Limitaciones de los controles contables internos

Los gerentes necesitan para mantener el control sobre la gestión de los controles internos y la necesidad de encontrar formas de fraude que no es detectado por los controles internos de la empresa.

Una buena parte de los negocios se realiza sobre la base de la confianza. Los controles internos pueden ser vistos como una contradicción a este principio. Por otro lado, en un juego de póquer entre amigos, nadie se ofende a la costumbre de cortar la cubierta antes de repartir las cartas. La mayoría de la gente ve la necesidad de que los controles internos de una empresa, por lo menos hasta cierto punto.

Mantener controles internos bajo control

Muchas empresas, especialmente las empresas más pequeñas, adoptan la política de que una cierta cantidad de fraude tiene que ser absorbido como un costo de hacer negocios y que instituir y hacer cumplir un elaborado conjunto de los controles internos no vale la pena el tiempo o dinero.

Este modo de pensar refleja el hecho de que el negocio por su propia naturaleza es una aventura arriesgada. A pesar de tomar precauciones, no se puede proteger contra todos los riesgos se enfrenta una empresa. Pero, por otra parte, una empresa invita problemas y se convierte en un objetivo atractivo si no tiene los controles internos básicos. Decidir cómo muchos diferentes controles internos para poner en efecto es una decisión difícil.

Los controles internos no son libres. Toman tiempo y dinero para diseñar, instalar y utilizar. Además, algunos controles internos tienen efectos secundarios graves. Los clientes pueden resentir ciertos controles internos, como la comprobación de las mochilas antes de entrar en una tienda, y llevar su negocio a otra parte. Los empleados pueden resentir profundamente entrada y salida de búsquedas, que pueden contribuir a la baja moral.

Así que incluso si su empresa puede permitirse el lujo de poner en práctica todos los controles internos Conoce, recuerde que más no siempre es mejor. Limitar el negocio a un número selecto de los controles más eficaces puede proporcionar un buen equilibrio entre la protección y la atención al cliente y la tolerancia de los empleados.

Encontrar el fraude que se desliza a través de la red

Los controles internos no son 100 por ciento infalible. Una cantidad preocupante de fraude aún se desliza a través de estas medidas preventivas. En parte, estas fallas en los controles internos son el resultado de tomar un riesgo calculado. Una empresa puede decidir que algunos controles no vale la pena el costo, lo que deja el negocio vulnerables a ciertos tipos de fraude. Estafadores inteligentes pueden derrotar incluso controles aparentemente estrechos utilizados por una empresa.

Los controles internos deben ser diseñados para detectar rápidamente un fraude si la primera línea de los controles internos no logra impedirlo. Por supuesto, la respuesta a esta detección es como cerrar la puerta del establo después que el caballo se ha escapado. Sin embargo, el descubrimiento de lo que pasó es fundamental con el fin de cerrar la brecha.

En cualquier caso, ¿cómo se puede saber si el fraude se lleva a cabo? Bueno, los gerentes o propietarios de la empresa no pueden descubrirlo. El fraude se descubrió en muchas formas, incluyendo las siguientes:

• Informes internos a los gerentes mi aumento BANDERAS- rojo por ejemplo, una contracción inusualmente alta de inventario para el período de que no tiene una causa obvia.

• Realización de conciliaciones de cuentas en forma regular - y la investigación de excepciones - a menudo revelan indicios de fraude.

• Una auditoría interna puede encontrar evidencia de fraude.

• Los empleados pueden hacer sonar el silbato para exponer el fraude.

• Los clientes pueden dar consejos anónimos señalando algo mal.

• Quejas de los clientes pueden llevar al descubrimiento del fraude.

• Un proveedor puede notificar a alguien que se ha solicitado un soborno o cualquier otro pago en virtud de la mesa para la venta a la empresa.

En las auditorías de los estados financieros, la CPA pone a prueba los controles internos de la empresa. El auditor puede encontrar serias debilidades en el sistema de control interno de la empresa o detectar casos de fraude material. En esta situación, el auditor CPA tiene el deber de comunicar los resultados al comité de auditoría de la empresa (o de la gestión, en ausencia de un comité de auditoría).

Las grandes empresas tienen una herramienta de control interno que no es práctico para las pequeñas empresas - auditoría interna. La mayoría de las grandes empresas, y para el caso más grandes organizaciones no lucrativas y las unidades gubernamentales, tienen departamentos de auditoría interna con amplias facultades para investigar cualquiera de las operaciones y actividades de la organización y reportar sus hallazgos a los más altos niveles de la organización.

Las pequeñas empresas no pueden permitirse el lujo de contratar a un auditor interno de tiempo completo. Por otra parte, incluso una relativamente pequeña empresa debe considerar contratar a un CPA para hacer una evaluación de sus controles internos y hacer propuestas de mejora. De hecho, la contratación de un contador público para este trabajo puede ser incluso más valor que tener una auditoría CPA independiente los estados financieros del negocio.