en el servicio al cliente. Si encuentra algún problema con sus controles internos, tómese el tiempo para arreglar y cambiar la regla, de nuevo la documentación del proceso.
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