Cómo diseñar un ciclo de vida del proyecto para la gestión de las operaciones

La planificación de un proyecto de gestión de operaciones puede ser un proceso, y como todos los procesos, se beneficia de la estandarización y disciplina. Un proyecto de éxito se apoya en tres patas, como un taburete. Necesita

• Los buenos procesos para asegurar que las acciones apropiadas se toman en la secuencia correcta

• Las personas adecuadas trabajan en el proyecto

• Comunicación adecuada entre los participantes en el proyecto

  

Las fases del ciclo

El propósito de un plan de proyecto es traducir las metas en objetivos y resultados. Sin embargo, llegar allí requiere la adhesión a un proceso disciplinado. Hay cuatro fases del proceso de gestión de proyectos estándar. Este mismo proceso se utiliza para todo, desde el desarrollo de proyectos de exploración espaciales para la construcción de puentes.

1. Definición y alcance.

   En esta fase, debe completar tres tareas principales:

2. Identificar las metas y los grupos de interés para el proyecto

3. Escribe para arriba en una declaración de misión

4. Hacer un primer paso en la identificación de la oportunidad, el costo, tecnologías y organización que el proyecto requiere para tener éxito

5. Planificación.

   Esta fase requiere de una gran cantidad de trabajo, incluyendo estas tareas específicas, para permitir la ejecución exitosa del proyecto:

6. Identificar las especificaciones del proyecto en detalle

7. Revisar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores que son similares

8. Determinar los riesgos y oportunidades y crear planes de contingencia o mitigación, según corresponda

9. Crear una estructura de trabajo en carretera para identificar lo que necesitan actividades que hacer y quién es responsable de ellos

10. Desarrollar estimaciones detalladas de programación y temporización y establecer hitos de progreso para el seguimiento posterior

11. Desarrollar estimaciones detalladas de costos y establecer hitos de progreso para el seguimiento posterior

12. Asignar los recursos, incluidos los proveedores al proyecto

13. Ejecución.

    Ahora lo que necesita hacer realidad el proyecto. En esta fase, usted maneja estas tareas:

14. Monitorear el progreso, el costo y la calidad del proyecto

15. Activar los planes de contingencia, si es necesario

16. Gestionar el cambio alcance y la fluencia

17. Entrega y liquidación.

    Esto es cuando terminas:

18. Entregue entregables del proyecto al cliente

19. Rampa hasta el funcionamiento normal, si corresponde

20. Realizar una revisión después de la acción para identificar lecciones aprendidas

    

Si realiza estos cuatro fases correctamente, usted debería ser capaz de lograr los resultados deseados que eran metas para su proyecto.

La mayoría de los administradores de proyectos utilizan los términos cambio de alcance y la corrupción del alcance casi indistintamente. Cambiar ámbito incluye grandes decisiones deliberadas sobre el alcance del proyecto. El arrastramiento del alcance, sin embargo, indica la toma de decisiones menos consciente por parte del equipo de gestión del proyecto y el cliente. Suprimir con éxito la corrupción del alcance es una de las claves para el logro de sus objetivos de costo y de tiempo.

Tenga en cuenta que el crecimiento alcance es una estrategia para algunas empresas. Algunas compañías lowball el costo de ganar el negocio y luego depender de cambios en el alcance del cliente para recuperar la oferta bajo. El ejemplo clásico de cambio de alcance sucede alrededor de la construcción de una casa personalizada. El contratista es feliz para dar cabida a que el cambio de compuesto para encimeras de granito natural, a una tarifa adicional sustancial!

Su capacidad de hacer cambios en su proyecto disminuye a medida que se mueve a través del proceso. A medida que avanza desde la definición y el alcance de la entrega, el coste de su proyecto aumenta progresivamente. Por otra parte, la dependencia de su futuro trabajo sobre decisiones pasadas aumenta también. Esto hace que el costo de los cambios más caro a medida que avanza a través del ciclo de vida del proyecto, en particular para las decisiones que ya ha gastado dinero en.

Por las mismas razones, la capacidad de gestión y las partes interesadas para realizar cambios en los descensos del proyecto. Los cambios que usted puede hacer con una simple línea en un pedazo de papel en la fase de definición y alcance pueden costar literalmente millones de dólares en la fase de ejecución. Hacer las cosas bien al principio del proceso es crucial.

Decide ir o no ir

Ir / no-go decisiones ocurrir entre las fases de definición / de alcance, planificación y ejecución. En otras palabras, después de completar la fase de definición y alcance, usted puede decidir que el proyecto no es probable que alcance sus metas, lo que le lleva a abandonar el proyecto. Las empresas a menudo se refieren a estos ir / no-go decisiones etapa-puertas o eliminaciones puertas. Casi todas las empresas los utilizan.

Tirando del enchufe en un proyecto puede ser una muy buena idea, en algunos casos, ya que no quiere tirar dinero bueno al malo. Las compañías de energía son conocidos por gastar hasta $ 3 millones de dólares en un proyecto de $ 10 mil millones en la fase de planificación y luego cancelar la totalidad del proyecto. Y esto está bien!

Es mucho mejor que cancelar un proyecto después de pasar $ 3000 millones que perder un adicional de $ 5 millones de dólares cuando su fase de planificación determina que no hay suficiente petróleo en el suelo para que el proyecto sea rentable.

Algunas empresas incluso han ampliado esta idea para crear competencia en su proceso de planificación. Por ejemplo, muchas empresas electrónicas comienzan 50 proyectos en la definición / proceso de determinación del alcance de cada año, esperando para aventar ese número hasta 10 proyectos después de la primera etapa-puerta. Después de la fase de planificación, esperan reducir ese número a 5 proyectos que en realidad van a ejecutar. Esta competición al estilo darwiniano se llama a veces la funne proyectol.

Documentar el proyecto

Un producto importante de un proceso de planificación del proyecto, a cargo es el conjunto de documentos que resultan de ella. Documentación formal - siempre y cuando no se trata sólo de un relleno en el espacio en blanco de ejercicio - beneficia al proyecto en un número de maneras:

• Promueve la alineación con los miembros del cliente y del equipo.

• Evita errores de novato que se producen debido a un gerente de proyecto se olvida de hacer algo importante en el proceso.

• Ayuda a mantener la corrupción del alcance a raya al documentar exactamente lo que es (o lo que no es) en el ámbito del proyecto.

  Una forma educada para reprimir la corrupción del alcance de su cliente es hacer referencia a la documentación que demuestra que la nueva característica whiz-bang que su cliente quiere ahora es de hecho la corrupción del alcance y no puede ser completado en la fecha prevista o dentro del presupuesto.