Plan de gestión Alcance: técnicas para la recolección de los requisitos para el examen de certificación PMP

Debido a que todos los proyectos son diferentes y debido a que algunos proyectos tienen muchos grupos de interés, el examen de certificación PMP esperan que usted sabe que hay varias maneras que usted puede recoger los requisitos. El más obvio está entrevistando a la gente, pero también se puede utilizar grupos focales, talleres, encuestas, de intercambio de ideas, y otras técnicas grupales.

Además de las entradas, el examen supone que tiene conocimiento de las técnicas de recopilación de requisitos. Para realizar bien estas actividades, se espera contar con habilidades en negociación, la escucha activa, la lluvia de ideas, y facilitar.

Entrevistas

Las entrevistas pueden ser informal o formal, hecho uno-a-uno o llevado a cabo en grupos. Muchas veces, una entrevista es el primer paso en la identificación de necesidades.

Utilizando un ejemplo de un centro de cuidado de los niños, es posible reunirse con el gerente de las instalaciones, varios padres, y el departamento legal para descubrir sus necesidades de productos y proyectos.

Grupos de enfoque

Los grupos focales son un método más formal de los requisitos de recolección. Un grupo de actores precalificados o preseleccionados se reunió con un facilitador que hace preguntas sobre las expectativas de los grupos de interés para el producto final. Al seleccionar a los miembros de un grupo de enfoque, asegúrese de obtener un grupo diverso.

Usted no quiere que la información que recoja estar sesgada o representar a un solo punto de vista. Los grupos focales pueden tener un conjunto establecido de preguntas, o pueden ser más de un diálogo con el que generar y capturar ideas, sentimientos y reacciones.

Para el centro de cuidado infantil, que podría reunir a un grupo de 5 a 10 padres y discutir sus necesidades y expectativas para el centro.

Talleres facilitados

Para proyectos más grandes - especialmente de TI, de alta tecnología, o los proyectos de desarrollo de nuevos productos - talleres facilitados pueden ser altamente productiva. Las principales partes interesadas se reúnen para identificar sus necesidades y trabajar a través de cualquier requisito en conflicto.

El sector de las TI a menudo tiene el desarrollo de aplicaciones conjunta sesiones (JAD). En estas sesiones, ingenieros de sistemas, usuarios finales, desarrolladores y analistas de negocio todos pueden trabajar juntos para identificar características y funciones del producto.

Técnicas de toma de decisiones en grupo

Algunas de las técnicas anteriores pueden ayudarle a tomar decisiones, como la técnica Delphi y la técnica de grupo nominal. Estas decisiones se basan en el grupo de llegar a una decisión unánime, o al menos tener una mayoría en el consenso. A veces, sin embargo, el director del proyecto tiene que establecer una estructura para la toma de decisiones para ultimar los requisitos. Para esos momentos, muchas técnicas de toma de decisiones están disponibles.

los Guía PMBOK identifica cuatro métodos para la toma de decisiones del grupo:

• Unanimidad: Todo el mundo está de acuerdo.

• Mayoría: Más de la mitad de la gente de acuerdo a un curso de acción.

• Pluralidad: El grupo más grande de personas que apoya una decisión, incluso si no son la mayoría.

• Dictadura: A una persona toma la decisión.

En realidad no es una mejor manera de tomar una decisión. Sería bueno si cada decisión tuvo la aprobación unánime, pero eso no es realista. Por lo tanto, hay que aplicar la técnica que tiene más sentido en una situación determinada. Esto a veces puede requerir una compensación en conseguir completa grupo aceptación y, por el bien de tiempo, tomar una decisión y seguir adelante.

Los cuestionarios y encuestas

Los cuestionarios y encuestas son una buena manera de obtener información de los grandes grupos de partes interesadas. Puede automatizar el proceso preguntando a la gente para responder a una serie de preguntas en línea y luego cotejar los resultados. Esto hace que completar y presentar la información de forma rápida y fácil. Si le das a la gente preguntas de opción múltiple o pedirles que evaluar la información cuantitativa, usted puede fácilmente totales y tabular los resultados.

Para el ejemplo de centro de cuidado infantil, puede utilizar esta técnica para priorizar opciones equipo del patio, horas de operación, opciones de comida, y similares.

Observaciones

La observación es útil cuando se desea ver cómo los usuarios finales interactúan en un escenario o con un producto. La observación también puede ayudarle a entender los requerimientos inconscientes o tácitas.

Si estabas buscando en opciones para el diseño de la planta para el centro de ejemplo el cuidado de niños, es posible observar varios sitios similares y ver el flujo de tráfico para dejar a los niños, como los niños emigran de una actividad a otra, cuál es el proceso para recoger a los niños , etcétera. Entonces usted podría diseñar el sitio para acomodar mejor los procesos.

Prototipos

Los prototipos se utilizan para crear un modelo o una maqueta de un producto final. Puede ser que tengan poca o ninguna funcionalidad, pero dar a los interesados ​​la oportunidad de visualizar el producto final y hacer los cambios o adiciones a los requisitos de los primeros en el proceso. Para el ejemplo de guardería, el arquitecto puede crear un modelo y discutir las distintas características y procesos que se utilizarían en el centro.

Prototipos se utiliza a menudo en el desarrollo de nuevos productos, desarrollo de software ágil, y la construcción.

Benchmarking

Benchmarking implica la identificación de las mejores prácticas en un sector u organización y la comparación de las prácticas existentes en contra de mejores prácticas como un medio para mejorar el rendimiento. Resultados de los exámenes y las puntuaciones de satisfacción del cliente son ejemplos de medidas que pueden ser punto de referencia.

Diagramas de contexto

Diagramas de contexto muestran un sistema de negocio o modelo y muestran cómo las personas u otros sistemas interactúan con él. A menudo en los diagramas de contexto, personas que proporcionan entradas o salidas que reciben se denominan actores. El beneficio de un diagrama de contexto es que muestra una representación visual de un proceso y las interacciones asociadas con el proceso.

Análisis de documentos

Análisis de documentos consiste en analizar la documentación que puede ayudar en la identificación de necesidades. Ejemplos de documentación es posible analizar para obtener los requisitos son los siguientes:

• Los flujos de proceso

• Diagramas de flujo de datos

• Documentación de la Interfaz

• Los casos de uso

• Registros de emisión y defectos

• Políticas, procedimientos, formularios, reglamentos, e información de proyectos similares anteriores