Cómo superar los problemas de externalización de un proyecto de gestión de operaciones

Gestión de proyectos subcontratados casi siempre es más difícil que la gente espera. La curva de aprendizaje - para los gerentes de operaciones, su empresa y el proveedor - que entra en la fabricación de una relación fluida y exitosa es a menudo muy difícil.

Estas son algunas maneras de llegar a la verdad sobre lo que el outsourcing puede y no puede hacer y cómo superar algunos obstáculos comunes.

Mitos comunes sobre la subcontratación

La sabiduría convencional acerca de la gestión de las relaciones de outsourcing implica una serie de conceptos erróneos, sobre todo que el outsourcing hace que la gestión del componente externalizado más fácil y más barato y factible con menos dirección y el personal.

Los siguientes son algunos de los mitos de outsourcing particularmente comunes:

• Proveedores externos reducen el número de personal que trabaja en su proyecto. Esto es falso. Usted tendrá menos personas que trabajan directamente para usted, pero usted tendrá que contratar a un número de empleados para coordinar el trabajo subcontratado. El proveedor tiene que hacer lo mismo. Y todavía hay gente que necesita para hacer el trabajo real. Al final, el número de personas que trabajan en el proyecto aumentará.

• La gestión de un proveedor externo es más fácil que la gestión de los proveedores internos. Usted puede pensar que esto al principio, cuando el proveedor quiere su negocio. Pero, después de la luna de miel inicial, pronto se dará cuenta de que sus empresas no pueden tener los mismos objetivos y que usted no tiene el mismo control sobre las personas en otras empresas que usted hace en su propia empresa. Sólo los directores ejecutivos de ambas empresas pueden resolver los desacuerdos.

  Por supuesto, siempre se puede despedir al proveedor, pero vas a terminar perjudicando su propia empresa, ya que no tendrá a nadie a suministrar su componente. El resultado final es que usted tiene que manejar proveedores externos mucho más por la persuasión que lo haría dentro de su propia empresa.

• Es necesario un menor número de mandos intermedios y puede aplanar su organización. Sólo va a parecerse a su organización está aplanando. Las personas que van a manejar estos productos subcontratados, componentes o servicios necesitan para gestionar la incertidumbre, persuadir y convencer, y mantenga tal vez cientos de personas responsables.

  Esto suena muy parecido a la descripción del trabajo de un gerente de nivel medio. La única diferencia es que las personas que están siendo administrados no están a su firme pero con el proveedor. Por otra parte, existen homólogos a su personal de gestión de proveedores con el proveedor. Así que en vez de aplanar la organización, es probable que añada al menos una capa de gestión!

Al entrar en una asociación creyendo que todo va a ser fácil, es una receta para el fracaso. Pero tomemos de corazón que hemos trabajado con decenas de empresas que tienen grandes alianzas de outsourcing. ¿Cómo lo hicieron? Al tomar el tiempo, ser paciente, y establecer expectativas realistas.

Cerrar las brechas

Una serie de cuestiones puede hacer que la gestión de un socio de externalización especialmente difícil. Éstos son algunos de los retos que hay que abordar en el desarrollo de una relación de outsourcing:

• Cultura: Las naciones tienen sus propias culturas distintas. Inicialmente, esto puede llevar a muchas suposiciones erróneas y señales cruzadas. Una respuesta de sí de una persona a partir de algunas naciones no puede indicar el acuerdo, sino simplemente que ella entiende lo que está diciendo. Otras culturas tienden a ser muy brusco y contundente, que puede ser interpretado como la ira o la frustración cuando no es nada de eso.

  En resumen, esperar ser sorprendido por la cantidad y variedad de los malentendidos que se producen cuando se trabaja con diferentes culturas. El lado positivo de esto es que usted consigue mejor en la comunicación intercultural después de un tiempo, especialmente si continúa trabajando con la misma contraparte. Y aprender acerca de nuevas personas, lugares y costumbres puede ser una de las alegrías de trabajo a través de las fronteras nacionales.

• Geografía: Los estudios confirman que tratar de coordinar con la gente en diferentes husos horarios es difícil. Por ejemplo, es muy probable que sólo tienen una ventana de uno a dos horas de la superposición de las horas de trabajo cada día para comunicarse por teléfono entre América del Norte y Asia. Los correos electrónicos no son diferentes, ya que sólo se sientan durante la noche antes de que pueda leerlos.

  En tales situaciones, pueden experimentar hasta un lapso de tiempo de 12 horas en cada sentido, para resolver incluso un problema sencillo por e-mail a menudo toma un día.

• Industria: Diferentes industrias tienen diferentes culturas. Por ejemplo, una empresa automotriz trató de externalizar algunos de sus módulos de control electrónico a un respetado fabricante de contrato electrónica de consumo. Sin embargo, el fabricante de contrato provenía de una industria en la que la alta calidad de sus productos fue de 99 por ciento bueno.

  El proveedor tuvo dificultades para alcanzar los estándares de automoción de fiabilidad, que son mucho más altos, sobre todo teniendo en cuenta que un coche típico tiene alrededor de 3.000 piezas, e incluso si sólo el 1 por ciento de las piezas son defectuosos, lo que significa que 30 partes no están funcionando, que es probabilidades de paralizar la máquina. En resumen, si sus proveedores provienen de una industria diferente, no hacer la suposición de que entienden sus necesidades.

• Idioma: Lo más probable es estar comunicando con sus proveedores en un idioma (por ejemplo, Inglés). Afortunadamente, la mayoría de los proveedores tienen esta capacidad. Sin embargo, si el primer idioma del proveedor no es el mismo que el suyo, la comunicación va a ser difícil. Recuerde, usted está probablemente tener una discusión con su contraparte con el proveedor en el primer lugar a causa de algún malentendido o dificultad técnica. La comunicación de información técnica en lenguas puede ser particularmente difícil.

  Un truco útil en estas situaciones es de doble confirmación. Cuando termine de comunicar algo o dar una instrucción, pregunte a su contraparte a repetir a usted en sus propias palabras lo que él pensó que estaba tratando de decirle. Esto atrapa una gran cantidad de errores de comunicación posibles.