Registros Esenciales todos los propietarios deben mantener

Como propietario, el proceso de selección residente es un objetivo potencial para una demanda por discriminación. Para proteger a sí mismo como el propietario, mantener un rastro de papel que documenta el procedimiento que se utiliza para detectar solicitud de alquiler de todas las perspectivas, junto con cualquier documentación que proceso genera.

Como resultado de ello, debe guardar los registros para los dos aprobados y rechazados solicitantes. Manténgalos en archivo por el tiempo mínimo requerido por su estado.

Mantener registros de los solicitantes rechazados

Para cada solicitante rechazado, configurar una carpeta separada que contiene lo siguiente:

• La solicitud de alquiler

• Informe de crédito y cualquier otro informe que obtuvo

• Notas sobre las conversaciones con los empleadores anteriores, los propietarios anteriores y referencias personales

• Notas sobre sus conversaciones en la proyección

• Criterios que utilizan en la decisión de rechazar el solicitante

• Un registro y los recibos de las tasas de aplicación cargada, recogido y devuelto (si la hay)

Organizar las carpetas por año y luego alfabéticamente por el apellido para una fácil referencia. Para reducir el almacenamiento de papel y hacer sus registros más fácil de buscar, considere escaneo y almacenamiento de documentos de forma electrónica. Una vez más, cree una carpeta separada para cada año e incluir una subcarpeta para cada solicitante. Sólo asegúrese de copia de seguridad de sus archivos con regularidad y guardar las copias de seguridad fuera del sitio para evitar la pérdida.

El mantenimiento de los archivos de los residentes

Para cada solicitante acepta, configurar una carpeta independiente que contiene todos los elementos mencionados anteriormente, además de los siguientes elementos a medida que estén disponibles:

• El contrato de arrendamiento firmado original o contrato de alquiler y cualquier jinetes

• El paquete de arrendamiento su inquilino recibió al moverse en

• La mudanza y mover de salida listas de verificación de inspección y cualquier antes y después de las fotos que pertenecen a esas listas

• Cualquier otra documentación que se genera en el transcurso de la residencia de la persona

Mantener las carpetas de los solicitantes aprobados distintos de aquellos para los solicitantes rechazados. Una vez más, organizarlos por año primero y luego en orden alfabético por apellido.

Proteger la información sensible

Aplicaciones de alquiler, informes de crédito, arrendamientos y contratos de alquiler contienen una gran cantidad de información personal sobre los solicitantes y arrendatarios. Aunque necesita almacenar estos registros para defenderse en caso de una demanda, también debe salvaguardar estos registros para evitar el robo de identidad y cualquier acceso no autorizado a la información personal de alguien.

La primera orden del día es averiguar cuánto tiempo necesita para almacenar los registros. Al destruir tan pronto como le sea posible, con menos información para protegerse. Comuníquese con las autoridades de vivienda estatales y locales y pregunte lo que el plazo de prescripción es de su estado para la presentación de reclamaciones justas de discriminación de vivienda.

Por lo general, tan pronto como haya pasado ese tiempo, se puede destruir de manera segura los registros relativos a las solicitudes denegadas. Cuando un solicitante se convierte en un residente, el estatuto de limitaciones para un contrato por escrito es de cuatro años.

De acuerdo con la Regla Eliminación de la Feria y de la Ley precisa operación de crédito (la Ley FACT, una ley federal aprobada en 2003), los registros antiguos debe ser quemado o triturado. Lanzando en el contenedor de basura está prohibido.

A continuación, decida cómo asegurar los archivos que tienes en la mano con mayor eficacia. Mantener los archivos en un archivador bajo llave en un lugar seguro oficina es suficiente. Si almacena datos en forma electrónica, tomar las precauciones apropiadas, incluyendo operando detrás de un firewall y el uso de anti-virus y anti-spyware. Utilice las funciones de cifrado en el equipo o software especial de encriptación para proteger con contraseña el contenido de las carpetas que almacenan información residente sensible.

Independientemente de cómo almacenar la información del solicitante y residente, limitar el acceso a esa información para sólo una o dos otras personas. Administradores de la propiedad y otros trabajadores han llegado a robar los ID de residentes para su uso personal o para vender a otros en línea. Usted totalidad no puede ser capaz de prevenir tal robo, pero se puede limitar por restringir el acceso a sólo un par de personas necesarias.

Si descubre un fallo de seguridad, notifique inmediatamente a cualquier persona cuya información personal puede haber sido comprometida, incluyendo los solicitantes rechazados. Muchos estados requieren pronta notification- visitar el sitio web de Consumer Action para averiguar detalles que se aplican a su estado.